¿Es válido fijar fechas máximas para recibir las facturas de los proveedores por el cambio de año?
Las empresas que establecen ese tipo de políticas son empresas que normalmente tienen planificadas sus compras del año y por eso sus proveedores, para darles gusto, terminan muchas veces facturando antes de haber enviado las mercancías o de haber prestado los servicios respectivos.
Las empresas que establecen ese tipo de políticas son empresas que normalmente tienen planificadas sus compras del año y por eso sus proveedores, para darles gusto, terminan muchas veces facturando antes de haber enviado las mercancías o de haber prestado los servicios respectivos.
Al llegar el mes de Diciembre, es casi una costumbre que grandes y hasta medianas empresas deciden ponerles a sus proveedores unos plazos máximos para la recepción de facturas que correspondan a bienes y servicios adquiridos por el año fiscal que se está cerrando (les ponen avisos en los periódicos de amplia circulación nacional).
En términos generales estas medidas pueden tener su justificación en el hecho de que muchos de los proveedores de estas empresas pueden tener por costumbre el hacer despachos de las mercancías en diciembre, o prestación de los servicios en diciembre, pero sucede que el personal administrativo de esas empresas proveedoras salen a vacaciones colectivas y es ya a mediados de Enero cuando emiten las facturas de los despachos o servicios de Diciembre y obviamente las harían con fecha de ese año anterior.
Si se les permite esa costumbre a los proveedores, obviamente que la empresa compradora tendría dificultades para poder elaborar correctamente sus declaraciones de IVA del bimestre noviembre-diciembre, y en especial su declaración de retenciones en la fuente de diciembre pues no alcanzarían a incluir todas las retenciones que se deben causar y declarar por el mes de diciembre y entonces luego tendrían que hacer correcciones a tales declaraciones con sus respectivas sanciones
¿Primero la factura antes que la recepción de las mercancías o servicios?
Por consiguiente, mirando los asuntos desde esa óptica de los traumatismos que tendrían las empresas compradoras con las facturas tardías que les hagan llegar sus proveedores, y tratándose de compras que están previamente planificadas por estas grandes y medianas empresas, sí estaría justificado el que el proveedor tenga presente que no le van a recibir por ejemplo facturas del 2009 en una fecha muy tardía del año 2010.
Como quien dice, estas empresas prefieren que sus proveedores les hagan llegar primero la factura y luego sí que lleguen los bienes y servicios a lo largo de los últimos días del año 2009. Pero no quieren que suceda que primero llegan los bienes y servicio y en Enero es cuando llegan las facturas.
Esto por tanto es algo que implica que las empresas proveedoras tengan que planificar muy bien sus despachos y prestaciones de servicios a estas grandes empresas durante diciembre, pues si los bienes y servicios son despachados y/o prestados en diciembre de 2009, por norma contable y fiscal deben causarlas y facturarlas con fecha del 2009.
Pero nadie los castigaría si primero facturan y luego despachan las mercancías o prestan los servicios, y es entonces una manera en como logran darle gusto a su cliente (nota: si se da el caso de facturar un servicio pero sin prestarlo, o una mercancía sin despacharla, y luego por causas fortuitas no se presta el servicio o no se despacha la mercancía según lo planeado, pues sencillamente se anularía la factura).
No se puede obligar a hacer anulaciones
Como sea, si se da el caso de que por ejemplo un proveedor hace su factura y la despacha junto con una mercancía el día 30 de diciembre, y ya para esa fecha la empresa compradora dice que no le va a recibir la factura que porque ya se pasaron de la “fecha máxima” (digamos 18 de diciembre de 2009), en ese caso la empresa compradora no puede obligar a que la factura sea anulada y emitida con fecha del 2010.
Lo anterior incluso está ratificado en doctrina de la DIAN, quien en su concepto 9174 de febrero de 2002 dijo lo siguiente:
“En este orden de ideas, si bien una empresa puede informar a sus proveedores una fecha límite para la recepción de facturas, ello no la exime de registrar todas las operaciones realizadas en el momento de su causación, lo cual implica que las facturas expedidas en diciembre del respectivo año pueden entregarse en enero del año siguiente sin que la empresa pueda negarse a recibirlas. La anulación de la factura y la expedición de una nueva en enero que haga presumir que la operación se realizó en este último mes puede derivar en una falsedad y la inadecuada determinación de los impuestos y retenciones que a su vez origina sanciones e intereses para el responsable ( artículo 647 del Estatuto Tributario).”
Por último, es importante comentar que cuando en estas grandes y medianas empresas decidan en los últimos días del año 2009 hacer compras que no estaban planeadas (como por ejemplo que se averíe una máquina o un vehículo y tengan que comprarle un repuesto de emergencia), en ese caso no pueden ponerle trabas a los que les vendieron esos bienes o les prestaron esos servicios de emergencia y tienen que recibirles las facturas aun cuando ya haya pasado la fecha que tenían prevista para recibir facturas del año 2009.