Asambleas y Juntas Virtuales: ¿son legales?, ¿cómo y cuándo se pueden hacer?

Indudablemente las nuevas tecnologías son para facilitar y dar comodidad en nuestro día a día, tecnología que podría ser usada para facilitar Asambleas de Accionistas, Juntas de Socios o Juntas Directivas. Por lo anterior, son válidas las Asambleas y Juntas virtuales.

La conversación en línea o comunicación simultánea

Existen varios métodos para tener conversaciones simultaneas entre varias personas estando todas en distintos lugares de la tierra, tales como Video-conferencia, el Messenger, Skype, Yahoo Messenger, Gmail-Chat y celulares con tecnología 3G como el famoso BlackBerry y otros más.

Dicha tecnología, permite dejar registro detallado de toda la conversación, situación que puede sacársele provecho respecto a las Asambleas y Juntas en una sociedad mercantil.

Virtualidad en Asambleas y Juntas. Es legal pero debe ser aprobado por Estatutos

Se cree erradamente que sólo las Sociedades por Acciones Simplificadas –SAS-, pueden hacer Asambleas de Accionistas o Juntas Directivas a través de sistemas de comunicación simultánea, como los descritos anteriormente.

Si bien las SAS, pueden hacerlo, las demás sociedades mercantiles también lo podrían hacer, lo importante son cuatro (4) cosas fundamentales:

Lo primero: Que esté en los Estatutos de la sociedad, la legalidad de las reuniones por comunicación simultánea, o sea, que los Estatutos permitan hacer reuniones cómo Asambleas y Juntas, por sistemas cómo Video-conferencias, Messenger, etc.

Lo segundo: Que quede siempre fiel registro de lo discutido, o sea, que se pueda grabar y guardar y el día que sea necesario, se pueda reproducir.

Lo tercero: Qué haya una convocatoria previa a los que tienen derecho a asistir, pues así se les garantiza su derecho a decidir.

Y Cuarto: Qué se cumpla con los quórum que para cada reunión establezca la Ley Mercantil o los Estatutos si es superior.

Las actuales sociedades que no tengan facultad para reuniones virtuales, lo pueden hacer previa reforma estatutaria

Existen sociedades que en la actualidad, sus estatutos establecen la presencia física de sus Socios, Accionistas o miembros de Junta Directiva para cualquier clase de Asambleas o Juntas, pero a través de una reforma Estatutaria se podría modificar los actuales Estatutos y establecer la legalidad de las Reuniones por Comunicación Simultánea.

Miremos las normas que nos sirven de soporte a todo lo anterior:

SAS – Ley 1258 de 2008, “Reuniones por Comunicación Simultánea y por Consentimiento Escrito. Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. En ningún caso se requerirá delegado de la Superintendencia de Sociedades para este efecto.”