Cotización de aportes y afiliación al sistema de seguridad social frente a casos particulares

En una relación laboral se presentan situaciones que comprenden por ejemplo períodos de incapacidad, licencias de maternidad o reintegro de trabajadores. La ley ordena que durante estos períodos se sigan realizando pagos al sistema de seguridad social. Conozca cómo proceder frente a cada caso.

Una de las obligaciones que se desprende de una relación laboral es la cotización de aportes al sistema de seguridad social, la cual depende del tipo de vinculación o contrato que tenga el trabajador, entre otras circunstancias. No obstante, a lo largo de dicha relación pueden presentarse diferentes situaciones susceptibles de cambiar la forma o el monto con el que se efectúan los aportes a seguridad social. A continuación, conozca cómo puede proceder frente a cada caso en particular.

Cotización cuando se percibe un salario inferior al mínimo

El empleador puede realizar aportes al sistema de seguridad social sobre montos inferiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–, siempre que haya pactado con el trabajador la prestación del servicio por menos de 30 días. Para efectos de determinar el monto de esta cotización, el empleador debe ajustarse a lo dispuesto mediante el Decreto 2616 de 2013.

Es importante precisar que la cotización sobre una base inferior a un (1) smmlv solo puede hacerse al sistema de pensiones y a las cajas de compensación familiar, puesto que el monto de la cotización a las administradoras de riesgos laborales siempre debe hacerse sobre un valor igual o superior a un (1) smmlv.

Por otro lado, para efectos de la realización del pago con base en un monto inferior al que se reconoce por un (1) salario mínimo, en la planilla integral de liquidación de aportes –Pila– el trabajador debe aparecer como beneficiario del régimen subsidiado, tal como lo establece el artículo 2 de la Resolución 5094 de 2013. Mediante este artículo se crea el tipo de cotizante 51, denominando “trabajador de tiempo parcial Decreto 2616 de 2013 afiliado al Régimen Subsidiado en salud”, de no tener esas características no podrían realizarse las cotizaciones como lo establece el decreto en mención.

Consulte nuestro editorial Cotización de semanas en el sistema pensional para trabajadores que laboran por días.

Aportes parafiscales por pago de vacaciones compensadas

El artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– establece que el empleador y el trabajador pueden acordar que al menos la mitad de las vacaciones sean pagadas en dinero.

Las vacaciones compensadas, no deben incluirse para la liquidación de las demás prestaciones sociales ni para los aportes a seguridad social. No obstante, sí deben tenerse en cuenta para la liquidación y pago de aportes parafiscales tal como lo ha expresado el Ministerio del Trabajo a través de la Circular Externa 018 de 2012.

Consulte nuestro editorial Aportes parafiscales sobre vacaciones canceladas en la liquidación del contrato de trabajo.

Cotización durante períodos de incapacidad y de licencia de maternidad

Durante períodos de incapacidad de origen común o licencia de maternidad debe continuar efectuándose el pago de aportes a salud y pensión. Para efectos de determinar el monto de la cotización es preciso tomar como ingreso base de cotización  –IBC– el valor que el trabajador recibe como auxilio de incapacidad o licencia de maternidad o paternidad, tal como lo ha dispuesto el Mintrabajo mediante el Concepto 08SE2018120300000037065 de 2018.

Consulte nuestro editorial Ingreso base de cotización durante incapacidad o licencia de maternidad.

Cotización de pensionados por vejez, invalidez y sobrevivencia

En los eventos en que un pensionado perciba ingresos adicionales a su pensión por la firma de un nuevo contrato de trabajo o de prestación de servicios, claramente no debe realizar aportes a pensión, pero sí a las demás entidades del sistema de seguridad social como salud y aseguradoras de riesgos laborales –ARL– en los porcentajes dispuestos para cada uno de los tipos de contrato.

En lo que concierne a los beneficiarios de una pensión de sobrevivientes que perciban ingresos derivados de una relación laboral o de una por prestación de servicios, tienen la obligación de realizar aportes a seguridad social, dado a que hacen parte del régimen contributivo y además cotizan para una modalidad diferente de pensión.

Por otra parte, resulta preciso mencionar que los pensionados deben realizar aportes sobre sus retroactivos pensionales, debido a que estos se encuentran compuestos por mesadas pensionales y sobre estas debe cotizarse, tal como refiere el Mintrabajo a través del Concepto 201611601516151 de 2016.

Consulte nuestro editorial Aportes a seguridad social de trabajador pensionado.

Cotización para docentes vinculados por hora cátedra

La cotización de aportes al sistema de seguridad de los docentes que sean contratados por hora cátedra en instituciones de educación superior privadas, y que presten sus servicios por un tiempo inferior al asignado a un docente de medio tiempo, debe efectuarse sobre el tiempo efectivamente laborado y con base en la remuneración devengada, ya que resultaría desproporcionado imponer al empleador la carga de realizar aportes a seguridad sobre un período calendario. Así lo dispone la Corte Suprema de Justicia, mediante la Sentencia SL361 de 2018, precisando:

“En el caso de los docentes vinculados a instituciones privadas de educación superior, (…) cuando presten sus servicios mediante contrato de trabajo por hora cátedra y su intensidad horaria sea inferior a la de un profesor de medio tiempo, no resulta razonable ni proporcional imponer la carga patrimonial al empleador de cotizar por el periodo calendario, siendo lógico que cubra las obligaciones frente a la seguridad social, por el tiempo de vigencia de la relación laboral, es decir, por el periodo efectivamente laborado (…)

Esto es así, porque en los eventos de profesores hora cátedra, vinculados con contrato de trabajo con una baja intensidad horaria, implica disponibilidad del docente para el ejercicio de otras actividades laborales al servicio de otros empleadores o de manera independiente”.

(El subrayado es nuestro)

Pago de aportes cuando se cumple una orden judicial de reintegro

En los eventos en que mediante una orden judicial un juez de la República ordene el reintegro de un trabajador y a su vez el pago de los salarios por él dejados de percibir, debe el empleador sobre estos últimos realizar aportes a seguridad social, ya que la ley establece que este (el empleador) se encuentra en la obligación de realizar aportes a seguridad social sobre todo concepto que reciba el trabajador y que constituya salario (artículo 127 del CST), independientemente de que el trabajador reciba tal concepto por la prestación del servicio o el cumplimiento de una orden judicial. Además, esto se hace aún más necesario si se prevé que en el evento en que falten en su historial laboral semanas dejadas de cotizar, el trabajador puede ver afectados sus derechos en lo que concierne, por ejemplo, al reconocimiento de su pensión.

A propósito, resulta menester mencionar que la Pila contempla la planilla tipo J, por medio de la cual se realizan pagos a seguridad social ordenados mediante sentencias judiciales.

Consulte nuestro editorial Obligación de reintegro de un trabajador.

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