Consecuencias de la detección del fraude en la labor del auditor
Se pueden generar algunas situaciones en que la ejecución del proceso de auditoría se vea impedida por los errores generados por acciones fraudulentas, hasta el punto que imposibilitan el accionar del auditor.
Se pueden generar algunas situaciones en que la ejecución del proceso de auditoría se vea impedida por los errores generados por acciones fraudulentas, hasta el punto que imposibilitan el accionar del auditor.
¿Qué pasa si el auditor está imposibilitado para continuar con el proceso de auditoría?
Para los casos que como resultado de una incorrección generada por acciones o por indicios de fraude, el auditor se halle bajo circunstancias excepcionales que ponen en duda su capacidad para ejecutar el proceso de auditoría para el que fue contratado, debe tener en cuenta algunas consideraciones de forma previa a la decisión de la renuncia:
1. Debe determinar las responsabilidades profesionales y legales aplicables en función de las circunstancias que han permitido el fraude.
2. Evaluar la posibilidad u obligación de informar a la persona o personas que realizaron el nombramiento del auditor, o dado el caso, y si la magnitud del fraude lo requiere, debe informar las situaciones de fraude detectadas ante las autoridades reguladoras de la empresa auditada.
¿Cuál es el procedimiento para ejecutar la renuncia del auditor?
Si evaluadas las condiciones integrales de los sucesos generadores de la situación de fraude, la conclusión del auditor es la inhabilidad y la falta de garantías para el cumplimiento de la labor para la cual fue contratado, debe ejecutar un procedimiento a fin de culminar de manera administrativa la labor de auditoría contratada.
- En primer lugar el auditor debe informar la decisión de renunciar ante la Gerencia y/o Administración, indicando de manera amplia los argumentos que conllevan la toma de decisión; es importante indicar que la principal causa es la imposibilidad para ejecutar las labores de auditoría con el alcance inicialmente propuesto.
- La decisión de la renuncia debe ser comunicada ante el máximo organismo directivo de la organización, es decir, el auditor debe elevar el informe de la renuncia ante la Junta Directiva o la Asamblea de Socios, ante quienes también se deben exponer los argumentos e imposibilidades que conllevaron la renuncia.
- Es importante que el auditor evalúe las condiciones pactadas en el contrato de la auditoría, puesto que puede no ser necesario la exposición de las razones de la renuncia, solo se debe discutir las imposibilidades del alcance.
- Dependiendo de las situaciones de fraude ante las que se esté enfrentando el auditor, debe evaluar la responsabilidad de informar a la respectiva entidad reguladora, de modo tal que cumpla con la responsabilidad legal y ética del profesional, además de eximir su responsabilidad sobre los futuros efectos por las acciones de fraude.
Comunicación a la Gerencia y/o Administración y al máximo Órgano de dirección
El auditor que en la ejecución de sus labores identifica acciones de fraude u obtiene información que indique la potencialidad de fraude, está en el deber de elevar la comunicación ante el nivel gerencial y/o administrativo correspondiente de manera oportuna, de modo tal que se pueda contribuir a la implementación de prácticas preventivas o correctivas que mitiguen y subsanen las consecuencias adversas producidas por las acciones de fraude.
Una de las características relevantes en el proceso comunicativo del auditor, es la identificación del personal a quien se dirige el informe, en procura siempre de que se trate del más calificado para implementar las acciones correspondientes que atenten contra en el fraude.
¿Cómo definir a quién se dirige la comunicación sobre el fraude?
Considerando que las acciones de fraude pueden implicar la participación de diferentes órganos de la empresa, los cuales pueden tener un poder significativo sobre la administración y el flujo de información, es importante que el auditor identifique con precisión quién es el personal apropiado para direccionar las acciones informativas.
En este sentido, se reconoce que los auditores que detecten acciones de fraude o potencializadores del mismo, deben identificar plenamente la participación de:
- La Administración y/o Gerencia.
- Las personas vinculadas al área de control interno.
- Las personas que desempeñen cargos directivos de manejo de control de información privilegiada.
Siempre que no se encuentre implicada la participación de la Gerencia y/o Administración en las acciones de fraude, debe ser este nivel el primero que se tenga en cuenta para dirigir las acciones informativas para que se tomen las medidas necesarias.
En los casos en que la Gerencia esté implicada en el fraude, ¿a quién se debe comunicar?
El auditor comunicará los hallazgos sobre las acciones de fraude directamente al máximo Órgano de dirección de la empresa, es decir, ante la Junta de Socios o la Asamblea de Accionistas, de forma oportuna.
En el informe se deben discutir algunos puntos fundamentales, como:
- La naturaleza de las acciones que han permitido el fraude.
- El momento de realización y la extensión de los procedimientos de auditoría con los que se detectaron las acciones de fraude.
- El plan de auditoría para culminar las acciones que amplíen la información relacionada con el fraude.
- Las garantías necesarias para finalizar la ejecución del procedimiento de auditoría contratado.
¿Cuándo se debe elevar la comunicación a entidades de control y/o supervisión?
En los casos en los que el auditor ha identificado un fraude, o tiene indicios de que lo haya, debe determinar, en aplicación del juicio profesional y del deber ético profesional, si se tiene la responsabilidad de informar de ello a un tercero ajeno a la entidad. Aunque es posible que el deber del auditor de mantener la confidencialidad de la información del cliente le impida hacerlo, no se deben desconocer las circunstancias frente a las cuales prevalece la responsabilidad legal del auditor sobre el deber de confidencialidad.