[Cartilla Práctica] Factura electrónica: nociones básicas, implementación y circulación

La factura electrónica surge en Colombia a partir de la Ley 223 del 1995, que modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y la equipara como un documento equivalente a la factura de venta. Dicho artículo fue reglamentado después por el Decreto 1094 de 1996, que define a la factura electrónica como un documento computacional que soporta transacciones de venta de bienes o prestación de servicios.

Al promulgarse la Ley 962 del 2005 se amplió el ámbito de utilización de la factura electrónica, al señalar aspectos acerca de su funcionamiento en establecimientos de comercio. Por su parte, el Decreto 1929 del 2007 estableció los lineamientos para la aplicación de la factura electrónica como componente facilitador de las transacciones comerciales.

El artículo 1 de la Ley 1231 del 2008, que modifica el artículo 772 del Decreto 410 de 1971, la define como un “título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio”. Y, a través de la Ley 1231del 2008, el Decreto 2242 del 2015, el Decreto Único 1074 del 2015 y el Decreto 1349 del 2016, que entrará en vigencia el 22 de noviembre del presente año, se reglamenta como título valor.

Implementar la factura electrónica trae diversos beneficios para el contribuyente y las entidades, entre los que se pueden destacar las mejoras en la eficiencia y calidad del servicio al cliente y la reducción de tiempo en el proceso de facturación. Así mismo, contribuye al control fiscal, mejora la calidad de la información, ayuda a prevenir errores, minimiza los tiempos de respuesta y gestión, y facilita integrar la información de la factura con los distintos procesos de la empresa, clientes o proveedores.

Entre otros aspectos positivos, permite el intercambio electrónico de documentos, minimiza los gastos de envío y el espacio para archivar soportes físicos, mejora los procesos administrativos, facilita la búsqueda de información requerida y las empresas colombianas se benefician por los ahorros en recursos en el desarrollo de su gestión. En síntesis, la implementación de la factura electrónica genera un impacto positivo en la economía nacional y es sinónimo de ahorro en costos y competitividad en el comercio.

En esta nueva edición de la cartilla práctica de Actualícese, entregamos al lector las nociones básicas acerca de la factura electrónica, así como los pasos que se deben tener en cuenta para su implementación y circulación efectivas. 

Contenido 

ANÁLISIS

Generalidades de la factura electrónica

• Novedades normativas
• Características de la nueva factura electrónica
• Requisitos

Partes o intervivientes

• Emisores
• Proveedores de servicios tecnológicos
• Adquirientes

Expedición, aceptación y rechazo

Circulación

• Servicios que prestará el Registro de Facturas Electrónicas

Implementación

• Sistema Técnico de Control
• Registro en el catálogo de participantes
• Entrega en el portal de la DIAN
• Numeración de la factura electrónica
• Código único de la factura electrónica – CUFE–
• Trámite virtual
• Inhabilitación de la numeración
• Firma digital y validez de la factura electrónica

Nuevo servicio virtual de numeración

• Solicitud de autorización de la numeración
• Solicitud de habilitación de la numeración
• Solicitud de inhabilitación de la numeración
• Zonas especiales DIAN

Beneficios de la facturación electrónica

• Ahorro en costos y optimización de procesos
• Competitividad internacional
• Retos para los proveedores
• Pasos para realizar con éxito la facturación electrónica en Colombia