Aunque la dificultad de este registro varía según la complejidad de las operaciones de cada empresa, en términos generales son 5 los pasos que se deben seguir para llevarlo a cabo.
Aunque la dificultad de este registro varía según la complejidad de las operaciones de cada empresa, en términos generales son 5 los pasos que se deben seguir para llevarlo a cabo.
Actualmente, las empresas que conforman el grupo 1 y el 3 de convergencia a NIIF, ya se encuentran en su período de implementación plena, y el Grupo 2 lo estará durante el año 2016; en relación con el reconocimiento de las obligaciones derivadas del IVA, las indicaciones no cambian mucho. En este editorial le recordamos la mejor forma de incorporar estos datos a la información financiera de su empresa, y para eso serán referidas las codificaciones del plan de cuentas para comerciantes.
Tenga en cuenta que aunque el proceso de convergencia también está trabajando en la incorporación de un nuevo sistema de organización de la información, el XBRL, la Superintendencia de Sociedades manifestó que no expediría un nuevo plan de cuentas y que las organizaciones serían libres de continuar en la aplicación de sus antiguos códigos o de adaptar uno nuevo.
En el proceso del registro o reconocimiento contable de las transacciones u operaciones que se llevan cabo en los negocios, el registro de la presentación y pago de las declaraciones bimestrales del IVA es uno de los que puede llegar a tener diversas maneras de hacerse en cada empresa.
Y es que en cada empresa, según la complejidad de las operaciones que realice, las cuentas que se pueden llegar a manejar para efectuar ese registro pueden ser muchas o pocas.
Así por ejemplo, si la empresa presta servicios o vende bienes que sean gravados a distintas tarifas, en ese caso se hace necesario manejar (en muchos casos con terceros), una subcuenta respectiva, dentro de la cuenta mayor 2408, para controlar el IVA que se genera con cada tarifa distinta, pues solo así se podrá luego diligenciar los renglones 27 y 28 del actual formulario para declaración de IVA.
Además, si en la empresa se presentan devoluciones de compras gravadas, en ese caso entre las subcuentas con las que se controlan los IVA generados también figuraría una para llevar el registro de los IVA de las compras gravadas devueltas.
Y si la empresa está sujeta a que le practiquen Retenciones de IVA, en ese caso deberá también llevar el control de esas retenciones, con terceros, en otra cuenta que no está reflejada dentro del pasivo del IVA por pagar (nos referimos a la cuenta 135517–Impuesto a las ventas retenido).
Y por el lado del control del IVA descontable, muchas empresas necesitan manejar distintos auxiliares con los cuales puedan llevar el control del IVA que se tomarán como descontable por practicar retenciones de IVA a personas naturales en el régimen simplificado, o por hacer importaciones, o por recibir devoluciones en ventas, o porque manejan IVA descontable transitorio ya que se relacionan con la generación de ingresos gravados y excluidos a la vez, etc.
Adicional a todo lo anterior, es claro que el pasivo del IVA por pagar es un pasivo que cada período (puede ser bimestral, cuatrimestral o anual, puesto que con la Reforma Tributaria del 2012, Ley 1607, fueron definidas las tres periodicidades del IVA que iniciaron su aplicación desde enero del 2013) arrojará un saldo neto distinto, pues en unos casos puede arrojar un saldo a pagar, pero en otros un saldo a favor.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, cuando llegue el momento de efectuar la presentación (y posible pago) de la declaración bimestral del IVA, los registros básicos que se deberán realizar son:
(Nota: esos tres registros que hasta aquí hemos comentando, se hacen con un único tercero (el que ya sugerimos), pero no se haría debitando o acreditando cada uno de los terceros que acumularon movimientos en el bimestre en la respectiva subcuenta, pues esa acumulación por tercero se necesitaría conocer al final del año para poder hacer los reportes de información exógena tributaria a la DIAN, que a muchas empresas le corresponde hacer).