Conteo físico, procedimiento para auditar inventarios según las NIA
El profesional contable en la ejecución del proceso de auditoría debe aplicar todos los procedimientos necesarios para la verificación de los resultados expresados en los estados financieros, teniendo en cuenta que la evidencia debe ser adecuada y suficiente en concordancia con la NIA 501.
El profesional contable en la ejecución del proceso de auditoría debe aplicar todos los procedimientos necesarios para la verificación de los resultados expresados en los estados financieros, teniendo en cuenta que la evidencia debe ser adecuada y suficiente en concordancia con la NIA 501.
Dentro de la labor del auditor y en especial cuando se aproximan las fechas de cierre contable, se debe considerar la inspección del inventario de modo que se pueda certificar que la información que se presentará en los estados financieros corresponde a la realidad financiera de la organización.
Para determinar la veracidad de la información financiera, el profesional contable debe recurrir a procedimientos sustantivos tales como el conteo físico de la mercancía.
¿Cuál es el objetivo del conteo físico de la mercancía?
1. El conteo físico permite la inspección de las existencias, con el propósito de determinar la realidad de las cifras contenidas en los informes presentados, además de evaluar el estado de la mercancía y poder establecer el cumplimiento de control y evaluar las condiciones de almacenamiento.
2. Tiene como fin verificar el cumplimiento de las instrucciones de la Gerencia y la aplicación de procedimientos para el registro y control de las mercancías.
3. La obtención de evidencia de auditoría con respecto a la fiabilidad de los procedimientos de registro, control y administración de los inventarios.
El conteo físico de la mercancía constituye un procedimiento que tiene utilidad como prueba de control o como procedimiento sustantivo, en función de lograr la valoración del riesgo que se identifica en el manejo de los inventarios.
Consideraciones importantes al momento de planear el conteo
Entre las cuestiones importantes para la planificación del conteo físico de las mercancías se pueden resaltar las siguientes:
- Los riesgos de errores materiales.
- El momento de realización del conteo físico.
- La naturaleza del control interno relacionado.
- En caso de ser necesario, prever el establecimiento de los procedimientos adecuados y que se emitan instrucciones apropiadas para el recuento físico.
- Evaluar si la entidad mantiene un sistema de inventario permanente.
- Las ubicaciones de las bodegas en las que se almacena la mercancía, y a partir de estas establecer la importancia relativa y los riesgos de errores materiales correspondientes.
- El auditor debe evaluar si es necesaria la ayuda de un especialista. La NIA 620 trata sobre la utilización del trabajo de un experto para facilitar al profesional contable la obtención de evidencia de auditoría suficiente y adecuada. Por ejemplo, si se trata de un inventario especializado, y el auditor no tiene el conocimiento suficiente de los items de inventario, debería recurrir a un profesional que conozca sobre el tema para poder verificar la existencia de los inventarios.
¿Se puede realizar el conteo físico de mercancías en una fecha distinta a la de los estados financieros?
Por razones prácticas, el conteo físico de mercancías se puede efectuar en una fecha distinta a la de los estados financieros, lo cual se puede realizar con independencia de que la Gerencia establezca las cantidades de existencias mediante un recuento físico anual o a través de un sistema de inventario permanente.
En cualquiera de los dos casos, la eficacia del diseño, de la implementación y del mantenimiento de los controles sobre las variaciones de existencias determina si es adecuada, a efectos de la auditoría, la realización del recuento físico de existencias en una fecha o fechas distintas a la de los estados financieros.
Cuando se utiliza un sistema de inventario permanente, la Gerencia puede realizar conteos físicos u otras pruebas para determinar la fiabilidad de la información sobre cantidades de mercancías incluida en los registros de inventario permanente de la empresa.
¿En qué consiste la inspección de las mercancías?
La inspección de las mercancías es un procedimiento de verificación que consiste en que el auditor ejecute, en cooperación del equipo de trabajo, un conteo físico de las existencias, de modo que otorgue el criterio certero para que el profesional determine la realidad de las cifras contenidas en los estados financieros; dicha realidad no solo consiste en la existencia de la mercancía sino en el estado de la misma, debido a que dicho conteo le otorga la capacidad de establecer que no se encuentren mercancías obsoletas, dañadas o antiguas.
Es importante señalar que la inspección de mercancías no permite la certificación sobre la propiedad, en los casos en los que las existencias no se encuentran seriadas o codificadas de modo que se pueda relacionar explícitamente con las referencias de las facturas o documentos soportes.
¿El conteo físico es posible para todo tipo de empresa?
En algunos casos puede no ser viable realizar el conteo físico de mercancías, debido a factores tales como: la naturaleza y la ubicación de las existencias.
Por ejemplo, en las empresas en que las mercancías son almacenadas en un lugar que representa una amenaza para la seguridad del auditor, no obstante, los inconvenientes de carácter general a los que este se expone, no son suficientes para justificar la decisión del auditor de que su presencia no es factible.
¿Qué inconvenientes no son justificaciones?
El tiempo o el costo no son fundamentos válidos para que el auditor eluda la ejecución del procedimiento de conteo de mercancías, siempre que no se postulen pruebas alternativas, o para que se conforme con una evidencia de auditoría que no alcance el grado de convincente.