¿Cuál es el proceso de registro para facturadores electrónicos?
Los facturadores electrónicos son los sujetos obligados a expedir factura electrónica y demás documentos derivados de la misma, de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos definidos por la Dian mediante la Resolución 000030 de 2019.
Los facturadores electrónicos son los sujetos obligados a expedir factura electrónica y demás documentos derivados de la misma, de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos definidos por la Dian mediante la Resolución 000030 de 2019.
Como ya lo habíamos mencionado en un editorial anterior, a través de la Resolución 000030 de abril 29 de 2019 la Dian estableció los requisitos que deberá cumplir la factura electrónica con validación previa para su expedición, así como también el procedimiento de habilitación en el servicio informático de la Dian que deberán seguir los facturadores electrónicos previa expedición formal de la factura electrónica de venta.
Así pues, a continuación nos centraremos en ese último punto, abordando el proceso que deberán efectuar los facturadores electrónicos para su habilitación ante la Dian, a propósito de lo cual inicialmente será preciso considerar si el ingreso se realiza como empresa, como persona natural o con certificado digital. Veamos:
Ingreso como empresa
1. Para iniciar el proceso de registro como empresa, en el portal web de la Dian el facturador electrónico deberá seleccionar la opción “Habilitación”, e ingresar como “Empresa”. Seguidamente deberá elegir el tipo de documento y diligenciar el número de identificación del representante legal y el NIT de la empresa.
Debe tenerse en cuenta que, si los datos introducidos no son válidos, el sistema mostrará el mensaje “Los datos no son correctos”.
2. Una vez validada la información digitada por el usuario y verificada la relación entre el NIT de la empresa y el representante legal informados, el sistema enviará un mensaje al correo electrónico del representante con un enlace que le permitirá ingresar al portal web.
Ingreso como persona natural
1. Para el ingreso como persona, el usuario deberá seleccionar el tipo de documento con el cual desea acceder.
Una vez sean introducidos los datos, sea validada la existencia del documento y verificado que no se trata de un robot; la Dian enviará un mensaje al correo electrónico del contribuyente, con el enlace para ingresar al portal web de la Dian.
Ingreso con certificado digital
1. Para ingresar con certificado digital, deberá seleccionar la opción que se muestra en la imagen.
2. Posteriormente, deberá seleccionar el certificado digital con el cual desea acceder, y seguidamente dar clic en la opción “Aceptar”.
Una vez realizado el procedimiento descrito, es preciso continuar con la etapa de registro, para lo cual el usuario, al ingresar al sistema, deberá hacer clic en el menú “Participantes”, con lo que se desplegará el submenú “Facturador”.
Submenú facturador
En este submenú, el usuario podrá encontrar los datos de su empresa (NIT, nombre, razón social, correo electrónico, estado de aprobación, tipo de facturador, fecha máxima de registro, fecha máxima de inicio, número y fecha de resolución). Sin embargo, en caso de no estar registrado en el sistema, el usuario deberá registrarse en este submenú.
Registro
Cuando haya sido diligenciada la información mencionada, el usuario deberá dar clic en la opción “Registrar”. Después el sistema le mostrará un mensaje preguntando si está seguro de realizar la acción.
Al seleccionar la opción “Aceptar”, se deberá iniciar nuevamente sesión para activar el procedimiento de registro como facturador en el sistema.
Configuración de los modos de operación
En el menú “Facturador” el usuario deberá indicar qué modo de operación utilizará para facturar, para lo cual deberá dar clic en la opción “Configurar modos de operación”.
1. Para configurar el modo de operación hay que seleccionar la opción mediante la cual se implementará la factura electrónica. Es decir, si se hará a través de un software gratuito, propio o a través de un proveedor tecnológico. Se hace necesario resaltar que, si se selecciona la opción gratuita, los datos por defecto
serán los que se muestran en la siguiente imagen.
2. Al adicionar el modo de operación, se añadirá al listado el estado en que se encuentra hasta el momento el proceso de habilitación.
Nota: en el caso del software gratuito se deberá iniciar sesión nuevamente para que se cargue la opción que permite enviar las facturas de prueba.
Rangos de numeración de prueba software gratuito
Para ver los detalles del rango de numeración a utilizar en las facturas de prueba deberá dar clic en el siguiente icono
En las acciones podrá encontrar el set de pruebas que automáticamente el administrador le ha asignado, y haciendo clic en el icono podrá ver los detalles de tal set.
Al hacer clic en el botón “Detalles” el sistema mostrará una gráfica, indicando el resumen de los documentos recibidos y aceptados para el set de pruebas, en correspondencia con los asignados en máximo requerido y total mínimo requerido aceptados.
Cuando el facturador emita sus facturas de prueba y estas sean aprobadas, el estado de su modo de operación pasará automáticamente a “Aceptado”. Además, el estado de aprobación del facturador cambiará automáticamente a “Habilitado”, con lo cual podrá continuar facturando mediante la solución gratuita sin problemas.
[pq]De no ser aprobado el set de pruebas, el estado del modo de operación cambiará a “Rechazado”, y en el detalle del mismo se mostrarán los documentos que fueron rechazados y aceptados[/pq]; además aparecerá el botón “Reiniciar”, para que el usuario al presionarlo pueda volver a enviar otro set de pruebas hasta que le sea aprobado.
Software propio
Si el usuario decide implementar la facturación electrónica mediante un software propio, deberá seleccionar la opción “Software propio” y posteriormente registrar el nombre y el pin del software.
Proveedor tecnológico
Al seleccionar la opción de proveedor tecnológico, se deberá dar clic en el nombre de la empresa proveedora y en el software de la misma.
Cabe mencionar que los modos de operación pueden ser eliminados en caso de que el facturador no desee utilizarlos o tenga algún inconveniente al momento de configurarlos. Para proceder con la eliminación deberá hacer clic en el icono que se encuentra en el listado de los modos de operación y seleccionar la acción “Eliminar”. Una vez se hace clic sobre el icono, el sistema muestra un mensaje de advertencia, confirmando si desea eliminar el modo de operación.