Contabilización de cheques posfechados según la norma local

A continuación se explica cómo se lleva a cabo la contabilización de los cheques posfechados recibidos de los clientes, observando que son documentos que se tienen que controlar transitoriamente en las cuentas de orden, diseñadas en el plan de cuentas de la contabilidad.

Según las instrucciones del Decreto 2650 de 1993, los valores de los cheques posfechados recibidos de los clientes tienen que controlarse a través de su registro únicamente en cuentas de orden, las cuales están definidas en el plan de cuentas, 839505 llamada “Otras cuentas de orden deudoras de control cheques posfechados” y la contrapartida en la cuenta 869505 con el mismo nombre pero en el grupo 86, siendo deudora de control por contra. Por tanto, ni la cuenta de “Caja” ni las “Cuentas por cobrar a los clientes” se afectan cuando se reciban tales cheques.

Solamente cuando llegue el momento de hacer efectivos los cheques posfechados, en ese caso se hará el ingreso a Caja y el crédito en Cuentas por cobrar y se retirarán obviamente también los registros que se habían hecho inicialmente en las cuentas de orden.

En el Concepto 340-12441 de la Supersociedades de marzo de 1997, se plantea un ejercicio práctico de la contabilización de los cheques posfechados:

A continuación nos permitimos presentar la forma adecuada de contabilización de las operaciones que tienen relación directa con cheques posfechados. Se han omitido los registros del IVA y la retención en la fuente con el fin de simplificar y dar claridad a los registros.

En este ejercicio se puede notar cómo están debitando una parte en Caja, otra parte en Cuentas por cobrar y el resto contra Ventas; luego aparecen los registros del costo de la mercancía vendida y la salida de los inventarios. El ejercicio se refiere a la venta a crédito de un vehículo y están haciendo los registros en las cuentas de orden.

Para saber por qué afectaron la cuenta de Caja y otra parte en las Cuentas por cobrar, observemos lo que dice el ejercicio:

La caja solo se afecta con aquellos dineros recibidos en efectivo o en cheques a la vista. Los cheques posfechados se contabilizan en cuentas de orden de suerte que la contabilidad de un lado está reconociendo la cuenta por cobrar al cliente, y de otro está controlando los cheques posfechados.

En términos de dinero, la venta era de mil millones (por poner alguna cifra), entregó 200 millones y los otros 800 millones en cuentas por cobrar, pero esas cuentas por cobrar quedan respaldadas con unos cheques por valor de 800 millones, que también van a quedar controlados en cuentas de orden porque el cliente dejó cheques posfechados. Los cheques posfechados se controlan inicialmente en la cuenta 839505 y 86; a la caja solamente van a entrar los dineros que sí eran efectivos; pero el equivalente a la cuenta por cobrar si lo dejó respaldado en cheques posfechados, se vería en las cuentas mencionadas anteriormente.

El ejercicio continúa diciendo:

2. Cuando llega la fecha de vencimiento de uno o varios cheques posfechados, se elaboran los correspondientes recibos de caja. Tales títulos pueden incluir el valor de la financiación. Los registros son: la entrada a caja, se acreditan las cuentas por cobrar, los intereses, si reconocieron los intereses por haber vendido a crédito, se debita la cuenta 86 y se acredita la cuenta 839505.

Adicionalmente dice:

3. Otra circunstancia ocurre, cuando por algún motivo el cheque es devuelto por el banco y no es pertinente reconsignarlo inmediatamente, la sociedad debe realizar los siguientes registros: de caja lo mandan a bancos y resulta que en el banco sale sin fondos y lo devuelven, por lo cual nuevamente se vuelve a crear la cuenta por cobrar, acreditan el banco y vuelven a controlar las cosas en cuentas de orden por cheques devueltos del banco que corresponde a la cuenta 839515 que también está en el PUC de comerciantes.

Se deben dar todos estos controles a los cheques devueltos, reflejarlos primero en cuentas de orden, no ingresarlos a la caja porque en realidad alteraríamos el saldo del Balance General, puesto que en realidad no son cheques que se puedan ir a cobrar todavía, por lo tanto controlarlos en las cuentas de orden es la instrucción del plan de cuentas.

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