En el sistema de retención a través de bancos, los costos y gastos sí se seguirán registrando por causación

Cuando se lleven a la práctica las medidas del Art. 376-1 del E.T. y el Decreto 1159 de junio 1 de 2012, los compradores seguirán registrando los costos y gastos por causación y solo las retenciones en la fuente a título de renta y de IVA serán las que se contabilizarán en el momento del pago.

De acuerdo con el Art. 376-1 del E.T. y el Decreto 1159 de junio 1 de 2012, a más tardar en junio de 2013 la DIAN empezará a emitir las respectivas resoluciones con las cuales se mencionen, con nombre propio, a los agentes de retención que quedarían obligados a efectuar el pago de sus costos y gastos utilizando obligatoriamente a los bancos para que sean dichos bancos quienes en el momento del pago a los terceros les efectúen las respectivas retenciones a titulo de renta y de IVA.

Al respecto debe entenderse que lo que terminará sucediendo cuando esas medidas se estén llevando a la práctica es que en la contabilidad de las empresas compradoras los respectivos costos y gastos sí se tendrán que seguir registrando por causación pero sin registrar en ese mismo momento las respectivas retenciones de renta y de IVA, pues las mismas solo se registrarán en el mes en que se decida hacer el pago (las únicas retenciones que sí se seguirán registrando por causación serían las de industria y comercio, si es que los municipios no terminan cambiando en el futuro sus instrucciones sobre esta materia para hacerlas igual al sistema de retenciones administradas por la DIAN).

Un caso práctico

Para ilustrar lo anterior, supóngase que en diciembre de 2013 una empresa grande contribuyente realiza a una empresa pequeña una adquisición de mercancías por $1.000.000 más IVA de $160.000, pero esa compra solo se terminará pagando en febrero de 2014 (para simplificar el ejercicio, asúmase que la compra se hace en municipios donde no existe obligación de registrar retención de industria y comercio).

En ese caso, en diciembre de 2013 la contabilización de las dos empresas será la siguiente:

Nótese que la empresa compradora no afectó en ese momento la cuenta del pasivo de retenciones de renta o de IVA (cuentas 2365 y 2376 en el PUC de comerciantes). Y a su turno, la empresa vendedora tampoco afectó las cuentas donde se controlan las retenciones de renta o de IVA a favor (cuentas 135515 ó 135517 en el PUC).

Luego, cuando en febrero de 2014 la empresa compradora decide hacer el pago, lo que primero tiene que hacer es un ajuste en su contabilidad de la siguiente forma:

Acto seguido, le da la orden a su banco en ese mismo mes de febrero de 2014 para que realice los siguientes dos pagos:

a.  A favor del vendedor, un valor de 1.045.000

b. A favor de la DIAN por concepto de retenciones de renta y de IVA, un valor de 115.000

Por tanto, la empresa compradora en ese mismo mes de febrero de 2014 realizará la siguiente contabilización: