La Superintendencia de Industria y Comercio recuerda que los responsables del tratamiento de bases de datos, obligados a registrar las bases de datos personales, son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT y las personas jurídicas de naturaleza pública. Dependiendo de la calidad del responsable se tienen tres fechas para la inscripción de bases de datos, así: 1) hasta el 30 de septiembre de 2018 para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 UVT; 2) hasta el 30 de noviembre de 2018 para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 UVT; y 3) Hasta el 31 de enero de 2019 para las personas jurídicas de naturaleza pública. En el caso de las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos anteriormente, el registro deberá hacerse dentro de los 2 meses siguientes contados a partir de su creación.
Las sucursales de sociedades extranjeras no son un ente jurídico distinto de su casa matriz; por tal motivo, no solo carecen de personería jurídica, sino de accionistas propios y de junta directiva; de ahí que, por disposición expresa de los artículos 471 y 472 del Código de Comercio, las mismas solo cuentan con un apoderado general para atender los negocios en Colombia que actúa como representante, quien deberá tener uno o más suplentes, así como con un revisor fiscal, cuya designación ha de constar en el documento o resolución a través del cual la sociedad extranjera acuerde establecer negocios permanentes en el país. Dicho documento, una vez protocolizado, deberá inscribirse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde va a desarrollar su actividad. En este orden de ideas, es claro que las referidas sucursales no celebran reuniones de junta de socios o asamblea general de accionistas y, por lo mismo, no están obligadas legalmente a llevar ni a inscribir en el registro mercantil el libro de actas de que trata el artículo 195 del Código de Comercio.
Para perfeccionar la fusión entre una sociedad de responsabilidad limitada y una sociedad por acciones simplificada, se requiere el otorgamiento de una sola escritura pública contentiva del respectivo acuerdo, así como los demás documentos previstos en el artículo 177 del Código de Comercio, entre los que se enlistan las actas en las que conste la aprobación de la reforma estatutaria por parte de los órganos competentes de cada una de las sociedades involucradas en la misma, atendiendo además, que este documento público debe inscribirse en el registro mercantil del domicilio de las mismas para efectos de publicidad. Sobre el otorgamiento de la escritura pública para formalizar una operación de fusión como la descrita, es preciso observar que, si bien esta formalidad no se exige tratándose en general de las reformas estatutarias de la sociedad por acciones simplificada, sí lo es en todo caso para cualquier modificación de una sociedad de responsabilidad limitada, incluida, obviamente, la fusión en que participe como absorbente o como absorbida; ello implica que deba satisfacerse tal requisito para que el mencionado acto tenga efectos jurídicos respecto de terceros, independientemente de que haya o no involucrados, bienes sujetos a registro.
El artículo 262 del Código de Comercio especifica la sanción de ineficacia para los negocios que se celebren contrariando la prohibición de las sociedades subordinadas de tener participación patrimonial en las sociedades que las dirijan o controlen. La imbricación es entendida, en materia de grupos, como la existencia de participaciones recíprocas entre las participes del conglomerado. No solo puede darse este fenómeno entre la matriz y las subordinadas, sino también entre sociedades subordinadas. No obstante, la única que está expresamente prohibida por la ley colombiana es la participación de las subordinadas en el capital de las sociedades que las dirijan o controlen. Así pues, la norma en mención restringe la denominada imbricación societaria, para evitar el desvanecimiento de capital entre las sociedades, la duplicación parcial y ficticia de los aportes de los asociados, y para proteger, en últimas, la prenda general de los acreedores societarios. Para que tenga lugar la imbricación se requiere de una situación de control entre dos sociedades. En esencia, los requisitos para que se presente la imbricación societaria son entonces: i) la existencia de una sociedad matriz; ii) la presencia de una o varias sociedades subordinadas; y iii) que la subordinada participe en el capital de la matriz. Reunidos tales elementos, existe imbricación sin importar si el capital está representado en acciones o partes de interés, y si las mismas fueron adquiridas a títulos gratuito u oneroso.
En materia cambiaria, la competencia atribuida a la Supersociedades, se limita a la aplicación del régimen sancionatorio, en los términos del artículo 82 de la Ley 222 de 1995, relacionada con el cumplimiento del régimen cambiario en materia de inversión extranjera en Colombia, inversión colombiana en el exterior y endeudamiento externo, de acuerdo con el procedimiento establecido en el Decreto 1746 de 1991, que se cumple por conducto del Grupo de Régimen Cambiario, regulación que es pertinente revisar para ilustrarse acerca de las sanciones a que haya lugar. De acuerdo con la estructura del referido decreto, las sanciones pueden ascender al 200% del monto de la infracción cambiaria comprobada, la cual, de ser procedente, se aplicará con observancia estricta del debido proceso, previa formulación de un pliego de cargos y valoración de las pruebas conforme a las reglas de la sana crítica, atendiendo la naturaleza administrativa de la infracción cambiaria, la índole objetiva de la responsabilidad correspondiente y los objetivos perseguidos por el Régimen de Cambios.
La Supersociedades precisa que la casa matriz es la titular de la personería jurídica mientras las sucursales son establecimientos de comercio por medio de los cuales actúa la sociedad, por lo que al no ser persona jurídica no puede ser calificada en ninguna de las categorías de micro, pequeña o mediana empresa. En consecuencia, el tamaño empresarial no está determinado por la situación propia de la sucursal de sociedad extranjera, es decir, por el número de trabajadores, el valor de sus activos o renta anual, sino por el tamaño de la empresa matriz.
La liquidación de una sociedad no puede vulnerar los derechos y acreencias laborales, ni la prelación que estas tienen en el proceso de liquidación, ya sea que la relación laboral se haya desempeñado directamente o a través de tercerización, pues la garantía a proteger es constitucionalmente la misma. La disolución de la persona jurídica privada que es objeto de liquidación, y el consecuente cese de su actividad productiva, no puede constituirse en un espacio para el desconocimiento o la vulneración de los derechos de las personas que allí laboraban. Los derechos consagrados en los artículos 25 y 53 de la Constitución Nacional y del derecho al mínimo vital, hacen imperativo que el proceso liquidatorio sea respetuoso de los derechos de los trabajadores. Por esta razón, la crítica situación financiera que pueda enfrentar una empresa no la releva del deber de cumplir con sus obligaciones previamente adquiridas, «por cuanto es obligación de las entidades públicas o privadas el prever con antelación las partidas presupuestales indispensables, que conlleven a la garantía y cumplimiento puntual de las obligaciones laborales». En cualquier caso, si ello no fue previsto, las acreencias laborales deben tener una efectiva prelación frente a las demás deudas asumidas por la empresa y deben ser pagadas conforme a las condiciones pactadas en las convenciones colectivas, si a ello hay lugar.
La Supersociedades señala que si en la sociedad de responsabilidad limitada la administración y representación recae directamente en cabeza de sus socios, amén del precepto contenido en el artículo 358 del Código de Comercio, se habrá de tener en cuenta el régimen de deberes que prevé el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, a cuyo tenor los administradores deben obrar con buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Además, en cumplimiento de sus deberes, estos realizarán los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social de la empresa que representan; deberán, de igual manera, guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad, abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada, abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.
Para reducir el capital de una sociedad, cuando la medida implique un efectivo reembolso de aportes, deben cumplirse los requisitos para ese fin, previstos en el artículo 145 del Código de Comercio; entre ellos se encuentra la autorización de la Superintendencia de Sociedades, en cuyo caso no es necesario que la compañía se encuentre en causal de disolución por pérdidas. Por el contrario, si el propósito de la operación es enervar la causal de disolución por pérdidas que han reducido el patrimonio por debajo del 50% del capital suscrito, de que trata el numeral segundo del artículo 457 del Código de Comercio, es posible disminuir el capital sin necesidad de cumplir los requisitos anotados, puesto que la reducción no implica, en ese caso, un reembolso de aportes; condición que determina el cumplimiento de las condiciones a que alude el artículo 145 del Código de Comercio.
La regla de circulación o libre negociabilidad de la factura es inherente a su condición de título valor endosable y, en tal virtud, se encuentra especialmente protegida con el desconocimiento de toda estipulación que de alguna manera la contravenga, y la sanción de su retención o restricción a la negociabilidad. Esta máxima de circulación o libre negociabilidad no sufre menoscabo alguno por el hecho de que el obligado, como adquirente de los bienes y servicios de que da cuenta la misma, sea una entidad pública de los órdenes nacional, departamental o municipal, pues la ley no consagra distinción alguna sobre el particular. Así pues, no es factible que las entidades públicas de los órdenes nacional, departamental o municipal se opongan o restrinjan de manera alguna la regla en mención reconocida expresamente a la factura, o exijan requisitos adicionales para su pago.