Consejos para el revisor fiscal en la toma física de inventario de propiedad, planta y equipo

El principal objetivo de hacer un inventario físico de propiedad, planta y equipo es verificar su existencia real y las condiciones en que se encuentra, para así asignar una correcta valuación a cada elemento. Para culminar con éxito la vigilancia del revisor fiscal en la toma física del inventario de propiedad, planta y equipo presentaré algunos consejos:

1. Elegir la fecha del inventario

El inventario físico de estos bienes (propiedad, planta y equipo) puede hacerse en una fecha diferente a la de los registrados bajo el grupo 14 “inventarios” y resulta aconsejable hacerlo así. No es indispensable realizarlo el último día laboral del año. Puede llevarse a cabo unos pocos días antes o después del 31 de diciembre.

2. Solicitar planilla de los elementos de propiedad, planta y equipo

Para vigilar que se haga una adecuada planeación de esta toma física, proceda a solicitar a la empresa que le entregue una planilla (preferiblemente en hoja electrónica) en la cual se detallen todos los elementos que hacen parte del grupo 15 “propiedades, planta y equipo”, clasificados en el mismo orden en que aparecen en el Plan Único de Cuentas en uso y con subtotales de costos por orden de cuentas auxiliares y subcuentas, estas deben coincidir con los que aparecen en los libros de contabilidad. Los valores incluidos en esta planilla pueden, preferiblemente, ser los que se desprenden de los libros al cierre de noviembre (o, en algunos casos, de octubre). Esta planilla debería tener en orden por lo menos las siguientes columnas:

1. Número de orden.
2. Código contable (subcuenta y cuenta auxiliar).
3. Código de inventario.
4. Descripción completa del bien.
5. Número de referencia o número de serie del fabricante (cuando existe, como en computadores, fotocopiadoras, equipos de comunicación, máquinas y equipos industriales, etc.).
6. Nombre o razón social del proveedor.
7. Número de factura del proveedor.
8. Fecha de factura del proveedor.
9. Costo de adquisición.
10. Mes y año de contabilización de su compra.
11. Comprobante de contabilidad en el que aparece registrada la compra o la inclusión dentro de “propiedades, planta y equipo”.
12. Ubicación (ciudad, dependencia, sección).
13. Nombre del trabajador o empleado que lo utiliza (cuando está asignado específicamente a alguien, como en el caso de computador, escritorio, sillas, calculadora, fotocopiadora, etc.).
14. Cuidados especiales para su mantenimiento y/o funcionamiento.
15. Condiciones en que se encuentra (bueno, regular, incompleto, deteriorado, inservible, etc.).
16. Observaciones.

Revise con calma esta planilla y haga todas las verificaciones necesarias que le permitan tener certeza de que dicha planilla es completa y correcta. Si encuentra inconsistencias, errores, información incompleta, valores que no coinciden con libros de contabilidad, etc., busque las aclaraciones pertinentes con la persona de la empresa que preparó la planilla y pida que se hagan todas las complementaciones y correcciones necesarias.

3. Realizar pruebas físicas de productos representativos

Haga pequeñas pruebas físicas de los bienes más representativos y, al azar, de algunos que no lo son tanto. Así tendrá una buena idea del grado de confiabilidad con el que podrá esperar que se haga el inventario físico completo.

4. Solicitar el plan para realización del inventario físico

Así como lo indiqué en el artículo anterior, pida con suficiente antelación el plan escrito –o grabado en el computador– para la realización del inventario físico y asegúrese de que sus directos colaboradores reciban en forma oportuna, completa y clara las instrucciones para vigilar el inventario físico que estamos tratando ahora.

Tenga en cuenta que para “propiedades, planta y equipo” no se utilizan las tradicionales tarjetas de 3 partes, sino rótulos adhesivos, plaquetas o láminas previamente impresos; en cada uno de estos deberán incluirse por lo menos los datos correspondientes a código contable y código de inventario. Estos adhesivos, plaquetas o láminas deben colocarse en cada elemento en un sitio que permita su fácil verificación, sin que haga estorbo y de manera que no se deteriore, rompa o desprenda fácilmente.  En lo posible el código de inventario debe asignarse a partir del código contable más los dígitos específicos que correspondan a cada bien. Si, por ejemplo, en la sala de juntas hay 6 sillas iguales, cada una de estas debe distinguirse con un código distinto y específico. No podrá haber 2 o más elementos con el mismo código de inventario.

Una recomendación adicional

Cuidados e instrucciones similares a los aplicados en la planeación de los inventarios descritos en el artículo anterior deben aplicarse para los de “propiedades, planta y equipos”. Por supuesto, aquí le estoy dando unos consejitos, fruto de mi larga experiencia como revisor fiscal, nada de esto es dogma de fe. Seguramente usted podrá aplicar procedimientos y técnicas más eficientes en la medida en que cuente con ayuda tecnológica de punta y con un adecuado cuerpo de colaboradores.

 Para realizar el inventario físico de bienes de propiedad de terceros le aconsejo seguir pasos similares a los sugeridos para los de propiedad de la empresa, pero teniendo en cuenta que posiblemente deberá solicitar algunos datos a sus dueños y que, para efectos de cruzar con cifras contables, necesitará examinar las cuentas de orden.

Carlos Humberto Sastoque
Contador público