Certificado de retención no recibido, genera dificultades tanto a personas naturales como jurídicas
Ya que no existe norma que obligue a los agentes de retención que se liquidan, a entregar los certificados, los sujetos pasivos a los que les practicaron las retenciones enfrentarían un problema por no contar con un documento que reemplace el enunciado documento.
Ya que no existe norma que obligue a los agentes de retención que se liquidan, a entregar los certificados, los sujetos pasivos a los que les practicaron las retenciones enfrentarían un problema por no contar con un documento que reemplace el enunciado documento.
Al final de cada año, por medio del decreto que fija el calendario tributario del año gravable que está por empezar, se establece que todas las personas naturales y jurídicas que actuaron como agentes de retención a título de renta, durante el respectivo año gravable, solo tendrán hasta marzo del año siguiente para expedir los certificados de retención a título de renta. Sin embargo, si los agentes de retención no los expiden oportunamente, se exponen a la sanción del artículo 667 del ET.
Sin embargo, en los casos en que un agente de retención deja de existir jurídicamente en algún momento dentro del año gravable, sucedería al llegar la fecha de expedición de los certificados, ya no existiría un agente de retención al cual solicitarle tales documentos.
En un caso como el anterior, ya que no hay norma que obligue a los agentes de retención que se liquidan durante el año a entregar rápido y oportunamente los certificados de retención, los sujetos pasivos a los que se les practicaron las retenciones, especialmente los que sean personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, enfrentarían un obstáculo frente al proceso de contar con un documento que reemplace el certificado de retención y con el cual soporten los valores que pretendan restarse en su declaración anual de renta.
El problema ya planteado, puede ilustrarse mejor viendo el caso de un asalariado de una empresa que se liquidó durante el año y que al no contar con el formulario 220 que le hubiera expedido su agente de retención, no tiene un documento válido que reemplace el certificado. Aunque los desprendibles de nómina podrían reemplazarlo, el problema es que el artículo 379 del ET no contempla que dichos desprendibles sean aceptados como un documento válido que reemplace al certificado de ingresos y retenciones que debía entregar el agente de retención.
Por su parte, la persona natural que no lleva contabilidad y que percibió ingresos por conceptos diferentes a pagos laborales, al no lograr por parte de sus agentes de retención el certificado de retención en la fuente, presentaría dificultades para contar con otro documento equivalente que lo reemplace.
Al respecto, los parágrafos 1 y 2 del artículo 381 del ET afirman:
“Parágrafo 1°. Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente Artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.
Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional podrá eliminar la obligación de expedir el certificado de retenciones a que se refieren éste y el Artículo anterior, creando mecanismos automáticos de imputación de la retención que lo sustituyan.”
Con lo anterior, si la persona que percibió pagos o abonos en cuenta por conceptos diferentes a pagos laborales no logra contar con los documentos supletorios del parágrafo 1 del artículo 387 del ET, se quedaría sin un soporte válido que le ayude a respaldar el valor de las retenciones que podría restarse en su declaración de renta.
Adicionalmente, cuando una persona natural no consiga los certificados anteriormente mencionados, la norma no le permitirá tomar como soporte válido de sus retenciones a favor los datos del Excel con la “Consulta de datos para declaración de renta” que la DIAN deja descargar en su portal.