En julio de 2012 inicia tarea de presentar declaraciones virtualmente para los nuevos obligados
Entre los nuevos obligados que se señalaron a través de la Resolución 12761 de diciembre 9 de 2011 figuran las personas jurídicas de todo tipo, pues todas son como mínimo agentes de retención a título de renta. Igualmente, todos aquellos que hayan tenido que entregar información exógena y también los Representantes Legales, Contadores y Revisores que firman virtualmente en las empresas; si es que deben presentar declaraciones personales.
¿Qué pasa si solo después de julio de 2012 a alguien le empieza aplicar por primera vez alguno de los criterios de la Resolución 12761?
El Artículo 3 de la Resolución 12761 indica que si después de julio de 2012 a alguien le empieza a aplicar por primera vez algunos de los 14 criterios que en total se alistan en el artículo 1 de la Resolución 12761, en ese caso se debe tener presente que su obligación de declarar virtualmente comenzaría con las declaraciones que tengan vencimiento a partir del mes siguiente.
Así por ejemplo, si nace una nueva persona jurídica durante agosto de 2012, al inscribirse en el RUT durante agosto de 2012 la convertirán en “agente de retención” por lo menos a título de renta. Y en tal caso el numeral 11 del Artículo 3 de la Resolución dice que empezará a declarar virtualmente a partir del mes siguiente en que practique su primera retención. Eso significaría que si practica su primera retención en el mismo mes de agosto, entonces en septiembre de 2012 cuando esté presentando la declaración de retenciones de agosto, dicha declaración la deberá presentar virtualmente.
Es por eso que se puede entender que la DIAN, cada vez que nazca una nueva persona jurídica, de una vez le emitirá su mecanismo de firma digital a su Representante Legal y su Contador o Revisor fiscal.
¿Qué normas básicas deben tener presentes los nuevos obligados a declarar virtualmente?
Los que empiecen por primera vez a presentar declaraciones en forma virtual, si ya traen mecanismos de firma digital activados porque de pronto tuvieron la obligación por ejemplo de entregar información exógena entre abril y junio de 2012, deben tener presente que sus declaraciones tributarias (tanto las de la empresa como las personales si le corresponde) se firman justamente con ese mismo mecanismo de firma digital que ya tienen y no tienen que solicitar uno nuevo.
Los que no lo hayan solicitado, y aquellos que lleguen a necesitar unos nuevos mecanismos de firma digital (porque de pronto cambiaron a su Representante Legal, o al Contador o Revisor fiscal), deben conseguirlos y activarlos con por lo menos tres días hábiles antes de empezar a utilizarlos.
Además, todas las declaraciones que antes hayan presentado en papel, o las que debieron haber presentado en papel y que no lo hayan hecho, tales declaraciones las tendrán que corregir y/o presentar extemporáneamente en papel pues así lo dispone el artículo 7 del Decreto 1791 de mayo de 2007.
De igual manera, y de acuerdo al Artículo 579-2 del Estatuto, si una declaración se debe presentar en forma virtual pero se hace en papel, tal declaración se dará como no presentada aunque la DIAN tendría que detectar la irregularidad dentro de los dos años siguientes a la presentación de la declaración y pronunciarse (ver cCncepto DIAN 62921 de agosto de 2009).
Si nunca antes han presentado ni siquiera reportes a la DIAN en forma virtual, tendrán que empezar a verificar si cuentan con los equipos e Internet óptimos para poder cumplir con ese proceso. Para ello se puede visitar el siguiente enlace del portal de la DIAN: “Requerimientos tecnológicos”.
Además, tendrán que tomar en cuenta que a veces la plataforma de internet de la DIAN tiene problemas si el proceso de firma virtual se hace desde computadores muy modernos (véase nuestro anterior editorial de noviembre de 2011: “¿Hasta donde nos llevará el Muisca?” y también la cartilla instructiva de la DIAN para “Diligenciamiento virtual de documentos”).
Caso especial de las declaraciones mensuales de Retención en la Fuente
Téngase presente que para el caso específico de la presentación de las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente, el Artículo 606 del Estatuto (luego de ser modificado con la Ley 1430 de diciembre de 2010), indica que la declaración mensual de retenciones solo se presenta en los meses en que sí haya valores para declarar (ya no se presenta en ceros) y que adicionalmente se debe presentar con pago total para poderse dar por presentada en forma válida (ver artículo 580-1 del Estatuto).
Sin embargo, y gracias a las modificaciones que el Decreto-Ley Antitrámites le hizo al Artículo 580-1 del Estatuto, es posible por ejemplo que las declaraciones virtuales de retención se presenten unos días antes del vencimiento sin el pago, pero dicho pago se podrá hacer como máximo en la fecha del vencimiento fijado en el decreto anual de plazos y la declaración se podrá dar como presentada.