Decreto 1813 del 31-12-2020

Ministerio del Trabajo
Decreto 1813
Diciembre 31 de 2020

Por medio del cual se adicionan los artículos 2.2.2.1.16, 2.2.2.1.17, 2.2.2.1.18, 2.2.2.1.19 y 2.2.2.1.20. al Capítulo 1 del Título 2, de la Parte 2, del Libro 2, y se modifican los artículos 2.2.2.2.1. y 2.2.14.1.21. del Decreto 1833 de 2016 compilatorio de las normas del Sistema General de Pensiones.

El Presidente de la República de Colombia,

En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, en desarrollo de lo previsto en el Capítulo 11 del Título I del Libro I de la Ley 100 de 1993, y

Considerando

Que el artículo 48 de la Constitución Política de Colombia establece que la Seguridad Social es un servicio público de carácter obligatorio que se presta bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad. El Estado, con la participación de los particulares, ampliará progresivamente la cobertura de la Seguridad Social que comprende la prestación de los servicios establecido en la Ley.

Que el artículo 13 la Ley 100 de 1993 modificado por la Ley 797 de 2003, establece las características del Sistema General de Pensiones y entre ellas la afiliación y selección de uno de los dos regímenes solidarios excluyentes que coexisten, el Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida o el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, así como el traslado entre administradoras de pensiones.

Que el artículo 3 de la Ley 1328 de 2009, establece como principios orientadores que rigen las relaciones entre los consumidores financieros y las entidades vigiladas, la debida diligencia, la libertad de elección, la transparencia e información cierta, suficiente y oportuna y la educación para el consumidor financiero, entre otros. Por lo que se hace necesario que las administradoras de pensiones brinden una asesoría que cumpla con unos estándares que le permita al afiliado tomar una decisión.

Que en el documento CONPES 3956, expedido el 8 de enero de 2019, recomendó al Ministerio del Trabajo, virtualizar los trámites asociados al empleado en el Sistema General de Pensiones, por lo cual, con la adopción del formulario (mico de afiliación, los ciudadanos podrán realizar el trámite de afiliación o traslado de manera física o electrónica a su elección.

Que los artículos 2.2.2.1.8. y siguientes del Decreto 1833 de 2016, compilatorio de las normas del Sistema General de Pensiones, y el artículo 2.2.1.6.4.3. del Decreto 1072 de 2015, que recogió las normas del Sector Trabajo, establecieron el procedimiento de selección y vinculación al Sistema General de Pensiones.

Que el parágrafo 20 del artículo 2.6.10.2.3. del Decreto 2555 de 2010, modificado por el artículo 3 del Decreto 2071 de 2015, señala que los consumidores financieros deberán manifestar de forma libre y expresa a la administradora, su decisión de vincularse al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad o al Régimen de Prima Media con Prestación Definida o de trasladarse de régimen o de trasladarse entre administradoras del mismo régimen, a través de medios verificables de conformidad con las instrucciones que imparta la Superintendencia Financiera de Colombia.

Que la Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, lineamientos que se deberán tener en cuenta para el diligenciamiento y firma del formulario único de afiliación. Que el artículo 2.2.2.2.1. del Decreto 1833 de 2016, estableció la posibilidad de retracto de la afiliación de una administradora de cualquiera de los regímenes o de un plan o fondo de pensiones, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que haya manifestado por escrito su selección.

Que el artículo 2.6.10.2.1. del Decreto 2555 de 2010, dispuso que las administradoras del Sistema General de Pensiones, frente a la promoción y prestación de sus servicios, deben suministrar a los consumidores, asesoría e información suficiente, que les permitan tomar las decisiones que correspondan, según la normatividad aplicable.

Que se hace necesario adicionar el procedimiento de afiliación al Sistema General de Pensiones con el fin de habilitar el mecanismo adicional de afiliación electrónica en aras de facilitar el proceso de vinculación y el traslado de los afiliados o de potenciales afiliados al Sistema General de Pensiones, así como el procedimiento a adelantar por parte de los empleadores y de esta forma llevar a cabo la asesoría o el retracto a través de medios verificables.

Que, por otra parte, entre los programas que administra el Fondo de Solidaridad Pensional, se encuentra el Programa de Subsidio al Aporte en Pensión – PSAP, el cual hace parte de la subcuenta de solidaridad y está destinado a subsidiar los aportes al régimen general de pensiones de los trabajadores asalariados, independientes o desempleados del sector rural y urbano, tales como artistas, deportistas, madres comunitarias, personas con discapacidad y concejales.

Que la administradora estatal del Sistema General de Pensiones, tiene la función de recaudar en los plazos establecidos para el pago de las cotizaciones, los recursos del Fondo de Solidaridad Pensional. Este recaudo lo realizan mediante entidades bancarias, a través de cupones físicos, lo que implica desplazamientos innecesarios para que los afiliados puedan realizar sus pagos.

Que se hace pertinente poner en funcionamiento la modalidad de recaudo electrónico para el programa del Subsidio al Aporte del Fondo de Solidaridad Pensional, por lo cual se requiere eliminar campos innecesarios en los formularios de pago, con el fin de que las entidades financieras y los operadores no bancarios puedan realizar el recaudo de los pagos efectuados al programa pues ello minimiza el tiempo de desplazamiento de los afiliados, genera una adecuada trazabilidad de los pagos al interior de Colpensiones y permite la actualización de la historia laboral en tiempo real.

Que en cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011 y de lo dispuesto por el Decreto Único 1081 de 2015, modificado por el Decreto 270 de 2017, el proyecto de decreto fue publicado en la página web del Ministerio del Trabajo.

En mérito de lo expuesto,

Decreta

Artículo 1. Adición de los artículos 2.2.2.1.16, 2.2.2.1.17, 2.2.2.1.18, 2.2.2.1.19 Y 2.2.2.1.20 al Decreto 1833 de 2016 por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones. Adiciónense los artículos 2.2.2.1.16, 2.2.2.1.17, 2.2.2.1.18, 2.2.2.1.19 Y 2.2.2.1.20., los cuales quedaran así:

Articulo 2.2.2.1.16. Afiliación Electrónica. Para los efectos de este Capítulo, las personas podrán afiliarse al Sistema General de Pensiones o podrán realizar el traslado de régimen o de administradora, a través de cualquier medio verificable ya sea físico o medio electrónico que se habilite.

Parágrafo transitorio. Las administradoras de pensiones deberán establecer todos los mecanismos que permitan la implementación del formulario único de afiliación a más tardar el 30 de junio de 2021, fecha desde la cual, el formulario único de afiliación será el valido para la afiliación y traslado en el Sistema General de Pensiones.

Artículo 2.2.2.1.17. Información contenida en la Afiliación Electrónica. Para hacer efectiva la selección de régimen o de administradora, el trabajador diligenciará un formulario único de afiliación, que será definido por el Superintendencia Financiera de Colombia y deberá contener como mínimo la información establecida en el artículo 2.2.2.1.8 del presente decreto.

Artículo 2.2.2.1.18. Información al potencial afiliado a cargo de las administradoras de pensiones. La afiliación al Sistema General de Pensiones, el traslado de régimen o de administradora que se haga de manera electrónica, se realizará de manera informada. Por ello, las Administradoras del Sistema General de Pensiones estarán obligadas a brindar la asesoría de que trata este artículo, la cual se podrá realizar por medios virtuales o presenciales, y deberá contemplar como mínimo lo siguiente:

1. Requisitos de afiliación, información de personas excluidas y regímenes exceptuados.
2. Características y diferencias entre cada régimen pensional, entre ellos, los requisitos de acceso y forma de liquidación de todas y cada una de las prestaciones económicas a cargo del Sistema General de Pensiones, tales como pensión de vejez, de invalidez, sobrevivencia devolución de saldos e indemnización sustitutiva.
3. Información del programa de Beneficios Económicos Periódicos ­ BEPS de que trata el Título 13 de la Parte 2 del Libro 2 de este Decreto.
4. Información del Esquema Multifondos establecido en la Parte 2 del Libro 6 del Títul010 del Capítulo 2, artículo 2.6.10.2.2. del Decreto 2555 de 2010.
5. Facultad de hacer uso del retracto de la afiliación.
6. En el caso de extranjeros y dependiendo de las condiciones de origen, información de los convenios internacionales en Seguridad Social.

Parágrafo 1. Con el fin de que los posibles afiliados tomen decisiones debidamente informadas, las administradoras de pensiones deberán disponer de canales de atención para la solución de inquietudes que surjan durante el proceso de solicitud de afiliación. La información suministrada por las administradoras mediante estos canales de atención deberá cumplir con los principios consagrados en el artículo 2.6.10.1.2. del Decreto 2555 de 2010 Y los principios contenidos en los literales a), c), e) y f) del artículo 3° de la Ley 1328 de 2009.

Parágrafo 2. Las reglas y disposiciones que rigen la doble asesoría deberán observarse en relación con los traslados entre regímenes pensiona les. En todo caso, el traslado de régimen o de entidad administradora producirá efectos sólo a partir del primer día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud del traslado efectuada por el afiliado ante la nueva administradora de pensiones.

Artículo 2.2.2.1.19. Efectos de la validación de la Afiliación. La validación de la afiliación o del traslado de régimen o de administradora deberá ser informada por la administradora al empleador y al afiliado, a través de los medios que disponga para tal efecto.

Por tratarse de vinculaciones efectuadas mediante el formulario único de afiliación de manera electrónica, la administradora de pensiones deberá enviar al afiliado y al empleador copia por los medios electrónicos verificables que dispongan para tal efecto.

La administradora de pensiones seleccionada dispondrá de los medios y parámetros físicos y tecnológicos necesarios para la conservación de los formularios únicos de afiliación y de la manifestación de validación de la afiliación.

Para que la afiliación se considere válida y eficaz, el formulario único de afiliación debe estar diligenciado y firmado por el afiliado ya sea física o electrónicamente, a través de los mecanismos que adopte en este último caso cumpliendo con los lineamientos establecidos en las disposiciones vigentes.

Parágrafo 1. La selección y vinculación se efectúa sin perjuicio de la responsabilidad del empleador en relación con su obligación de cotizar al Sistema General de Pensiones y los trámites relacionados con la afiliación en los términos establecidos en el artículo 2.2.1.6.4.3. del Decreto 1 072 de 2015 y el artículo 2.2.2.1.11. del presente Decreto.

Parágrafo 2. Las Administradoras del Sistema General de Pensiones garantizarán el acceso y accesibilidad al contenido del formulario único de afiliación de las personas con discapacidad, mediante la adopción de medidas de inclusión para esta población.

Parágrafo 3. Las Administradoras del Sistema General de Pensiones son responsables de la protección de la información a la que tengan acceso con ocasión de las afiliaciones, para lo cual deben adoptar procesos, medios y protocolos de seguridad que garanticen su conservación, disponibilidad, confidencialidad, integridad, autenticidad y no repudio.

Artículo 2.2.2.1.20. Reporte de información. El Ministerio del Trabajo establecerá los medios, forma y periodicidad para el reporte de información por parte de las Administradoras de Pensiones respecto de las afiliaciones o traslado de régimen o de administradora. Las solicitudes de información que realicen las entidades públicas que participan en el Sistema de Seguridad Social Integral, deberán estar debidamente motivadas respecto a la finalidad, utilidad y facultad para solicitar la información con el fin de garantizar que el tratamiento de datos personales se llevé a acabo de acuerdo con la normatividad vigente y para el cumplimiento exclusivo de los fines propios de la seguridad social.»

Artículo 2. Modificación del artículo 2.2.2.2.1. del Decreto 1833 de 2016 por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones. Modifíquese el artículo 2.2.2.2.1. del Decreto 1833 de 2016, el cual quedará así:

 «Artículo 2.2.2.2.1. Derecho de retracto en la selección de régimen, vinculación o traslado de administradora. Se entenderá permitido el retracto del afiliado en todos los casos de selección de régimen, vinculación o traslado del afiliado, de una administradora de cualquiera de los regímenes o de un plan de pensiones, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que se haya informado al afiliado de la validación de afiliación o traslado por parte de la administradora por medio físico o electrónico, a elección del ciudadano. Lo anterior con el objeto de proteger la libertad de escogencia dentro del Sistema General de Pensiones.

En caso de retracto de la selección de régimen, vinculación o traslado la administradora deberá informar la afiliación válida al afiliado y al empleador si corresponde, y en los casos de traslado de régimen o de administradora también informará a la administradora a la cual se encuentre efectivamente afiliado, con el objeto de que se realicen las cotizaciones a que haya lugar y los traslados de las cotizaciones cuando a ello hubiere lugar. El retracto de selección de una administradora podrá llevarse a cabo a través de medios físicos o electrónicos.

Cuando las administradoras efectúen procesos de promoción, deberán informar de manera clara a los potenciales afiliados, el derecho a retractarse de que trata el presente artículo.»

Artículo 3. Modificación del artículo 2.2.14.1.21. del Decreto 1833 de 2016 por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones. Modifíquese el artículo 2.2.14.1.21. del Decreto 1833 de 2016, el cual quedara así:

«Artículo 2.2.14.1.21. Formato de Consignación de Aportes. De acuerdo con la información que sea suministrada por el Administrador de los Recursos del Fondo de Solidaridad Pensional, los beneficiarios de la Subcuenta de Solidaridad de este Fondo podrán hacer uso de los talonarios o sistemas electrónicos de pago suministrados por las entidades recaudadoras que sean contratadas por las administradoras de pensiones para el efecto, para lo cual se observará lo siguiente:

1. Pago a través de talonarios: En estos casos se tendrá un formato de consignación de aportes el cual podrá ser descargado de la página web del administrador del programa, que deberá ser autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia y contendrá, como mínimo, la siguiente información:

1.1. Nombre y logotipo de la entidad administradora de pensiones, el cual podrá estar preimpreso.

1.2. Nombres y apellidos del trabajador y número del documento de identidad.

1.3. Nombre o razón social del empleador, cuando haya lugar, su número de identificación o N 11.

1.4. Fecha de pago.

1.5. Valor a consignar por el trabajador y el empleador, cuando haya lugar.

El formato de consignación de aportes debe diligenciarse en original para la entidad recaudadora y una (1) copia para el empleador o para el trabajador independiente.

2. Pago a través de sistemas electrónicos: La entidad recaudadora deberá generar un comprobante de consignación de aportes, el cual será entregado a la persona que efectúe la consignación, y contendrá como mínimo la siguiente información:

2.1. Nombres y apellidos del beneficiario del subsidio o número del documento de identidad.

2.2. Fecha de Pago.

2.3. Valor de la transacción o pago.

2.4. Número de referencia

2.5. Información de contacto en caso que el afiliado requiera realizar alguna reclamación.

Cualquiera de los sistemas de pago ya descritos, se entiende como autoliquidación de aportes de conformidad con lo establecido en la Sección 1 del Capítulo 1 del Título 1 del Decreto 780 de 2016 y no requiere reporte de novedades.

Los beneficiarios del Fondo de Solidaridad Pensional, que también sean beneficiarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud, realizarán el pago del aporte para pensión a su cargo, mediante cualquiera de los sistemas de pago previstos en el presente artículo, encontrándose exceptuados para realizarlo por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

Esta excepción no opera cuando el beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional esté afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud en calidad de cotizante, caso en el cual deberá realizar el aporte bajo esta última modalidad.»

Artículo 4. Vigencia y derogatorias. Esta Decreto rige a partir de su pubficaci6n y modifica lo pertinente del Decreto 1833 de 2016 por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones,

Publíquese y Cúmplase,

Dado en Bogotá D,C,.

El Ministro de Hacienda y Crédito Público
ALBERTO CARRASQUILLA BARRERA

El Ministro del Trabajo
ÁNGEL CUSTODIO CABRERA BÁEZ