La importancia de tener un detalle completo de los activos fijos (depreciables y no depreciables) que figuren en la contabilidad

Con el paso del tiempo la cantidad de activos fijos que puede adquirir un mismo ente económico (y sin importar su monto) puede llegar a ser significativa. Por tal motivo, es conveniente que desde el mismo comienzo de operaciones del ente económico , los responsables de llevar los registros contables establezcan procedimientos para lograr un adecuado control de la información relacionada con los mismos (descripción, ubicación, monto, vida útil, depreciación acumulada, etc). Examinemos algunos inconvenientes que se podrían dar con el tiempo en caso de no tener dichos registros detallados:

1. Posibilidad de caer en el error de seguir depreciando activos fijos totalmente depreciados

Es común ver que algunos asistentes contables, al momento de efectuar los
cálculos mensuales por depreciación de activos fijos, procedan
simplemente a efectuar “calculos globales”, es decir, tomar el saldo
global ajustado por inflación que figura al inicio del mes en la cuenta
de “costo histórico” y aplicar a la misma el respectivo porcentaje de
depreciación mensual (que se define según el método de depreciación que
haya escogido el ente económico), pero sin entrar a detallar, activo
por activo, el monto del gasto depreciación que se está determinado. De
continuar con dicha practica, es posible que se caiga en el error de
seguir depreciando activos que ya están totalmente depreciados. Lo
anterior se puede demostrar con el siguiente ejemplo (para efectos de
simplificar el ejercicio no se toman en cuenta los ajustes por
inflación y emplearemos el Código del Plan de cuentas para
comerciantes):

En enero de 2.000 se compra un vehículo No.1 por $20.000.000
el cual se deprecia con el método de línea recta en
un plazo de 5 años, es decir, con una tasa de depreciación
mensual de 1.66%. En Enero de 2005 se compró un segundo vehículo
No.2 por 35.000.000 el cual también se deprecia a la misma
tasa mensual de 1.66%. En el mes de Abril de 2005, y suponiendo
que en dicha fecha entra a trabajar un nuevo asistente quien no
tiene a mano un detalle activo por activo de los vehículos
registrados en la cuenta “1540-Flota y Equipo de transporte”, va
a suceder que al momento de definir el gasto depreciación
mensual, es muy posible que el asistente contable se fije simplemente
en que la cuenta que acumula el costó histórico de
los vehículos (“1540-Flota y Equipo de transporte) tiene
todavía un valor superior al registrado en la cuenta donde
se acumula la depreciación de los mismos (“159235-Flota y
Equipo de transporte).

En tal caso concluye apresuradamente que
los vehículos “no están totalmente depreciados” y
entonces procede a efectuar un “calculo global de depreciación”
tomando el valor de 55.000.000 y aplicando la tasa del 1.66% para
generar un gasto depreciación vehículos por 913.000,
lo cual es totalmente equivocado por cuanto en Abril de 2005, el
vehículo adquirido en el año 2000 ya no se puede seguir
depreciando (sus meses de vida util terminaron desde diciembre de
2004). En consecuencia, el gasto deprecación de abril de
2005 solo se podría hacerse sobre el vehículo No.2,
es decir, tomando los 35.000.000 y aplicando el 1.66%, lo que produce
un gasto depreciación de 581.000.

Aunque este puede ser un ejemplo muy sencillo, es fácil ver en la practica que
muchas empresas, por falta de presupuesto o algunas veces por descuido, no adquieren ningún aplicativo de software que les permita llevar estos detalles de cada uno de sus activos fijos y en consecuencia, con el paso del tiempo, reconstruir la información sobre los mismos puede ser
muy difícil. Adicionalmente, los distintos contadores que han pasado
por la entidad no se han tomado el trabajo de hacer dicho detalle
aunque sea en una hoja electrónica sino que simplemente se van
“delegando” y “delegando” dicha tarea en la persona a quien van
entregando su puesto…. Algunos asistentes contables o contadores a lo
único que se atienen es a abrir, a modo de auxilires dentro del plan de
cuentas, o a modo de “nits” o “beneficario” dentro de la cuenta
auxiliar, el detalle de cada activo. Pero tal practica hace que se
emplee mucho tiempo en capturar cada uno de los registros en cada una
de las “subcuentas” o “beneficiarios” respectivos, con el potencial
riesgo de llegar a equivocarse en la imputación de los valores

2. Pérdida de tiempo a la hora de definir la utilidad o pérdida neta en venta de activo fijo

Es común ver que cuando el ente económico decide vender uno o varios de
sus activos fijos, el departamento contable que no ha llevado ningun
detalle auxiliar de los mismos se vea en la complicación de determinar
exactamente la utilidad o pérdida que se generará con dicha venta pues
no conocen plenamente los siguientes puntos: El costo histórico de
dicho activo,

• Los ajustes por inflación acumulados sobre dicho costo histórico hasta la fecha de venta
• El gasto depreciación calculado sobre el costo histórico hasta la fecha de venta
• Los ajustes por inflación calculados hasta la fecha de venta sobre la depreciación acumulada

Esta situación será mas compleja en los casos en que el activo que se esté
vendiendo haya tenido un tratamiento contable diferente al tratamiento
fiscal (por ejemplo, tratarse de un activo sujeto a la no aplicación de
ajustes por inflación fiscales de conformidad con el art.341 del ET), y
en tal evento, al finalizar el año, habrá una partida conciliatoria mas
entre la utilidad o perdida contable y la utilidad o perdida fiscal.

3. Confusión a la hora de distinguir la identificación de los bienes inmuebles

Cuando examinamos la situación de los bienes inmuebles, es comun ver que el
departamento contable no cuenta con la identificación plena de los
mismos (matricula inmobiliaria, numero catastral, ubicación, monto de
la edificación levantada sobre el mismo, depreciación calculada sobre
las edificaciones, etc). Tal situación se vuelve mas compleja cuando en
algunas situaciones se adquieren otros inmuebles aledaños con lo cual
luego se procede a efectuar englobes de tales propiedades. En otros
casos, se han hecho segregaciones de un gran inmueble para obtener
otros menores y con esos menores se hacen ventas parciales de
inmuebles. Todos esos posibles eventos deberían estar debidamente
controlados por parte del departamento contable pues para muchos entes
económicos sus bienes inmuebles llegan a representar una parte muy
importante dentro de sus activos fijos (ej:las constructoras)

Hasta
aquí hemos mencionado solo algunas complicaciones generales que se
pueden derivar del hecho de no contar con registros detallados (aunque
sea en hojas electrónicas) sobre los activos fijos de la empresa.
Quizás, adicionales a estos, algunas entidades hayan debido enfrentar
otros muy particulares (por ejemplo: cuando posen activos fijos
expresados en moneda extranjera lo cual implica tener presente que los
mismos no se ajustan con el PAAG sino con la reexpresión de la tasa de
cambio; o cuando poseen activos fijos ubicados en diversas partes del
mundo; o cuando se trata de activos fijos sobre los cuales se hizo uso
del beneficio tributario contemplado en el art.158-3 del E.T. los
cuales quedan condicionados a que el activo permanezca dentro de la
empresa durante todo el periodo de vida util so pena de tener que
“reintegrar” una parte del beneficio tomado, etc.). En todo caso, es
conveniente que todos los auxiliares y contadores encargados de velar
por la información relacionada con los activos fijos tengan la sana
costumbre de siempre llevar, y mantener actualizados, la información
relativa a los activos fijos que se llegan a acumular en una
contabilidad, y que tal información se pueda distinguir tanto en lo
relativo a la parte contable como en lo relativo a la parte fiscal.
Incluso, en las notas de contabilidad que mensualmente se realizan para
registrar los ajustes por inflación y el gasto depreciación, las mismas
siempre deberían estar acompañadas de los anexos que aclaren sobre
cuales activos se han hecho los respectivos cálculos y sobre cuales no
se han hecho (ver art.123 y 124 del dec.2649/93). Por último, cada vez
que haya un cambio del personal contable encargado de dicha
información, siempre será conveniente que el personal saliente entregue
el detalle de la misma al personal entrante con lo cual se crearía una
sana costumbre entre colegas que redundaría en una mejor prestación de
los servicios profesionales ante el ente económico.

Cali, julio 12 de 2005.
Elaborado por el comité de ctualicese.com