Aspectos clave para elegir el sistema de costos de una entidad
La elección del sistema de costos corresponde a una decisión de política contable que la entidad debe realizar evaluando el marco contable que le corresponde, el producto que fabricará y su proceso de producción. Las empresas deben atender este aspecto desde el momento en que inician operaciones.
La elección del sistema de costos corresponde a una decisión de política contable que la entidad debe realizar evaluando el marco contable que le corresponde, el producto que fabricará y su proceso de producción. Las empresas deben atender este aspecto desde el momento en que inician operaciones.
Las entidades que están iniciando operaciones deben implementar un sistema de información contable que les permita reconocer, medir y revelar todas sus operaciones. En esta etapa inicial, no puede dejarse de lado la puesta en marcha de un sistema de costos, que es aquel que le permitirá a la entidad conocer el costo de fabricar sus productos o prestar sus servicios y, por ende, evaluar cuál ha sido su desempeño financiero.
Dado que muchas entidades dejan de lado esta decisión cuando están empezando, en este editorial compartimos los principales puntos que deben tener en cuenta al momento de implementar su sistema de costos.
El sistema de costos abarca un conjunto de elementos que permiten determinar el costo unitario de elaborar un producto u ofrecer un servicio. Las entidades deben documentar el diseño de su sistema de costos como parte del proceso de elección de políticas contables, y para ello es preciso que definan una serie de elementos.
1. La forma en que se acumularán los costos
Dependiendo de la actividad que vaya a desarrollar la entidad, puede elegir entre los siguientes sistemas de costos:
- Costos por órdenes de producción: este sistema es conveniente para las entidades que realizan contratos en los que los clientes tienen la posibilidad de definir las características del producto que necesitan. El costo se determina para cada orden, lote, tarea o pedido, y después se divide entre el número total de unidades.
- Costos por procesos: este sistema es apropiado para empresas que tienen una producción continua de artículos estandarizados. El costo se determina dividiendo el proceso de producción en varias etapas, de manera que en cada una se vaya acumulando el costo al producto hasta que el mismo esté terminado.
- Costos por actividades – ABC: este sistema es apropiado para empresas que producen a gran escala y quieren evaluar la asignación de sus recursos. El costo se le asigna a cada una de las actividades necesarias para la elaboración del producto, y después a los productos mediante el uso de inductores.
2. La base para asignar los costos
Para determinar el costo de un producto, la entidad puede utilizar una base histórica o predeterminada:
- La base de costo histórica corresponde a los desembolsos reales que realiza la empresa, es decir, aquellos que ha ejecutado para fabricar el producto.
- La base de costo predeterminada se fundamenta en que la entidad realiza la evaluación de lo que deberían costar los productos y los contabiliza por este valor, para después analizar las posibles diferencias que existan, con el ánimo de medir la eficiencia en la utilización de los recursos. Un ejemplo de base predeterminada es la técnica del costeo estándar (tenga en cuenta que esta última es aceptada por los Estándares Internacionales siempre que se aproxime al resultado de aplicar los requerimientos de la sección 13 de inventario, a propósito consulte nuestro análisis Técnicas de medición del costo aceptadas por las Normas de Información Financiera).
3. El sistema de control de inventarios
El sistema de inventarios no se menciona en los Estándares Internacionales, por lo cual constituye una decisión que debe tomar cada entidad. El sistema de inventarios tiene como finalidad registrar las mercancías existentes en la contabilidad para determinar el costo de las que vende la entidad. Existen dos tipos:
- Sistema de inventario permanente: en este sistema el control de los inventarios se realiza en todo momento, utilizando una tarjeta denominada “Kardex”, de forma que la entidad no tenga necesidad de realizar tomas físicas del inventario para conocer en todo momento cuál es su costo de venta.
- Sistema de inventario periódico: en este sistema la entidad debe programar la realización de un inventario físico para determinar las existencias en inventario. Con estos datos se realiza un juego de inventarios que permite hallar el costo de ventas durante un período.
4. El método de valuación de los inventarios
El método de valuación de los inventarios es la técnica que utiliza la entidad para valorar los productos de su inventario. Debe elegirse un método de valuación de los inventarios, que puede ser alguno de los siguientes:
- Identificación específica: este método se utiliza para valorar materiales que se usan en la fabricación de productos con características específicas, los cuales no se podrían utilizar con facilidad en la producción de otros bienes. Es el caso de los materiales que se utilizan en la fabricación de automóviles.
- Primeros en entrar primeros en salir –PEPS–: bajo este método los primeros productos que se venden son los más antiguos, de forma que los productos en existencia quedan valorados con los costos más recientes. Es un método ideal para las empresas que resultan afectadas por la obsolescencia, como las que se dedican a la venta de celulares.
- Últimos en entrar primeros en salir –UEPS–: bajo este método, las primeras unidades que se venden o se consumen son las últimas que ingresaron al inventario, por lo cual las unidades en existencia quedan valoradas con los precios más antiguos. Este método esta prohibido bajo Estándares Internacionales (ver párrafo 13.18 del Estándar para Pymes).
- Promedio ponderado: en este método el costo de las mercancías del inventario se valora hallando el promedio de las unidades que ya estaban en existencia con las de nuevas compras.
- Método de los minoristas o retail: este método es apropiado para tiendas o supermercados que realizan ventas al por menor con una alta rotación. Consiste en asignarle un margen de utilidad al precio de venta, por lo cual la diferencia corresponde al costo de los productos.