Adquirentes deben estar preparados para recibir factura electrónica – Gabriel Vásquez Tristancho
Tanto los adquirentes como pagadores deberán implementar procesos internos de control para la recepción de la factura electrónica, por cuanto habrá tiempos muy cortos para reclamar su contenido. En el caso de la factura electrónica como título valor, si no se hace habría una aceptación tácita.
Los grandes contribuyentes se prepararon para expedir la factura electrónica, pues se hace obligatorio a partir del 1 de septiembre de 2018. En el caso de los obligados a declarar y pagar IVA e INC tendrán dicha responsabilidad a partir de 2019 y, por tanto, en los plazos establecidos deberán cumplir los procesos tecnológicos y de logística necesaria para la respectiva emisión.
Pero la pregunta que debemos formularnos frente a la obligatoriedad de la emisión son las responsabilidades y consecuencias para los adquirentes que deberemos recibir la factura electrónica o una representación gráfica de esta en formato impreso o digital, según sea el caso.
Si estamos obligados a expedir factura electrónica debemos, así mismo, estar preparados para recibirlas en igual forma de nuestros proveedores, para lo cual la compañía deberá implementar todos los procesos necesarios para la recepción y posterior aceptación, si fuese el caso, con todo lo establecido en el Decreto 1349 de 2016 para la factura como título valor.
En los siguientes casos se podrá recibir la representación gráfica: 1) obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario, que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación, 2) personas naturales o jurídicas no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario, que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, y que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.
Pero si usted acepta recibir una factura electrónica, deberá verificar lo siguiente: 1) la entrega se realiza en el formato XML estándar establecido por la Dian, 2) se cumplen los requisitos señalados en el artículo 617 del ET, salvo lo referente a los literales a), h), i), así como la pre-impresión de los requisitos que, según esta norma deben cumplir con esta previsión; discriminando el impuesto al consumo, cuando sea del caso. Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT, deberá verificarse que se haya incluido el tipo y número del documento de identificación, y 3) existencia de la firma digital o electrónica y validez de la misma.
Adicionalmente, los problemas continúan cuando no se tienen procedimientos internos de control y verificación para su aceptación, debido a que la factura electrónica como título valor se entenderá tácitamente aceptada si el adquirente/pagador no reclamase en contra de su contenido, bien sea por devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, mediante reclamo dirigido al emisor dentro de los 3 días hábiles siguientes a la recepción de la misma.