¿Cómo elaborar un presupuesto?
Al finalizar el periodo contable, además del cierre contable y la conciliación fiscal, la elaboración del presupuesto es una preocupación de los empresarios, la cual se debe preparar de forma integrada con las áreas de gestión, finanzas, ventas, recaudos y administración.
Al finalizar el período contable, además del cierre contable y la conciliación fiscal, la elaboración del presupuesto es una preocupación de los empresarios, la cual se debe preparar de forma integrada con las áreas de gestión, finanzas, ventas, recaudos y administración.
Para toda empresa es fundamental la elaboración de un presupuesto, debido a que esta herramienta financiera y de gestión permite una visualización a priori del funcionamiento de la organización, de modo que se pueda garantizar la liquidez y el mantenimiento del capital de trabajo.
Al finalizar un período contable, la preocupación de empresarios y administradores es cómo mejorar y superar los resultados para el período siguiente en procura de vencer los obstáculos del período que se finaliza y de optimizar los recursos de la compañía. Por lo anterior es de vital importancia elaborar un presupuesto integrador que sea herramienta de administración, gestión y operación.
Para la elaboración de un presupuesto se pueden tener en cuenta algunos parámetros de tipo general, pero lo más importante es la caracterización de la compañía, de modo que se puedan tener en cuenta todas las particularidades de la operación, del sector empresarial, del tamaño de la organización, de la ideología gerencial, entre otras.
Algunos pasos para elaborar un presupuesto
1. Ajustar el organigrama
La necesidad de ajustar el organigrama es principalmente definir las fuentes de información para la construcción del presupuesto y al culminar el período presupuestado poder definir las áreas sobre las que recaen las diferencias. De esta manera lograr hacer ajustes sobre los responsables y la identificación de las fallas.
Además de implementar el presupuesto como una herramienta integradora en la que se reconozca la incidencia de todas las áreas y personas en la confección del presupuesto.
En las empresas pequeñas no se debe estructurar un organigrama complejo; es suficiente con asignar responsables y líneas de mando para las áreas fundamentales, como las de recaudo (clientes, cartera, cuentas por cobrar, tesorería) y pagos (proveedores, cuentas por pagar y acreedores en general).
2. Reunir la información del período actual
Es necesario agrupar toda la información financiera de la empresa en la que se lleva contabilidad; se deben congregar los estados financieros de los últimos períodos, acompañados de los informes de gestión y, en caso de ser necesario y existir la figura, se deben considerar algunos informes de auditoría interna.
En las empresas que no llevan contabilidad o tienen información desactualizada, se puede recurrir a algunos soportes, como el registro de ventas por medio de la facturación, los extractos bancarios, los recibos de servicios públicos y todos aquellos soportes útiles para definir los niveles de ingresos y costos.
Con toda esta información se determinan los niveles de ingresos y los requerimientos que han sido necesarios para la producción de los mismos, a fin de definir el comportamiento de la empresa durante los últimos períodos y señalar la tendencia.
3. Trazar los objetivos para el período siguiente
Una vez reunida la información y determinado el comportamiento de los periodos pasados, la empresa y el departamento financiero, de gestión y administración deben precisar las expectativas frente al período que se va a presupuestar; es decir, con base en los ingresos generados se define cómo se espera proyectar la operación de la empresa.
Algunos de los cuestionamientos útiles en este punto son: ¿se espera mantener el nivel de ingresos?, ¿la empresa pretende aumentar el nivel de ingresos?, ¿se cuenta con la capacidad para asumir los requerimientos de un aumento de ingresos?, ¿durante los últimos períodos la empresa ha cumplido con las expectativas presupuestadas?
Las expectativas se deben ajustar a la realidad del sector en el que se desempeña la empresa, con la capacidad operativa, las condiciones del mercado, las proyecciones macroeconómicas, entre otras.
4. Identificar las fuentes de ingreso
Con la información recolectada la empresa identifica las fuentes de ingreso; por ejemplo: la venta de productos y/o servicios, comisiones, honorarios, participaciones en los mercados de capitales, entre otros.
Con el objetivo de considerar el total de partidas generadoras de ingresos y proyectarlas al periodo siguiente, siempre se deben estimar la realidad de los períodos anteriores y las expectativas, a fin de ajustarlas a una proyección altamente probable.
5. Identificar los usos del dinero
Con el concepto de usos se hace referencia a los costos y gastos del negocio. Es importante clasificarlos adecuadamente en fijos y variables, directos e indirectos y resaltar los no operacionales; todas estas clasificaciones son útiles para identificar las opciones de optimizar el uso de los recursos y aumentar las utilidades de la organización.
Los usos proyectados se deben ajustar a las expectativas; es decir, la decisión de aumentar los ingresos es directamente un aumento de costos y gastos. Una de las mejores opciones para incrementar las ganancias de una empresa es la disminución de los costos y gastos por medio del cambio de proveedores, la sustitución de materias primas, entre otros.
6. Contrastar el presupuesto del periodo anterior
Con los estados e informes financieros del período actual se realiza un contraste con el período anterior a fin de evaluar la gestión de la compañía. El informe del cumplimiento presupuestal es un insumo importante para la elaboración del nuevo presupuesto, puesto que permite entender las dinámicas de la compañía, principalmente en el juego de las expectativas, que es una herramienta de especial cuidado al momento de presupuestar.