¿Cuánto tiempo deben conservarse los soportes y libros de contabilidad?
La contabilidad es un medio de prueba válido para fines mercantiles y fiscales, pues contiene la historia de los negocios del comerciante. Por este motivo, la ley determina el tiempo durante el cual deben conservarse los soportes y libros de contabilidad. En este editorial profundizamos al respecto.
La contabilidad es un medio de prueba válido para fines mercantiles y fiscales, pues contiene la historia de los negocios del comerciante. Por este motivo, la ley determina el tiempo durante el cual deben conservarse los soportes y libros de contabilidad. En este editorial profundizamos al respecto.
Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad contienen la historia de los negocios de cualquier entidad o persona natural cuando se llevan conforme a las normas vigentes; de ahí que la ley los considere como un medio de prueba válido que puede ser consultado por los órganos de supervisión y fiscalización del Estado. En el Decreto 2649 de 1993, así como en el Código de Comercio y el Estatuto Tributario se encuentran los requerimientos para su conservación.
En este editorial explicamos por cuánto tiempo deben conservarse, siguiendo las normas relacionadas, el Concepto 033 del 18 de enero del 2019 del Consejo Técnico de Contaduría Pública –CTCP– y el Oficio 220-017568 del 13 de febrero de 2017 de la Supersociedades.
¿Qué son los soportes, comprobantes y libros de contabilidad?
Antes de abordar el tema objeto de estudio es necesario hacer unas precisiones sobre estos términos:
- Los soportes contables son los documentos de origen interno o externo de la entidad, que sirven de base para registrar sus operaciones económicas. Algunos ejemplos son los recibos de caja, las facturas de ventas y documentos equivalentes, las letras de cambio y las notas de contabilidad (consulte nuestro análisis Soportes contables se pueden imprimir en papel reciclado).
- Los comprobantes de contabilidad son los documentos que genera la entidad para registrar cada una de sus operaciones, los cuales deben estar numerados consecutivamente e indicar la fecha, origen, descripción de la operación y las cuentas involucradas, además del respectivo soporte (ver artículos 123 y 124 del Decreto 2649 de 1993). Algunos ejemplos de comprobantes de contabilidad son, entre otros, los de ingresos, egresos, ventas y de nómina.
- Los libros de contabilidad, por su parte, son aquellos en los cuales quedan asentados los comprobantes en orden cronológico, y es con base en estos que se preparan los estados financieros.
Tiempo de conservación para efectos comerciales
Los artículos 28 de la Ley 962 de 2005 y 60 del Código de Comercio señalan que las entidades o personas naturales deberán conservar sus libros y papeles por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. Los citados artículos explican que estas entidades o personas naturales que lleven contabilidad podrán elegir si conservarán los libros y papeles en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Al respecto, es necesario puntualizar que el medio elegido debe permitir el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los cuales se listan a continuación:
“1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.”
Una vez transcurra el termino de los diez (10) años, la entidad o persona natural que lleva contabilidad podrá destruir los libros y papeles en cuestión (si así lo desea, puesto que la ley no impide que siga conservándolos en caso de que lo estime conveniente), siempre que garantice por cualquier otro medio técnico su reproducción exacta.
Tiempo de conservación para efectos fiscales
Para verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignadas en las declaraciones, la Dian puede solicitar al contribuyente la inspección de sus libros y soportes de contabilidad.
Al respecto, los artículos 632 del Estatuto tributario –ET– y 46 de la Ley 962 de 2005 (este último modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016) señalan que las personas naturales o entidades obligadas a llevar contabilidad deberán conservar, hasta que se cumpla el término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente, los siguientes documentos:
- Libros de contabilidad, entre los que se encuentran los siguientes (consulte nuestro editorial Libros obligatorios de contabilidad para efectos fiscales):
- Libro diario, en el que se registran los movimientos que diariamente realiza la entidad o persona natural obligada a llevar contabilidad.
- Libro mayor, en el que se trasladan los saldos de las cuentas al final de mes.
- Libro de inventarios, en el que se lleve el control de las mercancías.
- Comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables.
- Medios magnéticos que contengan la información, cuando la contabilidad se lleve en computador.
- Prueba de consignación de las retenciones en la fuente practicadas en calidad de agente retenedor.
- Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.
Conclusión
En síntesis, el comerciante persona natural o jurídica deberá conservar sus soportes, comprobantes y libros de contabilidad por un período de diez (10) años, después del cual podrá destruirlos, siempre que garantice su reproducción por otro medio. Para fines fiscales, estos podrán ser consultados hasta el momento en que la declaración en cuestión quede en firme, tiempo después del cual ya no podrán ser solicitados por la Dian.