Cierre o arqueo de caja diario: errores y complicaciones que se pueden presentar en el proceso
Que haya menor dinero del que debería haber y que se presente un valor de caja mayor que el reportado, son dos errores que se pueden presentar en un cierre de caja. El arqueo de caja diario se puede convertir en un proceso conflictivo con los vendedores si no se controlan todas las entradas y salidas.
Que haya menor dinero del que debería haber y que se presente un valor de caja mayor que el reportado, son dos errores que se pueden presentar en un cierre de caja. El arqueo de caja diario se puede convertir en un proceso conflictivo con los vendedores si no se controlan todas las entradas y salidas.
El arqueo o cierre de caja es un método contable que se realiza al final de una jornada de ventas para conocer si el efectivo, más otros comprobantes de pago físicos, coincide con los valores reportados de ventas en caja.
Su objetivo es proteger el efectivo de los puntos de venta, considerando que el dinero está constantemente expuesto al público, con la consecuente facilidad para su pérdida, robo, fraude o simplemente descuido en su contabilización.
Este generalmente se hace a diario, cuando cierra un negocio, o de manera parcial cuando hay cambio de turnos de cajeros, con el propósito de conocer si el dinero o medios equivalentes presentes en una caja coinciden con los datos de ventas que se reportan en las tirillas de pago o en el software con el que cuenta el negocio.
Generalmente una caja abre con un valor inicial en efectivo, como punto de partida de las operaciones diarias. En el transcurso del día se realizan ventas, con o sin descuentos, que se pagan con diferentes medios de pagos, como efectivo, tarjetas débito, crédito, bonos, cheques, redenciones de sistemas de puntos, a plazos, o crédito interno, etc. Puede ocurrir también que se tome dinero de la caja para hacer compras a proveedores, pagar cuentas de luz, agua, etc.; o para otros gastos del negocio, como nómina, transportes, u otras compras internas ocasionales.
Errores en el arqueo de caja
Durante el proceso de arqueo o cierre de caja se pueden detectar los siguientes errores presentes en el punto de pago:
1. Un valor de arqueo de caja menor que el reportado (faltante), lo que significa que hay menos dinero en caja del que debería haber. Lo anterior puede ser ocasionado por:
- Se realiza una devolución de dinero a los clientes, superior a lo que debería ser.
- No se están teniendo en cuenta otras salidas de dinero para compras u otros gastos del negocio.
- Se pierden comprobantes de pago.
- Descuentos otorgados a los clientes que no son registrados.
- Ventas a crédito o por plazos.
- Por robo.
2. Un valor de arqueo de caja mayor que el reportado (sobrante), aunque esto no pareciera un problema para el negocio podría estar indicando otro tipo de fenómenos como:
- Se está entregando menos cambio o devolución de dinero.
- Algunos ingresos recibidos por el cajero no son contabilizados.
- Se está cobrando un valor de más por las compras realizadas.
Medios de pago como tarjetas de crédito, débito o cheques tendrán un manejo diferente, por lo que sus comprobantes deben ser resguardados para poder realizar las respectivas conciliaciones bancarias en el momento de recibir los extractos financieros.
Arqueo o cierre de caja sistematizado
El arqueo de caja diario se puede convertir en un proceso conflictivo con los vendedores en el punto de venta si no se cuenta con un control estricto de todas las entradas y salidas que se realizan en la caja.
El cierre de caja puede convertirse en un proceso complejo cuando:
- No se cuenta con un sistema automatizado para el registro de las ventas, compras y otros costos o gastos.
- Se reciben diferentes medios de pago que se pueden combinar entre sí para el pago de una venta.
- Se mueve dinero de la caja para realizar pagos a proveedores o para otros gastos del negocio.
- Se tienen varias cajas que realizan muchas operaciones diariamente.
- No existe un control de facturación.
* Con información de vendiendo.co.