¿Están los software contables provisionando correctamente el valor de los intereses a las cesantías mensuales en contabilidad?
En muchas ocasiones al hacer auditoría al valor provisionado en la contabilidad en intereses a las cesantías, no es el correcto y se debe hacer un ajuste cada mes o cuando se vaya a realizar la consolidación de las prestaciones sociales. Lo anterior sucede por varias razones que analizamos a continuación.
Como se observa, realizando así la provisión del interés a las cesantías, al final del año solo se habría provisionado $20.000, siendo el valor real $240.000, ocasionando con esto, que al final del año, se deba hacer un ajuste de $220.000 al gasto o costo respectivo (cuentas 51, 52 o 72), dando un impacto grande al resultado de la operación del mes de diciembre, y en esta forma no se es coherente con la norma básica de asociación de costos y gastos con los ingresos del período y afecta el Estado de Resultados cada mes.
Analizando lo anterior, podemos concluir que la fórmula para el cálculo de los intereses a las cesantías, establecida en la normatividad que regula la materia, funciona para el cálculo manual al momento de pagarlas; pero en la práctica la causación mensual, y teniendo en cuenta los ejemplos anteriores observamos que lo que se calcula automáticamente en el sistema generalmente está errado, ya que se necesita usar una fórmula un poco compleja para que el sistema la reconozca y el ingeniero de sistemas (casi nunca es un contador) encargado de la implementación, usa alguna de las fórmulas anteriores, creyendo erradamente que al usar la fórmula dada por Ley el valor calculado es el correcto.
En el último caso expuesto, el cálculo de los intereses a las cesantías (1% de las cesantías por cada mes) solo sería correcto para el primer mes, ya que se calcularía así:
SALARIO MENSUAL: $2.000.000
CESANTIAS MENSUALES: ($2.000.000 x 8,33% X 1) = $166.667 Cesantías mes de Enero
INTERES A LAS CESANTIAS: ($166.667 x 1%) = $1.667 Interés a las Cesantías por el primer mes (enero).
Para el segundo mes (febrero) sería:
SALARIO MENSUAL: $2.000.000
CESANTIAS MENSUALES: ($2.000.000 x 8,33% X 2) = $333.332 Cesantías mes de Enero y febrero
INTERES A LAS CESANTIAS: ($333.332x 2%) = $6.667 Cesantías por dos meses (enero y Febrero).
Así, que si al parametrizar el software se le configura la fórmula analizada en el caso 3, se provisionaría solo $1.667 por cada mes, lo que sería correcto solo para el primero, porque en los meses siguientes y de acuerdo a la Ley, los intereses a las cesantías deben calcularse, con base al valor acumulado de las cesantías mensuales, el 12% anual o proporcionales por fracción y esto en otras palabras, significa, que por cada mes laborado, se va aumentando un 1% al intereses a causar o pagar al empleado.
En los dos primeros ejemplos (casos 1 y 2), diferente al anterior el manejo es completamente funcional, ¡si y solo sí! los trabajadores trabajan el año completo en la empresa, ya que al final del período el valor provisionado estaría muy ajustado o seria el real, pero en caso contrario, cuando los empleados se retiran, o tienen contrato inferior a un año, el valor provisionado no sería el verdadero.
Como ya se analizó anteriormente, no se debe olvidar que los intereses a las cesantías son calculadas sobre el acumulado del valor de las cesantías, y no se puede, simplemente calcular un porcentaje del valor mensual provisionado en las cesantías (caso 2), ni tampoco con un porcentaje aplicado sobre el valor del salario (caso 1).
En el caso de Gustavo Cervera, los valores provisionados de manera correctos serían así:
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Es decir no existe un porcentaje fijo que se deba “amarrar” a una fórmula para la provisión de los intereses a las cesantías, ya que como ya se ha explicado anteriormente esto corresponde a un proceso en donde mensualmente aumenta no solo el porcentaje a provisionar, sino que además cambia la base para aplicar ese porcentaje y todo esto depende el tiempo laborado en la compañía.
Realizando un análisis a estos puntos, se pudo concluir que para realizar la provisión de los intereses a las cesantías se puede hacer de manera correcta (en un salario fijo), si se parametriza de tal manera que el sistema provisione del valor de los intereses a las cesantías mensual de la siguiente manera:
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El primer mes 1% de las cesantías
Segundo mes 3% de las cesantías
El tercer mes 5% de las cesantías….. y así por cada mes que dure el contrato laboral, aumentar un 2% al porcentaje de las cesantías aplicado sobre el valor de las mismas. De manera que si un empleado labora todo el año, en diciembre el porcentaje de las cesantías a provisionar sería del 23% del monto de las cesantías del mes (no acumuladas).
Por todo lo anterior, el llamado de atención a los auditores o contadores de las empresas es para que mensualmente, tengan en cuenta el validar la cifra de intereses a las cesantías calculadas automáticamente y realizar las pruebas necesarias que confirmen si el software lo hace de manera acertada o por el contrario, si mensualmente debe realizar los ajustes contables necesarios.