Confidencialidad de las firmas de auditoría y las Normas Internacionales – Vladimir Martínez R.

La International Federation of Accountants –IFAC– emitió la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC–, control de calidad para firmas de contadores públicos que desempeñan auditorías y revisiones de estados financieros, trabajos para atestiguar y otros servicios relacionados. En este artículo finalizamos el segundo elemento: requisitos éticos relevantes.

La NICC define 6 elementos fundamentales dentro del control de calidad de las firmas de contadores públicos; estos son:

1) Responsabilidad de los líderes de la firma sobre la calidad dentro de la misma.
2) Requisitos éticos relevantes.
3) Aceptación de retención de las relaciones profesionales con los clientes y trabajos específicos.
4) Recursos humanos.
5) Desempeño del trabajo.
6) Monitoreo.

Requisitos éticos relevantes

En el segundo elemento, requisitos éticos relevantes, la NICC se enfoca en tres (3) aspectos de especial atención para la realización de trabajos de auditoría:

1) Independencia.
2) Conflictos de intereses.
3) Confidencialidad.

En este artículo describiremos el tercer aspecto.

Confidencialidad

Todos los socios y empleados de la firma de auditoría deben proteger y mantener la confidencialidad de la información del cliente que, de conformidad con las normas aplicables y lo dispuesto por las autoridades reguladoras, las políticas de la firma de auditoría y las instrucciones específicas del cliente o acuerdos con el mismo, deba mantenerse confidencial y protegida.

La información del cliente y cualquier información personal que se obtenga durante un encargo deben usarse o revelarse únicamente con la finalidad para la que se obtuvieron. Por ejemplo, para las entidades listadas, cuyos valores, acciones o títulos de deuda se cotizan o están listados en una bolsa de valores reconocida, o se negocian conforme a los reglamentos de una bolsa de valores reconocida u otro organismo equivalente, la información del cliente que se obtenga durante el compromiso debe usarse o revelarse únicamente en relación con el fin para el que se obtuvo.

Firma de auditoría

Es importante que la firma de auditoría establezca una política que exija que la información personal y de clientes sea tan exacta, completa y actualizada como sea posible. Adicionalmente, la firma debe establecer políticas que permitan que se informe a una persona o cliente (con la debida autorización), después de solicitarlo, de la existencia, del uso y de la revelación de información personal o información equivalente del negocio especificada y que se le permita el acceso a dicha información (según sea adecuado).

Algunas actuaciones que la firma puede ejecutar para cumplir sus obligaciones son las siguientes:

• Nombrar a una persona como responsable de la definición, la implementación y el seguimiento de las políticas de confidencialidad.
• Por lo menos una vez al año, la firma debe obtener una declaración de confidencialidad por parte de todo su personal; se recomienda que esta documentación se conserve en los archivos de personal.
• Comunicar las políticas de confidencialidad a todo el personal de la firma mediante los diferentes medios.
• Contar con una infraestructura que permita conservar, catalogar y recuperar información en forma tanto electrónica como impresa y protegerla contra acceso no autorizado o uso inapropiado.

Elaborado por:

Vladimir Martínez