Actas de asamblea: contenido, verificación, publicación y sanciones
Estamos en los días finales donde se deben hacer las reuniones del máximo órgano social en las propiedades horizontales y, por ello, el Acta nos ocupa como tema de relevancia. De ahí, que sean tan importante tener presentes diversos puntos que deben contener las actas, quiénes las firman y su posterior publicación. Asimismo, ser conscientes de que puede existir sanción si el administrador no entrega copias de las mismas.
Estamos en los días finales donde se deben hacer las reuniones del máximo órgano social en las propiedades horizontales y, por ello, el Acta nos ocupa como tema de relevancia. De ahí, que sean tan importante tener presentes diversos puntos que deben contener las actas, quiénes las firman y su posterior publicación. Asimismo, ser conscientes de que puede existir sanción si el administrador no entrega copias de las mismas.
En toda reunión, ordinaria o extraordinaria, se toman decisiones y, por ende, se debe dejar constancia de éstas en una acta, la cual debe cumplir con unos requisitos:
Contenido general del acta
- Expresar si la reunión es ordinaria o extraordinaria.
- La forma en que se hizo la convocatoria.
- Nombres de los asistentes (expresando si son propietarios o delegados, revisor fiscal, invitados, asesores, etc.).
- El porcentaje de coeficiente que representan los propietarios o sus delegados asistentes.
- El orden del día.
- Un breve relato de los asuntos, sus discusiones y propuestas planteadas y sometidas a votación.
- La votación emitida.
Firmas
Iniciada la reunión, los propietarios o sus delegados asistentes, designarán, para que actúen en dicha reunión, un presidente y un secretario, los cuales, por regla general, son quienes firman las actas. Dichos individuos actúan como moderador y escribiente respectivamente, pero no tienen ningún poder. Lo anterior se debe aclarar, pues en muchas asambleas algunos asistentes creen que es un riesgo nombrar a cualquier propietario en dichas designaciones por creer que van a quedar con un alto poder.
Comisión de verificación de la redacción del acta
En algunas ocasiones, especialmente cuando hay muchos conflictos internos, la asamblea de propietarios podrá encargar una Comisión de Verificación de la redacción del acta, cuya función será la de verificar que el contenido del acta se ajuste a lo tratado en la asamblea.
Publicación del acta
Finalizada la asamblea de propietarios, el administrador tendrá 20 días hábiles para poner a disposición de los propietarios y de los moradores que lo soliciten, copia del acta debidamente suscrita por quienes ya mencionamos anteriormente.
Esa disposición podrá ser de dos formas: dejando copia en la sede del administrador (oficina o zona común) o en su defecto, entregando una copia directamente en cada local, apartamento o casa.
Libro de actas
El administrador está en la obligación de llevar un libro de actas, en el que se incorporará tanto el acta como la fecha y el lugar en que se publicó.
Sanción al administrador por no entregar copia de las actas
No sólo los propietarios pueden solicitar copia del acta de la asamblea de propietarios, también lo pueden hacer los moradores y el revisor fiscal. Pero cuando el administrador se niega a entregar copia del acta el solicitante podrá acudir ante la Alcaldía -dependencia encargada del registro de las Propiedades Horizontales- e interponer la queja, y será el ente público el que exigirá al administrador su entrega, so pena de sanción de carácter policivo (sanciones administrativas).
Término para demandar las decisiones tomadas por la asamblea de propietarios
Una vez publicada el acta se dispone de dos meses para demandar las decisiones de la asamblea de propietarios si éstas no se ajustan a la ley o al reglamento interno de la propiedad horizontal. El procedimiento consiste en realizar una demanda denominada Proceso Abreviado, ante un Juez Civil, la cual deberá presentarse por intermedio de un abogado.
Impugnación de sanciones por convivencia, no pecuniarias
Cuando la decisión que se va a impugnar son sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, la impugnación se debe realizar dentro del mes siguiente a la comunicación de la respectiva sanción.