Decreto 1818 de 07-10-2019

Ministerio de Salud y Protección Social
Decreto 1818
Octubre 07 de 2019

Por el cual se modifica el Titulo 2 de la Parte 1 del libro 2 del Decreto 780 de 2016«, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social en relación con la inclusión en el Sistema de Afiliación Transaccional – SAT del Sistema General de Pensiones y del Sistema de Subsidio Familiar

El Presidente de la República de Colombia

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 15 de la Ley 797 de 2003, modificado por el artículo 32 de la Ley 1911 de 2018, y

Considerando

Que, de conformidad con lo señalado en el artículo 15 de la Ley 797 de 2003, modificado por el artículo 32 de la Ley 1911 de 2018, corresponde al Gobierno nacional definir el diseño, la organización y el funcionamiento del Registro Único de Afiliados a los Sistemas Generales de Pensiones, Salud, Riesgos Laborales, al SENA, al ICBF y a las Cajas de Compensación Familiar, y de los beneficiarios de la Red de Protección Social Integral.

Que el artículo 2.1.2.1 del Decreto 780 de 2016, Decreto único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, que compiló el artículo 11 del Decreto 2353 de 2015, creó el Sistema de Afiliación Transaccional – SAT, para el registro y consulta de la afiliación y novedades del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Que, a través del Decreto 2058 de 2018, se modificó el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2 «Sistema de Afiliación Transaccional» del citado Decreto 780 de 2016, en el sentido de incluir en dicho Sistema, el Sistema de Riesgos Laborales.

Que, en el documento CONPES 3956, expedido el 8 de enero de 2019, se recomendó al Ministerio de Salud y Protección Social garantizar la cobertura del portal único transaccional, a los demás trámites y requerimientos del Sistema de Seguridad Social, con el objeto de simplificarlos; y al Ministerio del Trabajo, el de virtualizar en un portal transaccional todos los trámites asociados al empleado en los subsistemas de pensiones y subsidio familiar.

Que dichas acciones deberán converger en la integración y articulación en una plataforma de todos los trámites, tanto para empleadores como empleados, relacionados con salud, pensión, riesgos laborales y cajas de compensación, que faciliten el registro de la afiliación y el reporte de novedades.

Que, en el mismo sentido, se establece que los Ministerios de Salud y Protección Social, del Trabajo y de Comercio, Industria y Turismo, deben iniciar la planeación y estructuración de la articulación de las plataformas de sus entidades, con el fin de lograr la interoperabilidad de la información.

Que corresponde al Ministerio de Salud y Protección Social de acuerdo con lo previsto en los numerales 16 y 23 del artículo 2 del Decreto ley 4107 de 2011 participar en la definición de los sistemas de afiliación, protección al usuario, aseguramiento y sistemas de información en pensiones, y definir y reglamentar los sistemas de información del Sistema de Protección Social que comprende afiliación, recaudo, y aportes parafiscales.

Que, conforme con lo expuesto, se hace necesario incluir en el Sistema de Afiliación Transaccional los datos de información básica y complementaria de los afiliados, la afiliación y sus novedades en el Sistema General de Pensiones y en el Sistema de Subsidio Familiar, con el fin de contribuir a la materialización de la política de formalización empresarial.

En mérito de lo expuesto,

Decreta

Artículo  1. Modificar el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, el cual quedará así: 

«Titulo 2

Sistema de afiliación transaccional

«Artículo 2.1.2.1. Creación del Sistema de Afiliación Transaccional. Créase el Sistema de Afiliación Transaccional – SAT como un conjunto de procesos, procedimientos e instrumentos de orden técnico y administrativo, que dispondrá el Ministerio de Salud y Protección Social para registrar, reportar y consultar, en tiempo real, los datos de información básica y complementaria de los afiliados, la afiliación y sus novedades en los Sistemas de Seguridad Social Integral y el Sistema de Subsidio Familiar.

Una vez el Sistema de Afiliación Transaccional inicie su operación, este será el medio para el registro de la afiliación y el reporte de novedades; sin perjuicio de las plataformas o demás medios tecnológicos de que dispongan los administradores del Sistema General de Pensiones y del Sistema de Subsidio Familiar, cuya información relativa a la afiliación y reporte de novedades de sus afiliados, en todo caso, deberá ser reportada ante el SAT.

El Ministerio de Salud y Protección Social tendrá la administración del SAT, determinará las transacciones que puedan realizar los diferentes actores de acuerdo con sus competencias y los niveles de acceso que se definan, y establecerá la responsabilidad de cada uno de ellos en el registro y reporte de la información, la estructura de datos y los medios magnéticos o electrónicos que se requieran para procesar la información de este.

Las transacciones que pueden realizar los diferentes usuarios, de acuerdo con las competencias de estos y los niveles de acceso que se definan, para el Sistema General de Pensiones y el Sistema de Subsidio Familiar deben ser determinadas por el Ministerio de Salud y Protección Social conjuntamente con el Ministerio del Trabajo.

Este Sistema podrá interoperar con los sistemas de información y procesos definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, el Ministerio del Trabajo y con otros relacionados.

La información contenida en el Sistema de Afiliación Transaccional y su manejo estarán sujetos a las disposiciones sobre protección de datos regulados por la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan o sustituyan.

El Sistema de Afiliación Transaccional permitirá a los prestadores, las administradoras, los afiliados, las entidades públicas y privadas responsables del recaudo y de la inspección, vigilancia y control del pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y al Sistema de Subsidio Familiar consultar la información allí registrada en los términos que defina el Ministerio de Salud y Protección Social, en especial la referente al estado de pagos de las cotizaciones. Este Sistema podrá interoperar con la PIanilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA.

La información sobre las personas que se encuentran en mora deberá estar disponible para efectos del reporte de que trata el artículo 5 de la Ley 828 de 2003, y para la verificación de la información en el Registro Único de Proponentes prevista en la mencionada ley. 

Artículo 2.1.2.2. Elementos del Sistema de Afiliación Transaccional. Constituyen elementos básicos del Sistema de Afiliación Transaccional, los siguientes:

1. La información de referencia para la correcta identificación de los afiliados, construida a partir de la información reportada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, Migración Colombia y cualquier otra entidad que tenga a su cargo la expedición de documentos de identidad de nacionales y residentes extranjeros; la verificación de la población potencialmente beneficiaria de subsidios; la verificación de supervivencia, la identificación inicial del recién nacido y la relación de parentesco de este con la madre; el control de las afiliaciones colectivas, la integridad y consistencia de la información reportada por afiliados y aportantes; y toda aquella información que los Ministerios de Salud y Protección Social y del Trabajo consideren relevante para el cumplimiento de los objetivos definidos para la información de referencia y en el marco de su competencia.
2. La información de referencia que permita controlar la multiafiliación al interior del Sistema de Seguridad Social Integral, al Sistema de Subsidio Familiar y entre estos y los regímenes Especial y de Excepción, cuando apliquen.
3. La información de referencia que permita validar los datos que se ingresen al Sistema.
4. El registro oficial de todos los aportantes, afiliados y beneficiarios del Sistema de Seguridad Social Integral y del Sistema de Subsidio Familiar, su identificación, estado de pago de las cotizaciones y demás información relacionada con la afiliación y reporte de novedades que los Ministerios de Salud y Protección Social y del Trabajo consideren relevante, en el marco de sus competencias.
5. Las reglas de afiliación y novedades contenidas en las disposiciones vigentes que soportan las validaciones para el registro de estas y que permiten controlar la calidad de los datos y la integridad de la información.
6. La plataforma tecnológica y de comunicaciones que soporte este Sistema.

Artículo 2.1.2.3. Soportes documentales en el Sistema de Afiliación Transaccional. La identificación y datos básicos de los afiliados serán validados contra la información de referencia disponible. Si la información es coincidente no será necesario allegar documentación soporte. Si no es coincidente o no existe en la información de referencia, el Sistema dispondrá de los medios para la recepción, clasificación y recuperación de soportes digitales en aquellos casos en los que sea necesario aportar documentos o datos adicionales para acreditar la identificación, la condición de beneficiarios y los demás que se requieran.

Parágrafo. El Sistema de Afiliación Transaccional en lo que tiene que ver con el Sistema General de Seguridad Social en Salud podrá validar la condición de beneficiario con base en las tablas de referencia de que disponga, caso en el cual no serán exigibles los soportes documentales. Cuando se alleguen soportes documentales para acreditar la condición de beneficiario, las EPS y demás EOC serán responsables de validar ésta condición.

Artículo 2.1.2.4. Identificación de los afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral y al Sistema de Subsidio Familiar. Los datos básicos de identificación de los afiliados que se ingresen al Sistema de Afiliación Transaccional deberán coincidir con la información de referencia. El Sistema contará con las validaciones correspondientes con el fin de impedir el ingreso de identificaciones inexistentes o datos básicos errados. Estos datos solo pueden ser modificados con el soporte del acto administrativo o el acto proferido por la autoridad competente.

En el Sistema de Afiliación Transaccional por cada afiliado existirá un único registro, con independencia de los documentos de identidad con los cuales se le asocie. El Sistema dispondrá los instrumentos que permitan la correlación entre los diferentes documentos expedidos para una persona por la entidad competente.

Las Entidades Promotoras de Salud – EPS y las demás Entidades Obligadas a Compensar – EOC, las Administradoras de Riesgos Laborales -ARL, las Administradoras de Pensiones y las Cajas de Compensación Familiar deberán adoptar medidas tendientes a evitar que los errores e inconsistencias en los datos básicos de identificación de los afiliados, afecte la continuidad de la prestación de los servicios de salud y el reconocimiento de derechos a cargo de dichos sistemas, de conformidad con la normativa vigente que rige para cada uno.

Artículo 2.1.2.5. Transición al Sistema de Afiliación Transaccional. El Sistema de Afiliación Transaccional entrará en operación de forma gradual. Inicialmente realizará la verificación de datos básicos del afiliado. En los casos en que el registro de un afiliado no sea coincidente con la información de referencia, el afiliado deberá actualizar sus datos básicos a través del Sistema de Afiliación Transaccional, o en cumplimiento del artículo 11 del Decreto Ley 019 de 2012, el administrador del Sistema podrá corregir los errores de citas, ortografía, mecanografía, aritméticos o similares, con base en la información de referencia.

Si el documento de identidad no figura o no coincide con la información de referencia, tratándose de mayores de edad no ingresarán a la Base de Datos de Afiliados del Sistema de Afiliación Transaccional y para el caso de los menores de edad, el Ministerio de Salud y Protección Social definirá el plazo y los términos para su ingreso.

Constituye obligación de los afiliados proveer las pruebas necesarias para su correcta identificación y validación en el Sistema de Afiliación Transaccional.

Parágrafo. Las personas afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud que, a la fecha en la que empiece a operar el Sistema de Afiliación Transaccional, se encuentren incluidas en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) se considerarán registradas en dicho Sistema e inscritas en la EPS o EOC en la que venían afiliadas, siempre y cuando sus datos básicos se encuentren correctamente registrados y validados por el Ministerio de Salud y Protección Social.

En ningún caso esta validación podrá afectar la continuidad en la prestación de los servicios de salud, y la EPS y demás EOC deberán adelantar las gestiones para la corrección en un plazo no mayor de un (1) mes al requerimiento que le formule el administrador del Sistema. Vencido dicho término sin que se hubieren validado los datos básicos del afiliado, se suspenderá el reconocimiento de la Unidad de Pago por Capitación-UPC hasta cuando se produzca la validación de estos afiliados.

Artículo  2. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación y modifica el Título 2 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social.

Publíquese y Cúmplase

Dado en Bogotá D. C, a los 7 días del mes de octubre de 2019

El Presidente de la República
(FDO.) IVAN DUQUE

Ministro de Salud y Protección Social
JUAN PABLO URIBE RESTREPO

Ministra del Trabajo
ALICIA VICTORIA ARANGO OLMOS