ABC del control interno en las organizaciones
En anteriores editoriales nos hemos referido a la vital importancia que tiene la implementación de sistemas de control interno en las organizaciones. En esta nueva entrega presentamos los puntos más importantes a considerar para su puesta en marcha.
En anteriores editoriales nos hemos referido a la vital importancia que tiene la implementación de sistemas de control interno en las organizaciones. En esta nueva entrega presentamos los puntos más importantes a considerar para su puesta en marcha.
Antes de iniciar la implementación del sistema de control interno ¿qué debe hacerse?
- Identificar riesgos.
- Reconocer las áreas de posible inseguridad.
- Realizar valoración de riesgos.
- Documentarse sobre estos.
- Planificar posibles soluciones.
- Elaborar la carta de recomendaciones.
¿Cuál es la principal finalidad de una organización cuando implementa un sistema de control interno?
- Optimizar la eficiencia y el buen desempeño económico de las operaciones de la compañía.
- Elevar la tasa de cumplimiento de las normas internas y externas.
- Maximizar la explotación de recursos financieros y físicos.
- Proteger los recursos de la organización.
- Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
- Prevenir riesgos.
- Recibir y manejar la información de forma oportuna y confiable.
- Procurar exactitud y confiabilidad del ejercicio contable, así como de otros datos e informes operativos
- Promover y juzgar la eficiencia de las operaciones
- Comunicar las políticas administrativas, además de estimular y medir el cumplimiento de las mismas
¿Cómo está integrado el sistema de control interno en una organización?
Mediante un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos encargados de verificar y evaluar todas las actividades y operaciones desarrolladas en la organización, al igual que la forma en que se administra la información y los recursos.
Para iniciar el proceso de forma correcta es necesario incluir los siguientes puntos en la lista de tareas a ejecutar para el montaje y desarrollo del sistema de control interno en su organización:
- Plan de organización: contiene datos como ubicación, naturaleza de los productos y servicios, el tamaño y la estructura financiera y operativa de la compañía.
- Distribución de deberes y responsabilidades: es fundamental implementar la separación de funciones incompatibles (segregación de tareas) . Las líneas de autoridad y responsabilidad deben mantener las funciones de operación y custodiaseparadas de la función de registro.
- Establecimiento de condiciones iniciales: divulgación y puesta en conocimiento de todos los interesados de las normas correspondientes al control interno diseñado para la organización, al igual que la identificación de los entes de control externo y, sobre todo, el diseño de canales de comunicación de fácil acceso.
- Diseño de cuentas e informes: un completo plan de cuentas contable sumado a un proceso estandarizado de realización y reporte de informes representan insumos muy valiosos para un plan de control interno.
- Formalización del sistema: Las políticas de control deben ser implementadas mediante una estrategia que requiere de un acto administrativo (como una instrucción de la alta gerencia) capaz de facilitar que los trabajadores tomen conciencia de sus responsabilidades y las ejecuten de forma correcta y eficiente.
- Canales de comunicación: Deben diseñarse de manera que permitan el tráfico de información en ambas direcciones; desde los cargos más bajos hasta los más altos, al igual que de la organización al ente de control externo y viceversa.
- Juntas de evaluación: Debe definirse la periodicidad de las juntas directivas para el análisis de la marcha de la empresa.
¿Cuáles son las bases fundamentales del sistema?
La base sobre la que se construye el sistema de control interno está conformada por:
- Un plan de organización que provea la separación apropiada de responsabilidades funcionales.
- Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer un control razonable.
- Prácticas sanas en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y trabajador de la organización.
- Idoneidad del personal, acorde a sus responsabilidades.
- Función efectiva de auditoría
2 tipos de control interno
- Control interno financiero: Comprende el plan de la organización y los procedimientos y registros concernientes a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de registros e informes financieros.
- Control interno administrativo: Comprende el plan de la organización y los procedimientos y registros concernientes a los procesos de decisión que llevan a la autorización de las transacciones y actividades de la gerencia. De esta manera fomenta la eficiencia de las operaciones, el cumplimiento de la política prescrita y el logro de metas y objetivos programados.
Verificación mediante puntos de control
Estos puntos son momentos clave en los que pueden identificarse las condiciones propicias para realizar una revisión, de acuerdo a las posibilidades de riesgo existente. Por ejemplo, en un proceso de recaudo de cartera, un punto de control válido sería entre el reporte de los recaudadores y su reconocimiento en los informes financieros e la entidad. La intervención del jefe del área para la verificación de los pagos realizados, al contrastar los soportes y los datos reportados por sus subordinados, disminuirá en gran medida la posibilidad de error.