Auditoría de inventarios: un concepto diferente a la toma física de inventarios
Ya sea que se trate de un encargo de auditoría de estados financieros o de un encargo de servicios relacionados para revisar específicamente la partida de inventarios; se debe tener en cuenta que la responsabilidad del conteo físico recae directamente sobre la administración.
Ya sea que se trate de un encargo de auditoría de estados financieros o de un encargo de servicios relacionados para revisar específicamente la partida de inventarios; se debe tener en cuenta que la responsabilidad del conteo físico recae directamente sobre la administración.
El principal objetivo del revisor fiscal es identificar los riesgos de incorrección material en los estados financieros, para esto debe obtener evidencia que apoye su opinión y que sirva como prueba de que la información alojada en la contabilidad concuerda con la realidad económica de la entidad. Parte de esta evidencia de auditoría se obtiene revisando las transacciones, la presentación y revelación de la información y el proceso de control de riesgos realizado por la empresa de acuerdo con la naturaleza de cada partida de los estados financieros.
Entre las partidas a revisar, el inventario es una generalmente relevante en las compañías; sin embargo, el revisor fiscal deberá identificar si para la empresa el inventario es una partida material y de ser así, realizar un proceso de revisión del control de inventarios que ha gestionado la administración. Esto quiere decir que la responsabilidad del proceso de toma de inventario o control de inventarios es de la administración, quien está encargada de su diseño y gestión; por su parte el contador público contratado como auditor externo o como revisor fiscal revisará la gestión realizada por la administración, la periodicidad con la que es realizada, los rubros de la contabilidad asociados a esta partida y obtendrá evidencia suficiente y adecuada para emitir una opinión (en el caso de la labor ejecutada por un revisor fiscal, ver NIA 501) o una conclusión (si el contador ha sido contratado como auditor externo para revisar esa partida específica de los estados financieros, ver NISR 4400).
Teniendo claro que el proceso de toma de inventarios es una labor de la administración y hace parte del control interno de la entidad; a continuación mencionamos algunas de las situaciones que debe atender el revisor fiscal o auditor externo para una adecuada auditoría o revisión de esta partida de los estados financieros.
Controles y mitigación de riesgo
Lo primero que debe atender un auditor o revisor fiscal es identificar la manera en que la entidad gestiona y controla su inventario desde la adquisición de las materias primas, hasta la salida del producto terminado y su gestión en bodega. Identificar el proceso del recorrido del inventario en la entidad y las personas encargadas de su gestión y control para realizar una mejor planeación de su auditoría.
Políticas contables
Tanto las políticas contables de la entidad como el proceso realizado por la administración deben ser concordantes con los Estándares Internacionales, para esto se debe revisar si el reconocimiento, medición y revelación de los rubros de inventarios se realiza bajo las premisas de la NIC 2 o la sección 13.
Algunos de los aspectos a considerar de las políticas contables en relación con los marcos técnicos normativos son:
- ¿Cuál es la técnica de medición de costos?, ya sea que la empresa utilice el costo estándar, el método de los minoristas o el precio de compra más reciente (ver párrafo 13.16 del Estándar para Pymes).
- ¿Cuál es el método utilizado para medir inventario?, este puede ser el método de primeros en entrar, primeros en salir –PEPS– o el método del promedio ponderado (cabe anotar que generalmente el método de últimos en entrar, primeros en salir –UEPS– por no acercarse a la realidad económica de las empresas, no es considerado por los Estándares Internacionales en sus ejemplos, sin embargo si una entidad considera que se acerca a su realidad económica, puede usarlo).
Realización del encargo
Teniendo claros los anteriores puntos. Algunos aspectos a tener en cuenta al realizar el encargo son:
- Identificar si existen limitaciones en la información suministrada por la entidad y cómo esto afecta la realización del encargo.
- Verificar que las personas encargadas de la gestión de los inventarios cuenten con un manual de procedimientos e identificar si cumplen o no con estos lineamientos.
- Verificar que las personas encargadas de la gestión de los inventarios conocen los productos sujetos de inventario y el destino de los mismos.
- Identificar la periodicidad con la que la entidad realiza la toma de inventarios y si estas permiten determinar las cantidades, características y precios de una forma eficiente.
- Identificar que la entidad haya reconocido los componentes del costo: de adquisición, de trasformación y producción y otros costos en los que haya incurrido.
- Verificar que los costos de los inventarios no incluyan costos injustificados, erogaciones que no tengan relación con el inventario como costos de venta o de administración que no están relacionados.
- Verificar los posibles riesgos que estén asociados a la manipulación de inventario, al almacenamiento del mismo y revisar el deterioro.
- Comprobar que las partidas del inventario se encuentran debidamente soportadas en los registros auxiliares de acuerdo a los comprobantes y soportes contables pertinentes.
- Para inspeccionar las existencias, si es posible presenciar el recuento físico de inventarios, de lo contrario, tomar una muestra y realizar procedimientos sustantivos que permitan identificar que los rubros de inventarios en el estado de situación financiera concuerdan con las existencias.
- Revisar si el registro de inventario ha sido ajustado de forma adecuada.
- Revisar las confirmaciones de terceros, para identificar si la entidad tiene o no el control sobre el inventario.
Finalmente el revisor o el auditor de acuerdo al encargo realizado emitirá su opinión o conclusión en el informe de auditoría de acuerdo con las Normas de Aseguramiento de la Información –NAI–.