Las bases de elaboración del presupuesto de la copropiedad difieren de las utilidades para la preparación de los estados financieros de períodos intermedios o de fin de ejercicio. Asimismo, le corresponde a la asamblea de copropietarios aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio y el presupuesto anual de ingresos y gastos de la copropiedad. Cabe señalar que los estados financieros se elaboran aplicando el principio de causación o devengo, mientras que el presupuesto es un resumen de los recaudos y desembolsos en los que incurrirá la copropiedad durante el período. La ejecución presupuestal es un resumen que presenta las diferencias entre el presupuesto proyectado y la ejecución presupuestal. Al final de cada ejercicio el administrador de la copropiedad debe preparar y someter a consideración del Consejo de Administración el informe de ejecución presupuestal, que generalmente presenta las diferencias con el presupuesto aprobado, junto con las respectivas explicaciones de las variaciones más importantes producto de situaciones imprevistas que hayan incidido en forma negativa o positiva en su ejecución.
El CTCP precisa que la aplicación de políticas de pronto pago y acuerdos de pago debe estar documentada en los procedimientos de carácter interno y en las políticas contables de la copropiedad.
Los marcos técnicos normativos no se ocupan de aspectos relacionados con los soportes, comprobantes de contabilidad y libros. Sin embargo, todo lo relacionado con libros de comercio se encuentra regulado en el código de comercio y el Decreto 2649 de 1993.
Para ser clasificado en el grupo 3 la entidad debe cumplir con la totalidad de los requisitos establecidos en el capítulo 1 del anexo 3 del Decreto 2420 de 2015. El no cumplimiento de alguno de estos requisitos generaría la necesidad de clasificar la entidad en otro grupo, por ejemplo, en el grupo 2, cuyo marco técnico es el contenido en el anexo 2 de dicho decreto.
Los criterios de unidad de cuenta y plan de cuentas (que incluye códigos contables y dinámicas) no se encuentran expresados taxativamente en los nuevos marcos técnicos normativos, por lo que queda a libertad del elaborador de los estados financieros definir su estructura, de acuerdo con los criterios de presentación y revelación establecidos en los marcos técnicos normativos vigentes.
Respecto a la manera en que se deben manejar los pagos por canon de arrendamiento hechos por anticipado, el CTCP precisa que deben ser reconocidos como pasivos, y se van reconociendo en la medida que se cumplan los criterios establecidos en el marco técnico normativo; en cuanto al pago de los cánones de arrendamiento al propietario del inmueble, dependerá de la relación contractual convenida. En cuanto al manejo de los ingresos por abonos de realizados por clientes que están adquiriendo apartamentos sobre planos, el registro dependerá del contrato que se haya firmado entre las partes, ya que, en la gran mayoría de estos proyectos, interviene la constructora, la comercializadora, la entidad financiera y el cliente.
El reconocimiento de los instrumentos financieros (créditos de la casa matriz) está descrito en la NIIF 9 y ejemplificado en la Orientación Técnica N.° 8, en armonía con el Decreto 2420 de 2015, y en otras normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
Las entidades sin ánimo de lucro se encuentran obligadas a llevar libros de contabilidad y de actas; respecto de la obligatoriedad de inscribirlos o no, se debe verificar si se encuentran obligadas a registrarlos ante la Dian.
Si los estados financieros fueron emitidos con fundamento en otra base de principios, por ejemplo, los contenidos en el Decreto 2649 de 1993, que quedaron sin vigencia a partir del 1 de enero de 2015 (grupo 1 y 3); y 1 de enero de 2016 (grupo 2); dichos estados carecerían de validez, con los efectos previstos en las normas que sobre libros de comercio están contenidas en el Código de Comercio y en otras disposiciones.
Al resolver consulta sobre la posibilidad de solicitar las utilidades de una unión temporal que aún no se ha liquidado, el CTCP precisa que no es permitido distribuir ninguna suma por concepto de utilidades, mientras estas no se hayan justificado con base en el balance del correspondiente ejercicio social, debidamente aprobado por el máximo órgano social, toda vez que antes no exista certeza de que efectivamente habrán utilidades susceptibles de ser distribuidas y cuál será su monto; de ahí que mal podrían repartirse de manera anticipada, so pena de las sanciones que impone la ley. En consecuencia, será decisión conjunta de todos los miembros de la unión temporal, aprobar una distribución anticipada de utilidades, con sujeción a las estipulaciones legales y estatutarias a que haya lugar, considerando además que la unión temporal no constituye una persona jurídica, sino un contrato suscrito entre varias personas naturales o jurídicas para realizar actividades comerciales, por lo que las reglas que determinan su desarrollo deberán pactarse expresamente en dicho documento.