Circular Externa 100-000001 de 26-02-2010

Superintendencia de Sociedades
Circular Externa 100-000001
26-02-2010

Asunto: Presentación de Estados Financieros Períodos Intermedios y de Fin de Ejercicio.

El artículo 5°, numeral 1 de la Ley 1116 de 2006, faculta al juez del concurso para solicitar u obtener en la forma que estime conveniente la información que requiera para la adecuada orientación del proceso de insolvencia.

Por su parte, el Decreto 4350 de 2006 sometió a vigilancia de la Superintendencia de Socie­dades a todas las sociedades que se encuentren en trámite concursal, facultándola, en virtud de los artículos 83 y 84 de la Ley 222 de 1995, para solicitar la información financiera y contable que requiera en cualquier momento, para el cumplimiento de sus funciones.

En lo sucesivo, las sociedades que hayan sido admitidas a un proceso de liquidación judicial (Ley 1116 de 2006) deberán remitir estados financieros de períodos intermedios cada cuatro (4) meses, esto es con corte a 30 de abril y 31 de agosto de cada año, utilizando los formatos diseñados para el efecto y siguiendo las instrucciones que suministre la entidad.

El estado financiero de fin de ejercicio, contendrá la información relacionada al período comprendido entre el 1° de enero al 31 de diciembre de cada año.

Para las presentaciones señaladas se ha rediseñado dentro del aplicativo STORM, del que dispone esta Superintendencia en nuestro portal Internet, el formulario denominado Informe de Periodos Intermedios y Fin de Ejercicio Liquidación Judicial, Informe 28.

Plazo

La información solicitada en este formulario será presentada dentro de los 5 primeros días hábiles del mes siguiente a la fecha de corte del período intermedio correspondiente y la de fin de ejercicio a más tardar el 31 de marzo siguiente de cada año así:

Documentos Adicionales

Los liquidadores deberán allegar físicamente los documentos que a continuación se relacio­nan, ya que los mismos son parte integral de los estados financieros y dan validez oficial a la información remitida por Internet:

a) Certificación suscrita por el liquidador y el contador de la sociedad, de que trata el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, la cual consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fiel­mente de los libros de contabilidad, con alusión a la fecha de la información financiera remitida vía Internet en el formato STORM.

Tal declaración puede hacerse con las anteriores palabras o expresiones similares, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993.

Quien firma en calidad de contador público, deberá anotar el número de su tarjeta profesional (parágrafo 3°, artículo 3° de la Ley 43/ 90).

El liquidador y el contador público bajo cuya responsabilidad se preparó la información financiera, son las personas encargadas de certificar los estados financieros, lo cual es garantía del adecuado registro en libros y preparación de los estados financieros, de conformidad con los principios o normas de contabilidad de general aceptación. Los libros deben encontrarse al día, en los términos contenidos en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, toda vez que sus saldos y las operaciones registradas en ellos, son la fuente para elaborar los estados financieros.

b) Las notas a caja uno los estados financieros que se deben remitir y a la relación de gastos de administración, las cuales deben ser lo suficientemente explicativas, seguir los lineamientos del artículo 114 y siguientes del Decreto 2649 de 1993, incluyendo como mínimo:

• Fecha de corte o período al cual corresponda la información contenida en cada estado financiero,

• Principales políticas y prácticas contables, en atención al estado de liquidación de la sociedad,

• Justificación y origen de variaciones importantes en rubros componentes del balance general,

• Los castigos contables efectuados a activos de la sociedad, indicando las gestiones previas realizadas tendientes a su recuperación, el monto de los mismos, razones de su castigo,

• Las restricciones o gravámenes sobre activos,

• Debe señalarse el número de personas acreedoras de las obligaciones laborales,

• Deben revelar el número de personas amparadas en las pensiones de jubilación,

• Origen y naturaleza de las principales contingencias probables,

• Origen, naturaleza y justificación de cada uno de los gastos causados, registrados en el estado de resultados,

• Origen, naturaleza y justificación de cada uno de los gastos efectivamente realizados que se encuentran registrados como egresos en el estado de ingresos y egresos,

• En caso de reconstrucción de la contabilidad, revelar la manera cómo se reconstruyó la contabilidad.

c) Informe detallado de gestión del liquidador; en dicho informe el liquidador deberá certificar el cumplimiento de lo establecido en el artículo 1° de la Ley 603 del año 2000, en lo relacionado al cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. (Sólo para los estados financieros de fin de ejercicio).

Aspectos de Carácter General

Cifras en Pesos. La presentación de los valores deberá realizarse en pesos, esto es, todos los Dígitos sin Decimales.

Valores Positivos: Los valores deben ingresarse absolutos (Positivos). Solo en los casos en que el valor pueda ser positivo o negativo, debe ingresar el dato negativo anteponiendo al valor el signo menos. Por ejemplo: En Resultados del ejercicio, Resultados de ejercicios anteriores y Desvalorizaciones en el renglón de Superávit por valorización.

Aspectos de Carácter Técnico

El aplicativo STORM e debe descargar a través del portal empresarial en Internet, www.supersociedades.gov.co en la sección “Envío de Información”, subsección “software”, donde también se encuentran los manuales de instalación y de diligenciamiento de cada uno de los diferentes informes.

Una vez instalado el aplicativo STORM encontrará todos los formularios que esta Super­intendencia ha elaborado para cada uno de los reporte de información. Por lo tanto, para la presentación de la información solicitada mediante esta circular debe seleccionar el informe 28 (Informe de Periodos Intermedios y Fin de Ejercicio Liquidación Judicial).

Después de diligenciado y validada la información en forma correcta, se debe generar el archivo resultado con extensión STR.

Para el envío del archivo STR, la Superintendencia ha implementado el servicio electrónico de recepción a través de nuestro portal empresarial, en la sección “Formularios Electrónicos” (lado derecho de la página), cuyo sistema,, una vez recibido y validado el Informe, le generara un número de radicación, el cual podrá consultar en esta misma sección, opción “verificar estado del envío”.

Para el envío de los documentos adicionales, es necesario que se relacione el radicado del recibido del informe electrónico.

Recomendación

Es importante consultar los manuales de instalación y diligenciamiento ubicados en nuestro portal, los cuales explican claramente la forma de diligenciar cada uno de los formularios que conforman el informe.

También es importante consultar las instrucciones técnicas suministradas en el Manual del Usuario, el cual se encuentra dentro del aplicativo STORM y hace parte del menú superior en la opción de ayuda del mismo.

Se puede dirigir directamente al Grupo de Liquidaciones o la Intendencia Regional respectiva.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa 100-000002 del 4 de febrero de 2009.

Publíquese y cúmplase.

Cordialmente,

El Superintendente de Sociedades,
Hernando Ruiz López.