Comité de auditoría, ¿cómo realizar reuniones efectivas?

Desde el punto de vista de la consultora Deloitte, los comités de auditoría deben considerar mejorar las prácticas a la hora de realizar reuniones efectivas. Aspectos como el calendario, agendas de reunión, quiénes deben asistir a estas, sesiones ejecutivas, entre otros puntos, las potencializan.

La Guía de recursos para el comité de auditoría publicada por Deloitte, enumera una serie de requerimientos que deben tener en cuenta estos, los cuales deben considerar maneras para implementar o mejorar prácticas que les ayuden a realizar reuniones efectivas. Cada comité debe considerar qué es más efectivo para sus circunstancias, pero ciertas prácticas son valiosas para la mayoría.

Calendario

Los comités de auditoría pueden usar el reglamento para crear un calendario que esboce qué será cubierto durante cada reunión del año en curso. Esto puede ayudar a vigilar que las materias requeridas sean abordadas, y a permitir que el presidente determine si las reuniones son suficientemente frecuentes y largas como para cubrir los temas necesarios.

Agendas de reunión

Una vez que el calendario anual se establezca, el presidente y la administración pueden crear agendas de reunión que se centren en los riesgos críticos y en las áreas de prioridad. «Las agendas deben ser suficientemente flexibles para abordar cualquier problema que surja durante el año y asignar tiempo suficiente para que se presenten discusiones críticas por parte de los miembros del comité», recomienda Deloitte.

El presidente debe considerar cómo priorizar los elementos fundamentales de la agenda, para que el comité les asigne el tiempo necesario. Una agenda bien planeada y administrada le ayudará al comité a permanecer centrado.

Desde el punto de vista de Deloitte, se debe considerar asignar tiempo de la agenda para temas de educación, o discusiones de mayor profundidad, para ayudar a que los miembros del comité se mantengan informados sobre los riesgos y problemas que afectan a la compañía. Esas sesiones pedagógicas pueden ser lideradas por la administración o involucrar especialistas externos.

Materiales de reunión

Dado que se incrementan las demandas hechas a los comités de auditoría, es importante que los materiales de las reuniones contengan información que facilite la discusión y la efectiva toma de decisiones. «Al comité de auditoría se le deben proporcionar materiales con suficiente anticipación a las reuniones e incluir resúmenes ejecutivos que les ayuden a los miembros a entender los riesgos y problemas. Los materiales deben identificar de manera clara las acciones a ser tomadas por el comité», propone Deloitte en su guía.

Asistentes a la reunión y discusiones

El presidente debe trabajar con la administración para determinar quién debe asistir a cada reunión. Si bien es importante que se presenten las personas necesarias para darle cabida a las diferentes temáticas, el presidente debe hacer que las reuniones sean lo suficientemente pequeñas como para fomentar discusiones francas. Cada asistente debe tener un rol y contribuir a las metas generales de la reunión.

«La discusión crítica y el compromiso en las reuniones deben ser fomentadas por el presidente y los miembros deben llegar preparados, habiendo leído todos los materiales anticipados y preparado preguntas para la administración. El presidente debe mantener la discusión centrada en los temas importantes y volver a priorizar la agenda si es necesario», aconseja Deloitte.

Sesiones ejecutivas

Este tipo de sesiones le permiten al comité reunirse en privado con los miembros clave de la administración ejecutiva, el auditor independiente, los auditores internos y el consejero legal o el director legal jefe. Ellas proporcionan una oportunidad para discutir problemas sensibles que pueden no ser apropiados en una reunión más grande. Las sesiones ejecutivas a menudo ocurren después de la porción regular de negocios de la reunión, y deben ser tenidas incluso si no hay temas específicos para discutir.

«Esta práctica ayuda a mantener abiertas las líneas de comunicación entre el comité de auditoría y sus interesados. Algunos comités de auditoría también se reúnen en privado antes de las reuniones para discutir la agenda y las prioridades, y después de las reuniones y las sesiones ejecutivas para interrogar, esbozar acciones, y considerar temas futuros de la agenda», afirma Deloitte.

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