Conciliación bancaria: ejemplos de la contabilización de diferentes ajustes

La conciliación bancaria es un proceso operativo que permite revisar y conciliar los importes del libro “bancos” y las cifras reportadas por la entidad bancaria.

En este editorial mencionamos ejemplos de las contabilizaciones que deben llevarse a cabo al realizar el proceso.

Una conciliación bancaria es el procedimiento mediante el cual se comparan los registros contables del libro “bancos” con los movimientos reportados por el banco, con el fin de confrontar las diferencias y efectuar los registros contables a los que haya lugar.

A continuación, mostraremos ejemplos de las contabilizaciones que se deben realizar al encontrar las diferencias entre los saldos del libro “bancos” y los registros del estado de cuenta o extracto bancario.

Hay que tener en cuenta que para documentar la contabilización se requiere:

• Detallar el comprobante o soporte contable con su respectiva numeración.
• Establecer cuál es el soporte por parte del banco, por ejemplo, el extracto bancario o estado de cuenta de determinado mes.
• Identificar los datos del tercero, en este caso el nombre de la entidad financiera o bancaria y el NIT.
• El concepto por el que se realiza la contabilización, por ejemplo, comisión bancaria, gravamen a los movimientos financieros, devolución de cheque, etc.
• El respectivo código del PUC de la entidad, correspondiente a la naturaleza de la cuenta y un auxiliar que generalmente detalla la transacción.

Gravamen del 4 x 1.000

El cobro actual del 4 x 1.000 surgió como medida de contingencia para la crisis financiera de 1998 (ver Decreto 2331 de 1998), y por diversas razones se ha sostenido hasta la actualidad.

Este cobro genera una nota débito para el banco, dado que con dicho rubro se disminuye el saldo del cliente para cubrir una obligación fiscal.

Para la entidad, por el contrario, es una nota crédito que disminuye su saldo en el libro “bancos”. Si al realizar la conciliación bancaria se evidencia que no se ha contabilizado este cobro que aparece en el extracto, se debe efectuar el siguiente registro contable:

Cheque devuelto

En ocasiones los clientes notifican transacciones o consignaciones realizadas y la entidad procede a registrarlas en el libro “bancos”. No obstante, al revisar el extracto bancario, la entidad constata que dichas operaciones no están registradas, ya sea porque están en tránsito o porque el cliente pagó con un cheque que fue devuelto por el banco.

Si al realizar la conciliación bancaria se evidencia que en el extracto no aparecen consignaciones o trasferencias realizadas por terceros a la entidad, y se comprueba que se debe a que el cliente emitió un cheque que fue devuelto por el banco por insuficiencia de fondos, se debe realizar una nota débito para reversar la disminución de la cuenta “clientes”.

De esta manera se puede evidenciar en los libros contables que el cliente no ha realizado el pago. El registro contable es el siguiente:

Ahora bien, otro caso que puede suscitarse es que un cheque de la entidad haya sido registrado como entregado al proveedor, pero el banco lo haya devuelto. Al darse esta situación, como la entidad no ha realizado el pago a los proveedores, debe realizar una nota crédito que justifique el aumento del saldo de la cuenta “proveedores” y realizar el siguiente registro:

Consignaciones no registradas por la entidad

Es muy probable que los clientes no notifiquen a la entidad las transacciones o consignaciones realizadas, y que estas, a pesar de estar en las arcas de la entidad, no estén registradas en el libro “bancos”.

Si al realizar la conciliación bancaria se evidencia que en libros no aparecen consignaciones o trasferencias realizadas por terceros, la entidad debe verificar en el extracto bancario el NIT o nombre de la entidad que registró la consignación y cruzar con los datos de cuentas por cobrar.

Para evidenciar en libros que el cliente ya realizó el pago o abono correspondiente,  se debe realizar la siguiente contabilización.

Consignaciones sin identificar

Ahora bien, si al realizar la conciliación no es posible identificar quién realizo la consignación, se puede abordar esta situación de dos formas:

• Si se considera que la consignación proviene de un cliente es posible contabilizar un débito a la cuenta “bancos” contra un crédito a una cuenta denominada “pagos pendientes por aplicar”. El registro sería el siguiente:

• Si se considera que definitivamente no se trata del pago realizado por un cliente, es posible contabilizarlo como un pasivo susceptible de prescripción extintiva que genere posteriormente un ingreso para la entidad (ver Concepto 328 del 25 de mayo de 2016 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–). El registro contable inicial es el siguiente:

Si deseas profundizar al respecto, te recomendamos nuestro editorial Tratamiento de partidas conciliatorias bajo Estándares Internacionales de Información Financiera.

No obstante lo ya explicado, algunos consultores recomiendan que no se contabilicen pasivos por consignaciones pendientes de identificar, debido a que la norma fiscal señala que los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de las formalidades exigidas por la contabilidad (ver artículo 283 del ET), por lo cual sería difícil que una entidad pueda reconocer una deuda a la que no le pueda asociar un tercero. En el siguiente video se profundiza al respecto:

Será entonces decisión de cada entidad definir el tratamiento que seguirá ante estas situaciones, de acuerdo con sus políticas contables y de control interno.

Cheques girados y no cobrados

Cuando una entidad gira un cheque a sus proveedores e identifica en la conciliación bancaria que el proveedor no lo ha cobrado, puede seguir cualquiera de los siguientes tratamientos:

• Disminuir el saldo de bancos y de proveedores porque es el portador del cheque quien tiene el derecho de disponer de los recursos.

• Alternativamente, la entidad puede seguir el siguiente tratamiento:

Al emitir el cheque al proveedor, reclasificar el saldo de proveedores a la cuenta de proveedores con cheques emitidos, así:

Luego, cuando se identifique que el proveedor cobró el cheque, disminuir el saldo de la cuenta “bancos”, como se muestra a continuación:

Cobro de cargos bancarios

El banco realiza cobros, como cuotas de manejo, comisiones por transacción, cobro de chequera, entre otros, que están visibles en el estado de cuenta o extracto bancario, pero que, generalmente, las entidades no tienen registrados en su contabilidad. Al momento de realizar la conciliación bancaria es usual que los rubros correspondientes a este tipo de transacciones salgan a la luz.

En dichos casos se genera una nota débito para el banco porque el valor del cargo financiero es un ingreso para el banco, mientras que para la entidad es una nota crédito que disminuye el saldo de la cuenta “bancos”.

El siguiente, sería el registro correspondiente que debe realizar la entidad para reconocer los cargos pendientes con el banco.

Abono de intereses

El banco, así como realiza cobros, también realiza abonos a la cuenta del titular; estos abonos generalmente no son tenidos en cuenta por la entidad.

Este tipo de operaciones generan una nota débito para la organización porque con los intereses abonados incrementa el valor en libros de la cuenta “bancos”, mientras que para el banco estas operaciones generan una nota crédito ya que incrementan su obligación con la entidad.

De identificar que existe un abono por intereses por parte del banco en el extracto bancario, la entidad debe realizar el siguiente registro contable:

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