Novedades para los procesos de autorización de numeración de la facturación expedidas por la DIAN

A través de la Resolución 0055 de julio 14 del 2016 la DIAN derogó su anterior Resolución 3878 de 1996 y ha vuelto a redefinir el proceso que se deberá agotar para realizar los trámites de solicitud de autorización, habilitación o inhabilitación de la numeración de las facturas de venta y algunos documentos equivalentes a factura de venta. Dichos trámites ya no se seguirán haciendo presencialmente sino de forma virtual y en estos se deberá acreditar que se posee una cuenta bancaria abierta en una entidad financiera. La DIAN se tomará los siguientes 6 meses para implementar estos cambios.

El pasado 14 de julio del 2016 la DIAN expidió su Resolución 0055 (incluida en las páginas 15 a 18 del Diario Oficial 49935 de julio 15 del 2016 que circuló en internet el 21 de julio), a través de la cual se establecieron los nuevos procedimientos que se deberán adelantar en la DIAN para las solicitudes de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración de las facturas de venta y de algunos documentos equivalentes a factura de venta (sin importar si dichos documentos se elaboran por talonario, en máquinas registradoras o mediante facturación electrónica).

La nueva Resolución 0055 de julio del 2016 deroga la anterior Resolución 3878 de junio 28 de 1996 (modificada con las Resoluciones 5709 de septiembre 20 de 1996 y 8998 de diciembre 24 de 1998), la cual contenía las instrucciones que se venían aplicando para este tipo de trámites.

Al comparar las nuevas instrucciones contenidas en la Resolución 000055 de julio del 2016 con aquellas contenidas en la Resolución 3878 de 1996, es importante destacar que la DIAN introdujo varias novedades para este importante trámite tributario, el cual se entiende solo seguirá siendo adelantado por parte de aquellos que sí estén obligados a expedir factura de venta (o incluso hasta ciertos documentos equivalentes a factura; ver el artículo 615 del ET), pero no tendrá que ser adelantado por aquellos que opten voluntariamente por expedir dichos documentos (como es el caso de las personas naturales del régimen simplificado del IVA; ver los artículos 616-2 del ET, 2 del Decreto 1001 de 1997 y 3 de la Resolución 0055 de julio del 2016).

Además, a quienes sí estén obligados a adelantar el trámite y no lo realicen, se les seguirá imponiendo la sanción del artículo 684-2 del ET (ver el artículo 18 de la Resolución 0055 del 2016). Dicha norma remite hacia el artículo 657 del ET, el cual hace referencia a que la DIAN podrá imponer como sanción el cierre de los establecimientos, oficinas o sedes hasta por 10 días calendario.

El trámite solo se seguirá efectuando de forma virtual y se deberá cumplir con el requisito de demostrar que se posee una cuenta bancaria abierta en una entidad financiera nacional

Hace ya 20 años que el trámite de las solicitudes de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración de la facturación se viene realizando únicamente de forma presencial o incluso a través de correo certificado (ver el artículo 2 de la Resolución 5709 de 1996). Para ello, entre los años 1996 a 2008, el trámite se adelantaba con la elaboración y presentación presencial del formulario 70.027.86, pero luego, a partir del 2008, la DIAN reemplazó dicho formulario por el nuevo formulario 1302, al cual se le deben adjuntar documentos adicionales si el trámite se hace mediante apoderado.

Sin embargo, y de acuerdo a lo indicado en los artículos 6, 11, 12 y 20 de la Resolución 0055 de julio del 2016, la DIAN trabajará dentro de los siguientes 6 meses (es decir, hasta noviembre del 2016) para poner en funcionamiento el nuevo servicio virtual que se denominará “Servicio electrónico de numeración de facturación”.

Por tanto, cuando dicho servicio virtual entre en funcionamiento, las solicitudes de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración de las facturas de ventas y algunos documentos equivalentes a factura de venta solo se podrán adelantar de forma virtual (con la utilización del mecanismo de firma digital), pero el formulario que se seguirá adjuntando en dicho proceso virtual será el mismo formulario 1302.

En todo caso, y como lo confirma el parágrafo 1 del artículo 5 de la Resolución 0055 del 2016, los obligados a facturar que requieran de la autorización, habilitación o inhabilitación de la numeración de sus facturas de venta y que no cuenten con mecanismos de firma digital (caso por ejemplo de personas naturales obligadas a facturar), podrán adelantar el trámite de forma presencial solo hasta el 30 de junio del 2017. Para ello el formulario 1302 lo tendrán que haber diligenciado primero de forma virtual a través del servicio informático electrónico respectivo, imprimirlo con la leyenda “Borrador”, firmarlo con bolígrafo y luego presentarlo en las sedes de la DIAN. A partir de julio 1 del 2017 todos los interesados en efectuar el trámite deberán contar primero con el mecanismo de forma virtual, pues el mismo solo se podrá realizar enteramente de esta manera.

Además, como gran novedad adicional, esta vez el artículo 6 de la Resolución 0055 de julio del 2016 indica que cuando entre en funcionamiento el servicio electrónico de numeración de facturación, se hará necesario que los interesados en solicitar la autorización, habilitación o inhabilitación de la numeración de sus facturas de venta o documentos equivalentes a factura de venta, le informen a dicho servicio electrónico los datos sobre la titularidad de una cuenta corriente o de ahorros que deben tener activa en alguna entidad financiera que sea vigilada por la Superfinanciera o la Supersolidaria. Ese es el requisito que no se exigía anteriormente y que se entiende le será exigido a todo tipo de persona jurídica o natural que realice el trámite (pues la norma no hizo ninguna excepción).

Lo anterior significa que aunque recientemente el Ministerio de Hacienda había expedido los Decretos 589 de abril 11 del 2016 y 768 de mayo 6 del 2016, para modificar el Decreto 2460 de noviembre del 2013 y eliminar ese mismo requisito de la demostración de la titularidad de una cuenta bancaria en los procesos de inscripción en el RUT, al final lo que termina sucediendo, al menos en el caso de la gran mayoría de personas jurídicas, es que no podrán librarse de la tarea de tener que abrir una cuenta bancaria, pues la gran mayoría de dichas personas jurídicas no solo se inscriben en el RUT (caso en el cual no les exigirán los datos de la cuenta bancaria), sino que también solicitan autorizaciones para la numeración de sus facturas de venta (caso en el cual sí les solicitarán dichos datos). En todo caso, la cuenta bancaria sí se podrá abrir después de haberse inscrito en el RUT y no como sucedió hasta mayo del 2016, cuando la cuenta bancaria se tenía que abrir como un proceso previo a la inscripción final en el RUT.

La exigencia de contar con una cuenta bancaria sirve para un doble propósito, a saber: 1) permite controlar que en la DIAN no sigan figurando personas jurídicas “fantasmas” (como aquellas que en el pasado se utilizaron para los fraudes de las solicitudes de devolución de los falsos saldos a favor en el IVA), pues las entidades financieras solo le abren cuentas bancarias a personas jurídicas que sí sean reales; 2) el dato de la cuenta bancaria es importante para los casos en que se efectúen solicitudes de devolución de saldos a favor, pues los artículos 862 del ET y 20 del Decreto 2277 de noviembre del 2012 indican que la devolución de saldos a favor inferiores a 1.000 UVT es realizada por la DIAN mediante consignación a una cuenta corriente o de ahorros.

Se deberá solicitar autorización de numeración para algunos “documentos equivalentes a factura de venta”

Es importante destacar que el artículo 3 de la antigua Resolución 3878 de 1996 exoneraba de la tarea de solicitar autorización de la numeración a todos aquellos que expidieran “documentos equivalentes a factura de venta” (ver el artículo 616-1 del ET y sus decretos reglamentarios). Es decir, se exoneraba a todos aquellos que expidieran tiquetes de máquinas registradoras, tiquetes de entradas a espectáculos públicos, los talonarios de pagos de pensiones en los colegios o los documentos especiales que elaboran los que explotan juegos de suerte y azar, etc. En el caso de los que expidan facturación electrónica (la cual también se considera como un “documento equivalente a factura de venta”), las normas que han regulado dicho documento (Resolución 14465 de noviembre del 2007 y 0019 de febrero del 2016) sí les han establecido expresamente la tarea de contar con autorización de la numeración.

Ahora bien, el texto del artículo 4 de la nueva Resolución 0055 de julio del 2016 indica que quienes expidan “documentos equivalentes a factura de venta” seguirían exonerados de la tarea de solicitar autorización de la numeración, excepto si lo que expiden son “facturas electrónicas” o “tiquetes de máquina registradora con el sistema POS”, pues en tales casos para dichos documentos sí se requerirá la respectiva autorización de la numeración (ver también los artículos 13 y14 de la misma Resolución 0055). Lo anterior significa igualmente que quienes expidan tiquetes de máquina registradora, pero con el sistema PLU (ver los artículos 13 y 15 de la misma Resolución 0055) no requerirán de la autorización de la numeración.

De igual forma es importante destacar que el artículo 5 de la Resolución 0055 de julio del 2016 sigue indicando, tal como también lo hacía el artículo 5 de la Resolución 3878 de 1996, que en las facturas de venta (y esta vez hasta en los documentos equivalentes a factura que sí requieran autorización) se deberá indicar el número, fecha y vigencia de la resolución de autorización de la numeración, al igual que el número de intervalos de numeración consecutiva autorizados. En todo caso, esta vez se agregó un nuevo parágrafo en el cual se lee lo siguiente:

“En ningún caso se podrá anteponer ceros a la izquierda del rango numérico”.

Es importante también destacar que el artículo 8 de la Resolución 0055 de julio del 2016 modificó el numeral 1 del artículo 11 de la Resolución 0019 de febrero del 2016 para indicar que aquellos que expidan facturación electrónica, cuando tengan contingencias que les impidan expedir sus facturas de dicha forma, tendrán que contar con una facturación especial en papel cuyo título preimpreso será “Contingencia facturación electrónica” y dicha facturación especial en papel deberá contar con una autorización de numeración exclusiva para esos casos.

El texto inicial del numeral 1 del artículo 11 de la Resolución 0019 de febrero del 2016, antes de ser modificado, no indicaba que la facturación en papel que se tiene que expedir en los casos de contingencia tuviera que tener ese “título” especial. En lugar de ello indicaba que se utilizaría un “prefijo” con las letras “CSFE”, las cuales significarían “Contingencia Servicio Facturación Electrónica”.

Se amplían los casos por los cuales se deberá solicitar una inhabilitación de la numeración de la facturación

El artículo 6 de la antigua Resolución 3878 de 1996 indicaba los casos en los cuales se tenía que dar aviso a la DIAN sobre algún tipo de numeración de facturación que estaba autorizada, pero que ya no se seguiría utilizando y por tanto tendría que ser inhabilitada. Esos casos eran por pérdida de facturación, cese de actividades o liquidación de la sociedad.

Sin embargo, en el artículo 12 de la nueva Resolución 0055 de julio del 2016 se dispuso los casos por los cuales se deberá proceder a la inhabilitación de la numeración de alguna facturación, ya sea por solicitud directa del propio obligado a facturar o incluso de oficio por parte de la misma DIAN, a saber:

a. Por pérdida de la facturación (cuando se factura con talonarios).

b. Por el cierre definitivo de las actividades.

c. Por el cierre del establecimiento, sede, oficina, o lugares donde se desarrollen las actividades económicas.

d. Por liquidación de las personas jurídicas o asimiladas.

e. Por liquidación de sucesiones.

f. Por cambio del sistema de facturación.

g. Por fusión, escisión o transformación de sociedades.

h. Por cambio de nombres y apellidos, o de razón social.

i. Por orden de autoridad competente.

j. Por declaratoria de proveedor ficticio.

Al respecto, es importante destacar que el artículo 16 de la Resolución 0055 de julio del 2016 indica que la DIAN, dentro del servicio virtual de numeración de la facturación, habilitará una opción para que cualquier persona pueda efectuar una “consulta del estado de autorización de numeración de las facturas”. Por tanto, si la DIAN termina inhabilitándole la autorización de numeración de facturación a alguna persona o entidad obligada a facturar, en ese caso sus clientes ya no podrán seguirle aceptando las facturas o documentos equivalentes a factura en las cuales se incluya esa numeración inhabilitada, pues tales documentos no les servirían para soportar sus costos o deducciones (ver el artículo 771-2 del ET).

Material relacionado:

• [ORO] Factura electrónica: DIAN reglamentó procesos técnicos para su expedición y aceptación
• [Análisis] ¿Quiénes están exonerados de expedir factura de Venta o documentos equivalentes a factura de Venta?
• [Análisis] ¿Cuál es la facturación que se debe expedir en los negocios que tienen maquinitas tragamonedas?