En la elaboración del presupuesto de una propiedad horizontal se tienen en cuenta además de los ingresos y gastos, aspectos relacionados con los coeficientes de copropiedad, la cuota de administración, el fondo de imprevistos y diferentes normas. En este editorial hablamos sobre estas variables.
En la elaboración del presupuesto de una propiedad horizontal se tienen en cuenta además de los ingresos y gastos, aspectos relacionados con los coeficientes de copropiedad, la cuota de administración, el fondo de imprevistos y diferentes normas. En este editorial hablamos sobre estas variables.
En nuestro editorial Administración de la copropiedad y su responsabilidad en la elaboración del presupuesto de 2019, abordamos aspectos relativos a la responsabilidad que tiene el administrador, y algunos de los rubros que componen los ingresos y los gastos de la copropiedad. En este editorial continuamos con el estudio de los aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboración del presupuesto de una propiedad horizontal.
Este tipo de servicios están relacionados con el mantenimiento de ascensores, redes telefónicas o inalámbricas, plantas eléctricas, puertas de acceso a vehículos o peatones, tanques de agua y piscinas, azoteas, cajas de residuos, aires acondicionados, repuestos, extintores, entre otros. A propósito de estos mantenimientos y reparaciones, es necesario:
De acuerdo con el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, la copropiedad debe constituir un fondo para atender las obligaciones o situaciones que se presente de forma imprevista. Este debe crearse e incrementarse para cada período anual en un valor no menor al 1 % sobre el presupuesto. Por último, si la asamblea desea suspender el cobro de lo que corresponde al fondo de imprevistos, podrá hacerlo cuando el valor de este alcance el 50 % del valor del presupuesto.
Teniendo en cuenta que los coeficientes de copropiedad son índices que establecen la contribución porcentual de cada uno de los copropietarios, definen su participación en la asamblea y su cuota de administración; el capítulo 7 de la Ley 675 de 2001 establece que en el reglamento de la propiedad horizontal deben estar estipulados los coeficientes de copropiedad de los bienes que integran el conjunto o edificio, y estos deben calcularse con base en el área construida de cada bien privado, con respecto al área total del edificio o conjunto. Así pues, la fórmula para calcular la cuota de administración sería:
El seguimiento del presupuesto debe realizarse de forma mensual y debe existir una excelente comunicación entre el administrador y el contador para que se identifiquen de forma precisa las partidas relacionadas con las transacciones que surjan en la copropiedad. Se recomienda realizar un informe periódico de la ejecución presupuestal; llevar en debida forma los libros auxiliares de ingresos y gastos e incluir notas explicativas de las variaciones de estos; y realizar un análisis del flujo de caja de la copropiedad; así como también identificar las situaciones que pueden generar disminución de gastos en períodos siguientes. A propósito de esto último, un ejemplo podría ser incorporar sensores a los pasillos, de manera que las luces estén apagadas cuando no exista movimiento.
Por último, pero no menos importante, relacionamos la normatividad que deben tener en cuenta el contador, administrador, revisor fiscal y los copropietarios de una propiedad horizontal: