Diferencia entre comprobante y soporte de contabilidad

En continuación con la serie editorial de contabilidad para no contadores, en esta ocasión se recuerdan los comprobantes de contabilidad comúnmente usados en los departamentos de contabilidad, su importancia para la organización y lo que los diferencia de los soportes contables.

La información que se reconoce en los estados financieros, para fines de control, debe estar consignada y respaldada en comprobantes de contabilidad, los cuales son documentos numerados consecutivamente que además indican fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones y transacciones efectuadas para su reconocimiento.

Debe tenerse presente que aunque el Marco Normativo de Información Financiera que le corresponde a las microempresas, anexo 3 del Decreto 2420 del 2015, indica en su marco conceptual la importancia de que las partidas sean reconocidas por su esencia y no por su forma legal –lo que implica que las transacciones financieras no solo se registran según la forma explícita del documento que la respalda, sino bajo la realidad económica del contexto–, no pueden olvidarse los procesos y procedimientos de control de datos establecidos anteriormente en las compañías. En estos, uno de los puntos principales era la conservación y clasificación adecuada de documentos soporte, pues son de vital importancia a la hora de auditar la información y hasta de corregir posibles errores.

Pero, ¿cuál es la diferencia entre soporte y comprobante de contabilidad?

Pues bien, en primera instancia debe tenerse claro que el comprobante es un documento interno y el soporte no lo es; los comprobantes de contabilidad son los documentos internos que genera la compañía, en la mayoría de los casos con un código especial en el software contable, que le permite identificar un tipo específico de movimientos; es a dicho comprobante –que además contiene el registro de la operación– al que se le relacionan los soportes contables.

Los comprobantes de contabilidad se elaboran según los requerimientos de la empresa, no responden a ningún mandato legal, ni constituyen prueba de nada; todo comprobante de contabilidad contiene un soporte que lo respalda.

Algunos de los comprobantes y soportes generalmente usados en las entidades son:

Comprobante de ingresos

En este se depositan las transacciones relativas a operaciones que involucran ingresos a caja, y por tanto sus soportes serán los recibos de caja y su contrapartida habitual a la hora de realizar el registro, ya sean préstamos, aportes de capital, anticipo de clientes, deudores, etc.

Comprobante de egresos

Relaciona las operaciones que involucran erogaciones del efectivo y sus equivalentes; los soportes que pueden estar involucrados en estas operaciones son los comprobantes de egresos y de pagos, contratos, pagarés, letras, etc.

Adicionalmente, la contrapartida del registro contable puede ser gasto, salarios, compras, adquisición de activos fijos, obligaciones bancarias, anticipos a contratistas, etc.

Comprobante de consignaciones y traslados

Da cuenta de los ingresos de recursos a bancos; adicionalmente registra traslados entre diferentes cuentas. La contrapartida de la operación puede ser cualquier subcuenta del efectivo y sus equivalentes, como caja, bancos, deudores, etc.

Comprobante de ventas o facturación

Este comprobante se utiliza para la causación y reconocimiento de las operaciones de venta, tanto de contado como a crédito; su soporte relacionado es la factura de venta y el registro se realiza con contrapartida en deudores, y las respectivas cuentas de impuestos aplicables.