Canales de denuncia: principal vía para prevenir fraudes a través de la auditoría interna

Procedimientos para realizar denuncias son una de las principales vías de prevención del fraude.

La mayoría de las denuncias son presentadas personalmente por los mismos colaboradores de las empresas.

Los fraudes son expuestos por personas externas: clientes, proveedores e, incluso, la competencia.

Las denuncias son el mecanismo más común de detección del fraude. Así lo indica el estudio «Report to the Nations 2018″ de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados –ACFE, por sus siglas en inglés–.

Según el documento, la mayoría de las denuncias, en primera instancia, son presentadas personalmente por los mismos colaboradores de las organizaciones afectadas.

En segunda instancia, este tipo de delitos son expuestos por personas externas como clientes, proveedores e, incluso, la competencia. También se presenta un importante porcentaje de personas que deciden denunciar de forma anónima para proteger su identidad.

Deloitte en su artículo Canales de denuncia para un eficaz programa de cumplimiento, indica que

«Con este panorama, es recomendable que las organizaciones cuenten con canales de consulta y de denuncia confidenciales. De esta manera, los usuarios pueden plantear sus preocupaciones, buscar asesoramiento o reportar de buena fe infracciones existentes o sólidas sospechas, sin temor a sufrir represalias, medidas discriminatorias o disciplinarias».

Actualmente, con todo y los avances de la tecnología, la línea telefónica es el medio más utilizado para recibir este tipo de denuncias, sin dejar de lado los medios como correo electrónico, sitio web corporativo y formularios en línea. Además, todavía hay empresas que emplean el intercambio de cartas mediante buzones físicos, y otras que aún utilizan el fax.

Denuncias y gobierno corporativo

Las mejores prácticas de gobierno corporativo recomiendan que las organizaciones establezcan un programa de cumplimiento eficiente mediante políticas.

En estas se debe:

• Establecer cuáles son los mecanismos de comunicación continua.
• Formular la manera en la que deben formarse los colaboradores en materia de evaluación de los riesgos, en la definición de medidas para la detección y prevención de conductas irregulares; así como los mecanismos de denuncia o consulta.

Estas políticas deberán dar el marco de alcance de la información que puede ser divulgada como resultado de las auditorías, lo que evitará la difusión de información por parte de los colaboradores de las organizaciones, situación que podría acarrear daños a la reputación de la compañía y otras consecuencias negativas.

Papel del comité de auditoría

Por su parte, KPMG indica que uno de los objetivos del comité de auditoría debería ser asegurarse de que existan mecanismos para recibir denuncias sobre posibles casos de fraude, además de realizar una investigación independiente y dar un seguimiento adecuado.

Los procedimientos para la realización de denuncias son una de las principales vías de prevención del fraude, y los comités de auditoría deben asegurarse de que dichos procedimientos sean efectivos.

Durante el procedimiento hay que estar atentos a las barreras que pueden impedir la efectividad de un sistema de denuncias, algunas son:

• Operativas: ¿el proceso para la realización de denuncias se encuentra completamente integrado dentro de la organización? ¿Todo el personal sabe cómo actuar y qué buscar? ¿Las líneas de atención y denuncia funcionan realmente?
• Emocionales y culturales: los denunciantes a menudo son vistos como soplones, delatores y chismosos. Esta percepción hace que sea difícil denunciar, incluso cuando las personas reconocen que es beneficioso para la compañía, los empleados, los accionistas y otras partes interesadas.
• Miedo: los posibles denunciantes a menudo tienen miedo de realizar denuncias ante la Gerencia. La protección legal, el miedo a meterse en problemas y la posibilidad de ser despedido son aspectos que una persona considera a la hora de realizar una denuncia.

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