Documento soporte: cuándo se debe emitir y exigir, beneficios que ofrece y requisitos a cumplir

El documento soporte se expide por medio de un documento con numeración autorizada por la Dian, cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar.

La Resolución 000042 de 2020 enuncia siete requisitos que se deben cumplir.

Lo primero que hay que decir sobre el documento soporte es que este ya existía; la novedad radica en que ahora tendrá un rango de numeración autorizado por la Dian.

Este documento se usa para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.

El documento soporte se expide si como comprador requiere documentar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la Dian, cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar.

¿Quiénes lo deben emitir y para qué?

Se emite si la persona es el comprador del bien o el servicio. Igualmente, este documento se emite si como vendedor del bien o prestador del servicio no tiene obligación de expedir factura de venta.El comprador podrá generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente para documentar la transacción, contabilizarla y, si es del caso, soportar costos, deducciones, o impuestos descontables.

Obligados a expedirlo

El contribuyente está obligado si se adquiere un bien cuando se hacen compras, o se adquieren servicios por parte de un proveedor no obligado a expedir factura de venta, para que se pueda documentar la transacción y tener el soporte de costos, deducciones, o impuestos descontables, para sus declaraciones tributarias.

¿Qué beneficios tiene?

Permite documentar las operaciones cuando se realizan con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente.

De esta manera se soportan adecuadamente los costos, deducciones o impuestos descontables en estas adquisiciones.

7 requisitos a cumplir

Según lo indicado en la Resolución 000042 de 2020, los requisitos son:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, el requisito del NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Dian. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Dian ponga a disposición las citadas especificaciones, a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.

¿Cuándo se debe emitir y exigir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente?

La Dian ya realizó el ajuste en el sistema informático electrónico de numeración para que los contribuyentes puedan solicitar los rangos de numeración para el documento soporte en adquisiciones con no obligados a emitir factura o documento equivalente.

Se hará exigible el requisito del numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 42, a partir del 15 de agosto de 2020, teniendo en cuenta que quienes ya tengan rangos autorizados podrán hacer uso de estos.

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