Caja sin fondos en el Balance de Apertura, ¿qué se debe hacer?

Uno de los pasos para la elaboración del Estado de Situación Financiera de Apertura –ESFA– tiene que ver con dar de baja los activos y pasivos que no cumplen la definición y los criterios de reconocimiento de la NIIF para pymes. En este editorial aclaramos cómo ajustar una caja sin fondos.

El párrafo 35.7 de la NIIF para pymes establece claramente el proceso para elaborar su ESFA, asi:

a) Reconocer los activos y pasivos requeridos por la NIIF.

b) No reconocer activos y pasivos, cuyo reconocimiento no sea permitido por la NIIF.

c) Reclasificar las partidas reconocidas, según las categorías de activos establecidas por la NIIF.

d) Medir los activos y pasivos reconocidos de acuerdo con la NIIF.

Como se puede leer en el literal b), la entidad no debe reconocer activos y pasivos que no cumplan los requerimientos de la NIIF.

En ese sentido, para hablar de la caja es necesario revisar la definición de efectivo y equivalentes, incluida en el glosario de las NIIF:

Efectivo (cash): dinero mantenido en caja y depósitos a la vista.

De acuerdo con esta concisa definición, solo se debe reconocer como efectivo el dinero que la entidad tenga en su poder, o en cuentas bancarias a la vista. El preparador de la información financiera debe estar seguro de la existencia del efectivo a la fecha del ESFA, haberlo contado, o tener evidencia de que fue verificado por el personal indicado, y certificado por la administración.

Si el dinero no existe, no se puede reconocer en el ESFA.

¿Cuál es la contrapartida de este ajuste?

La contrapartida de este ajuste depende de cada situación en particular, atendiendo las instrucciones establecidas en el párrafo 35.8 de la NIIF para pymes:

Los ajustes resultantes surgen de transacciones, otros sucesos o condiciones anteriores a la fecha de transición a esta NIIF. Por tanto, una entidad reconocerá tales ajustes, en la fecha de transición a esta NIIF, directamente en las ganancias acumuladas (o, si fuera apropiado, en otra categoría dentro del patrimonio).

De acuerdo con lo anterior, la entidad debe evaluar el origen del faltante en el efectivo, para establecer la contrapartida del ajuste. Veamos algunos casos:

El saldo inexistente corresponde a un descuadre en la caja

Si se evidenció en un arqueo de caja, que faltaban recursos en el efectivo, la entidad debe ajustar el saldo de la cuenta al valor real existente. En este caso, como se presentó una pérdida de dinero, el valor del ajuste afectará las ganancias retenidas.

Si existe la posibilidad de cobrarle la pérdida a un tercero, se revelará en activo contingente, pero no se reconocerá la cuenta por cobrar, a menos que esté respaldada por documentos.

El saldo corresponde a dineros retirados por los socios

En este caso es necesario aclarar el concepto por el cual el dinero fue retirado de la entidad, a fin de establecer la contrapartida del ajuste.

Si el dinero fue retirado por concepto de préstamo, y está debidamente documentado, se puede reconocer como cuenta por cobrar.

Si el dinero fue retirado sin un concepto válido, la administración ajustará la partida contra ganancias retenidas, y se considerará un gasto en cabeza del socio.

El saldo corresponde a aportes sociales no pagados

Si el valor inexistente en caja, corresponde a los aportes sociales que nunca fueron entregados a la entidad, se tendría que eliminar el saldo contra la cuenta ‘aportes de capital’ del patrimonio, pues se debe reconocer el efecto completo de la transacción. Este caso es muy delicado, pues uno de los requisitos fundamentales para la constitución de sociedades es precisamente el aporte de capital.

En conclusión, un saldo de caja inexistente debe ser dado de baja, no se puede reconocer en el ESFA (incluso no debería estar en los estados financieros bajo norma local). La contrapartida depende de la transacción que dio origen al saldo de caja analizado.

Juan David Maya
Consultor NIIF

*Exclusivo para actualicese.co