DIAN emitirá documento especial a las nuevas personas jurídicas para que puedan abrir cuentas bancarias y luego inscribirse en el RUT

Con el nuevo formulario 1648 mencionado en su Circular 0038 de agosto 23 de 2011, la DIAN podrá asignarles el NIT y así podrán ir al banco y luego regresar a la DIAN o a la Cámara de Comercio para finalizar el proceso de formalizar el RUT. En total, van a ser casi ocho pasos los que se tendrán que dar para poder inscribirse en el RUT. Toda una tramitomanía.

Para que las nuevas personas jurídicas que requieren inscribirse en el RUT puedan cumplir con el requisito establecido en el Decreto 2820 de agosto 9 de 2011 de tener previamente abierta una cuenta de ahorros o corriente en cualquier entidad vigilada por la Superfinancieria (lo cual ya habíamos denunciado como imposible pues para eso los bancos pedían que  primero tuvieran asignado su número de NIT), la DIAN tuvo que diseñar un nuevo formulario 1648 que se diligenciará en el mismo momento en que se esté diligenciado el formulario 001 para la inscripción en el RUT.

Así lo dio a conocer la entidad mediante su Circular 0038 de agosto 23 de 2011 y  a través de un comunicado de prensa de la misma fecha en los cuales se indica que el proceso se podrá hacer tanto en forma presencial como en forma virtual a partir del 29 de agosto de 2011.

De acuerdo con lo indicado en esos documentos se entendería que la nueva tramitomanía en la que ahora se verán envueltas las nuevas personas jurídicas que se constituyan desde agosto de 2011 en adelante para poder inscribirse en el RUT (lo cual irónicamente iría en contra del intento que justamente tiene el actual gobierno de reducir trámites complejos) sería bastante grande como pasamos a demostrarlo.

Ocho posibles pasos y un montón de tiempo para poder inscribirse en el RUT

Dependiendo de las circunstancias de cada persona jurídica, podrían ser siete los pasos que van a tener que agotar las nuevas personas jurídicas para poder cumplir con la inscripción en el RUT. Esos pasos serían:

1. Inscribirse en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio para obtener su certificado de existencia y representación legal.  Allí mismo la Cámara les podría ayudar a diligenciar su preinscripción en el RUT de forma virtual ayudándoles a diligenciar el formulario 001 y el formulario 1648. Para eso, se tendrían que llevar a la misma Cámara de Comercio los recibos de servicios públicos del domicilio en el que funcionará la sociedad y la fotocopia de la cédula del representante legal quien se tendrá que presentar personalmente exhibiendo su cédula original y así le puedan tomar su huella digital.
2. Si el representante legal  no puede ir personalmente y mandara a otra persona como su apoderado, las Cámaras de Comercio están diciendo que ese apoderado debe ser solamente un abogado que deberá presentar el poder autenticado en Notaría y exhibir y anexar copia de su tarjeta profesional. A ese apoderado también le tomarían su huella digital. En este punto cabría la pregunta ¿cómo se hará para que el representante legal de una persona jurídica que todavía no tiene NIT y que tampoco se ha inscrito en Cámara de Comercio pueda ir a una notaría y darle un poder a un abogado? Se entiende que en ese poder solo figuraría la razón social de la sociedad tal como figura en su documento privado o en la escritura pública con que se constituyó, pero no figuraría ni el NIT ni el número de matrícula mercantil.
3. Si la Cámara de Comercio no tiene habilitados esos servicios de ayudarle con la preinscripción en el RUT, les tocará entonces irse de la Cámara solo con el certificado de existencia y representación legal (en el cual todavía no figuraría el número del NIT como lo ordena el Artículo 555-1 del Estatuto Tributario), y presentar ese certificado más los demás documentos ( recibo de servicios públicos,  fotocopias de la cédulas y poderes de notarías) en las oficinas de la DIAN. Allí la DIAN les ayudaría a diligenciar el formulario 001 y el formulario 1648 y les tomaría la huella digital.
4. Al diligenciar el formulario 001 y el 1648, la persona que esté haciendo el trámite no se lleva todavía su formulario 001 del  RUT con el sello de “FORMALIZADO” pues lo único que le entregarán será una copia del formulario 1648 con el cual podrá ir a la entidad bancaria y abrir su cuenta corriente o de ahorros. Ese formulario 1648 contiene solamente los datos de la razón social y el número de NIT de la nueva persona jurídica y únicamente tendrá vigencia durante 30 días calendario. Además, solo servirá para el trámite de abrir la cuenta bancaria y no se podrá utilizar en ningún otro trámite (como el de hacer solicitud de autorización de numeración de las facturas de venta que usará la persona jurídica).
5. Si el trámite de diligenciar el formulario 001 y el 1648 lo hizo en la DIAN porque la Cámara de Comercio no tenía habilitado ese servicio, le tocaría regresarse a la Cámara de Comercio para que la Cámara pueda incluir en el texto del certificado de existencia y representación legal el dato sobre el número del NIT que le asignaron en el formulario 1648.
6. Una vez tenga el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara y en el cual le figure el número del NIT asignado en la DIAN, se irá con ese documento y con la copia del formulario 1648 hasta cualquier entidad bancaria vigilada por Superfinanciera (no sirven entonces las entidades como las cooperativas pues esas son vigiladas por la Supersolidaria) y en esa entidad podrá abrir su cuenta corriente o de ahorros. En este punto cabe preguntar ¿cómo van a hacer las personas jurídicas para abrir cuentas bancarias en entidades vigiladas por Superfinanciera si en su domicilio solo funcionan entidades vigiladas por Supersolidaria?, ¿las van a poner a desplazarse hasta otros municipios para abrir su cuenta? Al respecto, debemos entender que la cuenta bancaria puede estar abierta en cualquier oficina que tenga la entidad escogida en el país y no solamente en las oficinas que tenga dentro del mismo municipio en que estará ubicado el contribuyente.
7. Una vez haya abierto su cuenta corriente o de ahorros, se regresará con la constancia bancaria hasta la Cámara de Comercio o la DIAN (dependiendo de donde le hayan ayudado con el trámite del diligenciamiento de los formularios 001 y 1648) y allí le recibirán dicho documento y le podrán entregar su formulario 001 del RUT con la leyenda “FORMALIZADO”.
8. Si el trámite de abrir la cuenta bancaria no lo realiza dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha en que le dieron la copia del formulario 1648, entonces la DIAN entrará a cancelar el formulario 001 del RUT que previamente habían diligenciado y firmado hasta con huellas digitales (ver Numeral 3 del Inciso 3 del Artículo 11 del Decreto 2788 de 2004 modificado con el Decreto 2645 de julio 27 de 2011).

¿Servirá de algo la exigencia de pedir que  tengan cuentas bancarias la mayoría de los contribuyentes?

Con todo lo anterior, es necesario preguntarse si en verdad será útil la exigencia de obligar a las todas las personas jurídicas y a algunas de las personas naturales a tener abiertas una cuenta bancaria para poder inscribirse en el RUT o para poder actualizarlo si es que ya vienen inscritas hace tiempo.

En teoría se entendería que si se les obliga a tener cuentas bancarias, entonces esas personas jurídicas o naturales van a dar más garantía de ser empresas serias o formales y no serán empresas de fachada con las que se hicieron los fraudes recientemente descubiertos en la DIAN.

Sin embargo, no hay norma que  los obligue a que esa cuenta bancaria que reportaron en el proceso de inscripción en el RUT la deban mantener abierta y que tengan  que movilizar a través de ella los dineros de sus operaciones económicas. Por tanto, luego de inscribirse en el RUT podrían ir y cancelarla para no incurrir en los gastos bancarios fijos que implica tener una cuenta bancaria abierta y sin movimientos (como por ejemplo la cuota de manejo).

Pero si cancelan esa cuenta bancaria y luego llegan a necesitar hacerle una actualización al RUT, entonces allí tendrían otra vez que abrir la cuenta bancaria pues para las actualizaciones del RUT volverían a pedirle los mismos requisitos de cuando se inscribieron por primera vez (ver Artículo 10, Decreto 2788 de 2004 modificado con el Decreto 2645 de julio 27 de 2011).

Además, si recordamos que a partir del 2014 no se aceptarán como deducibles en renta ni como descontables en el IVA los gastos pagados en efectivo que superen ciertos topes anualmente (es decir, que se obliga a que si los gastos se pasan de cierto tope hay que usar cuentas bancarias para hacer los pagos con cheques, tarjetas o transferencias), entonces allí se va viendo la casi obligación de que muchos sí deban quedar “amarrados” al requisito de contar con cuentas bancarias (Ver también Concepto DIAN 034361 de mayo de 2011 ).

Como quien dice, muchos van a tener que verse forzados a usar la formalidad de utilizar cuentas bancarias. Para ello, se requerirá entonces de que el Gobierno logre hacer la tan anhelada regulación de los cobros que hacen las entidades bancarias por sus diferentes servicios y para lo cual se le dieron facultades con el Artículo 62 de la Ley 1430 de diciembre de 2010.

Material relacionado:

• Conferencia gratuita sobre cambios realizados al RUT entre julio y agosto de 2011
• Gobierno ya no exigirá cuentas bancarias para la inscripción en el RUT de algunas Personas Naturales
• Gobierno establece nuevos requisitos más estrictos para inscripción y actualización del RUT
• Cartillas instructivas de la DIAN sobre el RUT