Empresas pueden elegir cómo cumplir con obligatoriedad de la factura electrónica
Escoger un proveedor, realizar pruebas con la DIAN para asegurarse que el sistema hace llegar la factura a tiempo y poner a prueba el proceso de emisión de facturas; estos son algunos pasos a tener en cuenta para que el proceso de implementación de la factura electrónica sea exitoso.
Escoger un proveedor, realizar pruebas con la DIAN para asegurarse que el sistema hace llegar la factura a tiempo y poner a prueba el proceso de emisión de facturas; estos son algunos pasos a tener en cuenta para que el proceso de implementación de la factura electrónica sea exitoso.
La implementación de la factura electrónica en nuestro país no es opcional, las empresas están obligadas a realizarlo cuando así lo establezca la DIAN. Lo que pueden hacer las compañías es elegir la manera de cumplir con esta obligación, y así el sistema que elijan les permitirá mejorar su gestión y los resultados del negocio.
Durante este proceso, las empresas colombianas pueden adquirir una de las soluciones tecnológicas que se ofrecen en el mercado o utilizar la que facilita la DIAN. En ambos casos, la empresa se limita a cumplir con la norma, sin que este cambio le aporte un valor añadido, que es uno de los grandes fundamentos de la factura electrónica en otros países, en los que su uso no es obligatorio.
Pasos para obtener beneficios con la factura electrónica
Si la empresa quiere, además de cumplir con los requisitos legales, mejorar su gestión y disfrutar de todos los beneficios que ofrece la factura electrónica, tenga en cuenta los siguientes pasos:
- El primer paso debe ser buscar un proveedor que le asegure un cambio que aporte valor al negocio.
- Una vez elegido el proveedor, el siguiente paso es realizar las pruebas correspondientes con la DIAN para asegurar que el sistema, técnicamente, hace llegar la factura en el tiempo, la forma y el formato electrónico que requiere dicha entidad.
- Verificado lo anterior, el paso a seguir es poner en marcha un proceso de emisión de facturas y hacerlas llegar a los clientes, verificando que se trata de un canal seguro y trazable, donde la factura que sale llega al cliente de forma correcta.
- Luego, la empresa tiene que confirmar que el proceso le aporta valor real y una respuesta positiva que mejora la gestión del día a día, sabiendo que la factura está correcta y no es necesario realizar ninguna modificación.
- El último paso es saber y asegurarse que el proveedor va a incorporar al sistema, puntualmente y de manera precisa, los cambios y modificaciones que realice la DIAN a lo largo del tiempo.
Intenciones de facturar electrónicamente de forma voluntaria
María Pierina González Falla, directora de gestión de fiscalización de la DIAN, explica en Dinero, que:
«(…) cualquier persona natural o jurídica que opte por facturar electrónicamente puede hacerlo utilizando sus propias soluciones tecnológicas, las cuales pueden ser adquiridas o desarrolladas por la misma empresa, o contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN».
Luego de tomar la decisión, explica González Falla, deberán registrarse como facturadores electrónicos voluntarios, para lo cual solo basta con ingresar a www.dian.gov.co y manifestar, a través del servicio informático de factura electrónica de la DIAN, su intención de facturar electrónicamente de manera voluntaria y realizar los pasos necesarios para obtener su habilitación como facturador electrónico, siempre y cuando cumpla exitosamente las pruebas tecnológicas allí establecidas.
Evolución del sistema pensando en el cliente
Transfiriendo es un proveedor de facturación electrónica, una empresa que bajo el concepto de documento inteligente ha desarrollado cuatro servicios para las compañías en vía de transformación. “La factura electrónica es una condición necesaria, pero no suficiente para la transformación digital. Y todas las herramientas que hemos creado permiten que la transformación se produzca mucho más rápido”, dice Manuel Cabrera, presidente de la compañía en Enter.co.
Para los clientes, estos reciben en un solo buzón todos sus documentos digitales. Dicho buzón puede ser el WhatsApp, correo electrónico o redes sociales; lo que les permitirá tener más controladas sus cuentas, tener claro dónde almacenan sus documentos y en qué invierten sus ingresos.
Desde el punto de vista de SERES, otro de los proveedores de factura electrónica, la experiencia en todos los países latinoamericanos muestra que los sistemas se van ajustando periódicamente e incluso incorporan evoluciones técnicas, que implican adaptaciones tanto tecnológicas como en los procesos de negocio.
Alberto Redondo, director de marketing de SERES, dice que la mejor opción es contar con un socio de confianza que vaya guiando a las empresas en el proceso, que las acompañe en los cambios y que estos se den en tiempo y forma, para cumplir con las disposiciones normativas.
«Las empresas deben elegir un socio que les ayude en el proceso de negocio, que les asesore y, si es necesario, forme a los equipos, para que sean capaces de entender lo que pide la agencia tributaria y, desde su cumplimiento, diseñar las mejores estrategias de negocio y de relación con clientes y proveedores», explica.