¿Cómo hacer el prorrateo bimestral del IVA para no complicar los reportes anuales de exógena?

En el momento de acreditar las cuentas del IVA transitorio, no se deberían usar terceros genéricos en la contabilidad sino utilizar los mismos NIT de los terceros con que inicialmente se hicieron los débitos en dicha cuenta.

Infografía (haz click en la imagen para ampliar)

En el momento de presentar anualmente la información exógena tributaria a la DIAN, los obligados pueden tener la tarea de entregarle dos distintos formatos:

a) El 1001 donde quedarán reportados las causaciones y/o pagos a terceros por compras de inventarios, activos fijos, cargos diferidos y todo tipo de costos y gastos. Si esos pagos o causaciones tienen el IVA incluido, en tal caso dicho IVA debe quedar discriminado obligatoriamente en todos los casos en columna independiente. Por eso, incluso, es que se entiende que el Director de la DIAN, para los reportes del año gravable 2011, como expidió su resolución en octubre 31 de 2011 y a esa fecha muchos no habían tenido precaución de discriminar este asunto en sus registros contables de los meses de enero a octubre de 2011,  ha ampliado entonces dos veces los plazos para entregar el reporte dando así tiempo de hacer los ajustes necesarios en la contabilidad y poder hacer correctamente el reporte.

b) El formato 1005 con el detalle de los IVA causados y/o pagados a terceros y que sí se tomaron como descontables bimestralmente a lo largo de todo el año fiscal, se salvan de este segundo formato si durante el año nunca presentaron declaraciones de IVA con datos de IVA descontable.

El problema

Por tanto, la más común de las complejidades que se pueden generar para reportar el valor de los IVA causados y/o pagados a un tercero es con los IVA que cada bimestre son tratados como “IVA común” o “IVA transitorio” que se relaciona indistintamente con la generación de los ingresos excluidos, gravados y exentos del periodo, los cuales entonces “transitoriamente” son IVA descontable, pero al final del bimestre, luego de hacer el prorrateo ordenado por el Artículo 490 del Estatuto Tributario, se tiene que decidir cuál parte se deja como “IVA descontable” y cuál se reclasifica para registrarlos como mayor valor del costo o gasto.

En ese momento del prorrateo es cuando muchos deciden hacer un único registro dentro de la cuenta de IVA acreditando el valor que van a enviar hacia los costos y gastos y utilizando un solo tercer genérico o interno que se crean al interior de cada empresa tales como “Prorrateo”, o “DIAN”, y otros similares.

Pero allí es donde radica el error pues al final del año, en la cuenta del IVA, no les quedaría claro cuáles son los terceros que sí formaron IVA descontables (y que se llevan al formato 1005) y cuáles son los terceros cuyo IVA fue quitado de la cuenta de IVA descontable y llevado como mayor valor de los costos y gastos.

Y cuando tengan que hacer el formato 1001, no sabrán a cuál(es) tercero(s) su IVA fue transitoriamente descontable pero que finalmente sí se terminó llevando al mayor valor del costo o gasto con dicho tercero.

La solución

La única manera de solucionar esos impases será devolverse a cada uno de los bimestres en donde fue necesario hacer el respectivo prorrateo y en el momento de decidir que cierto monto de todo ese IVA transitoriamente descontable del bimestre se tenía que llevar al costo o gasto, entonces ese monto que allí se acreditará se debe acreditar justamente con el NIT de uno o varios, cualquiera, de los terceros que durante el bimestre se registraron como IVA transitorios

Para ilustrarlo, pensemos que durante el bimestre noviembre-diciembre de 2011 se hicieron en la cuenta “24080202-IVA descontable transitorio” los siguientes débitos:

LA X SA, NIT 890.000.000,                                         $100.000 (por un gasto honorario)

LA Y SA, NIT 890.000.001,                                         $200.000 (por un recibo de teléfono)

LA Z SA, NIT 890.000.002,                                          $300.000 (por una papelería)

Total IVA’s transitoriamente descontables………  $600.000

Y al finalizar el bimestre se establece que de esos 600.000, un total de $500.000 se deben enviar a los costos y gastos pues no se pueden tomar como IVA descontable en la declaración del IVA.

En ese caso, el registro crédito de los $500.000 se puede hacer de la siguiente forma:

LA X SA, NIT 890.000.000,                                         $100.000 (por un gasto honorario)

LA Y SA, NIT 890.000.001,                                         $200.000 (por un recibo de teléfono)

LA Z SA, NIT 890.000.002,                                          $200.000 (por una papelería)

Nótese entonces que al acreditar la cuenta “24080202-IVA descontable transitorio” con los mismos NIT con que inicialmente fue debitada se logra que al finalizar el año cada tercero en esa cuenta sólo quedaría con el saldo de lo que sí fue finalmente tomado como IVA descontable en las declaraciones de IVA (en este ejemplo, solo el tercero “LA Z S.A.” es el que quedaría con un saldo de $100.000 que es el que finalmente la empresa se tomó como IVA descontable).

Y al mismo tiempo, al debitar en subcuentas especiales dentro de  cada tipo de gasto, se logrará que al hacer el formato 1001  sí se pueda conocer el valor del costo o gasto con el tercero (que por ejemplo en los honorarios estaría entre las subcuentas 511005 hasta 51095), y el valor del IVA que se quedaba como mayor valor del respectivo tipo de gasto (en nuestro ejemplo estará en la subcuenta especial 51109501) pues así es como se exigen hacer los registros en el nuevo formato 1001

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