¿Cómo debería registrarse la amortización de los “gastos pagados por anticipado”?

¿Cómo debería registrarse la amortización de los “gastos pagados por anticipado”?

Hoy en día, y mientras la mayoría de las contabilidades en Colombia estén obligadas a utilizar el Plan Único de Cuentas de comerciantes (ya están pretendiendo eliminar futuramente tal obligación; consulta un editorial reciente sobre el tema), la utilización del PUC para la contabilización y amortización de los “gastos pagados por anticipado” es uno de los muchos casos interesantes para analizar.

La “contabilización” de los gastos pagados por anticipado

En efecto, cuando en una empresa se incurren en los denominados “gastos pagados por anticipado” (arriendos, seguros, etc.), no hay complicaciones ni dudas sobre la cuenta en la cual se deben hacer los respectivos débitos de tales valores. El PUC nos indica que las cuentas a utilizar serían las reseñadas con los códigos 170505 hasta 170595.

La “amortización” de los gastos pagados por anticipado

Sin embargo, la parte delicada vendrá cuando de esos valores debitados inicialmente en esas cuentas antes mencionadas, se deban empezar a hacerle los respectivos créditos (“amortizaciones”) con miras a afectar las respectivas cuentas del gasto (cuentas que inician con el códigos 5) o costo (cuentas que inician con el código 73) en el Estado de Resultados.

Es delicada tal parte, por cuanto las instrucciones del actual PUC indicarían que esas amortizaciones se harían a lo largo de todas las distintas cuentas el costo o gasto , según corresponda la naturaleza del respectivo gasto pagado por anticipado, y no a una única cuenta que se llame “Amortizaciones”.

Así, si el gasto pagado por anticipado se debitó inicialmente en la cuenta “170505-Intereses”, entonces su amortización iría en la cuenta “530520-Intereses”. O si el inicialmente se debitó en la cuenta “170525-Arriendos”, entones su amortización iría en la cuenta “5120-Arriendos”.

No sería viable utilizar la cuenta “5165-Amortizaciones”, al fijarnos en las subcuentas de dicha cuenta “ 5165” nos damos cuenta que allí solo se registrarían las amortizaciones que proceden desde otras cuentas, distintas de la cuenta 1705 (a la cuenta “ 5165” llegarían las amortizaciones de las cuentas “16- intangibles”, o “1710-cargos diferidos”, etc).

Se complican los cruces de información en Medios Magnéticos

Siendo entonces el caso de que las amortizaciones de los “gastos pagados por anticipado” se terminan haciendo de forma que se afectan múltiples cuentas del gasto o costo, la complicación se originaría cuando, en el proceso de suministro de información exógena a la DIAN en Medios Magnéticos , no se logre identificar si la respectiva cuenta del costo o gasto tiene un registro que proviene de un pago hecho directamente al tercero, o tiene un registro que proviene de una amortización hecha a las cuentas del “gasto pagado por anticipado”.

En efecto, cuando se trata de reportar a la DIAN la información sobre los pagos hechos a terceros durante un año (literal “e” del art.631 del ET) , es necesario que el registro hecho en las cuentas “1705-Gastos pagados por anticipado” se hayan hecho con la suficiente identificación del tercero al cual se le hizo dicho pago anticipado.

Cuando ese mismo gasto es “amortizado”, no se puede volver a informar a la DIAN que ese gasto (el que queda en el Estado de Resultados producto de la amortización y que se lleva como deducible a la declaración de renta) es otro pago distinto, y que se hizo al mismo tercero. Se duplicaría la información y no habría “cruce” con los datos que como “ingreso” va a reportar dicho tercero; incluso, el pago original hecho a un tercero, y debitado en las cuentas 1705, pudo haberse hecho varios años atrás , pero amortizarse a lo largo de varios años subsiguientes, y ello sería más delicado (si quieres enterarte sobre la forma correcta de hacer estos reportes a la DIAN , por el año 2005, consulta nuestro producto: Actualícese en Medios Magnéticos-Premium ).

Soluciones para evitar tales complicaciones

A quienes en el proceso de amortización de sus “gastos pagados por anticipado” les corresponda afectar varias cuentas del gasto o costo en el Estado de Resultados, lo que deberían procurar hacer es que tales cuentas del gasto o costo sean afectadas de alguna manera especial que permitan al final del año, identificar si tal gasto o costo procede de un pago directo hecho al tercero durante el año o si procede de la amortización que se hacen a las cuentas de “gastos pagados por anticipado”.

Para ello, al momento de hacer “amortizaciones”, se podrían tomar medidas como las siguientes:

1. Debitar las respectivas cuentas de costo o gasto, no con el mismo Nit e identificación del tercero con el que figuraban los valores en la cuenta 1705, sino con otro Nit especial (por ejemplo:”9999999-Amortizaciones”).
2. Crear, dentro de la subcuenta de 6 dígitos del gasto que tiene creado el PUC, otra subcuenta de 7 u 8 dígitos, para controlar que se trata de un “gasto” que procede de las amortizaciones de los valores hechos inicialmente en las cuentas 1705, y pudiendo en este caso usar el mismo Nit con que figuraba el tercero en la cuenta 1705 (todo para mayor control de quienes auditan los balances). Solo que en este caso, con la subcuenta de 7 u 8 dígitos, se sabrá que esa información del costo o gasto allí registrada, no se va a reportar a la DIAN como un pago hecho al tercero, sino como un gasto que proviene de amortizaciones.

Ejemplo

Para mayor claridad, pensemos en la siguiente situación, la empresa “Ejemplo S.A.” en Octubre de 2005 pagó a la empresa “Arriendos SA” con Nit 800.999.000 un valor de $12.000.000 que corresponde a los arriendos anticipados de Octubre de 2005 a Marzo de 2006. En el mismo mes de Octubre de 2005, pagó a la empresa “Inmobiliaria S.A.” con Nit 800.123.234 un valor de $1.000.000 por arriendo de un local usado solo en ese mes de Noviembre de 2005.

En las contabilizaciones de tales pagos, la empresa “Ejemplo S.A.” afectaría las siguientes cuentas:

En las amortizaciones que se hacen entre octubre de 2005 y diciembre de 2005, por los valores pagados a la empresa “Arriendos SA”, los registros quedarían así :

Nótese que la cuenta del gasto afectada (cuenta 51201001) es una subcuenta de 8 dígitos la cual quedaría como subcuenta dentro de la otra cuenta de 6 dígitos “512010-Gasto arriendo de construcciones y edificaciones”. Se crea esa subcuenta especial de 8 dígitos para poder registrar allí, con el mismo Nit del tercero, el valor de las amortizaciones y poder hacer los cruces internos entre lo acreditado en la cuenta 170525 y lo debitado en la cuenta 51201001.

Por ser una subcuenta especialmente creada para los fines de los procesos de amortización, se sabrá que tal valor no es un valor pagado al tercero “Arriendos S.A.” durante el 2005. El valor pagado al tercero “Arriendos S.A.” durante el 2005 es el total de los $12.000.000 llevados en Octubre de 2005 al débito de la cuenta 170525. Así mismo, el otro tercero usado en nuestro ejercicio (Inmobiliaria S.A.), como está registrado solo en la cuenta de 6 dígitos (512010), ese sí es un tercero del que se podrá informar que en el año 2005 se le pagó $1.000.000.