Evidencias documentales del revisor fiscal (parte V)

Esta lección de revisoría fiscal corresponde a la quinta parte de una serie de editoriales sobre evidencias documentales del revisor fiscal, en la cual me referiré a lo que dice la NIA 230 – Documentación de auditoría, NIA que también se puede aplicar a la revisoría fiscal con la frecuencia, profundidad y características propias para cumplir con los objetivos de la revisoría fiscal.

Estructura, contenido y extensión de la documentación de auditoría

Se debe preparar documentación suficiente para que:

“Un auditor experimentado, que no haya tenido contacto previo con la auditoría, comprenda:

a. la naturaleza, el momento de realización y la extensión de los procedimientos de auditoría aplicados en cumplimiento de las NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables;

b. los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados y la evidencia de auditoría obtenida; y

c. las cuestiones significativas que surgieron durante la realización de la auditoría, las conclusiones alcanzadas sobre ellas, y los juicios profesionales significativos aplicables para alcanzar dichas conclusiones.”

(Párrafo 8 NIA 230).

Al documentar su trabajo el auditor deberá dejar constancia de las partidas y transacciones específicas sobre las que se hicieron pruebas, quiénes las hicieron y en qué fechas se completaron, así como quién revisó el trabajo de auditoría y la fecha y alcance de esta revisión (párrafo 9 NIA 230).

El auditor dejará constancia documental acerca de las cuestiones significativas discutidas con los directivos de la entidad, con los responsables de su gobierno y con otras personas, y las fechas en las que se llevaron a cabo estas discusiones (párrafo 10 NIA 230).

“Si el auditor identifica información incongruente con la conclusión final de la auditoría, con respecto a una cuestión significativa”, hará constar en su documentación cómo manejó tal incongruencia (párrafo 11 NIA 230).

Es posible que, en circunstancias excepcionales, el auditor no cumpla con los requerimientos de una o más NIA. En este caso, dentro de su documentación deberá citar los procedimientos alternativos aplicados y cómo con estos alcanzan el objetivo de los requerimientos de las NIA, explicando por qué motivos no aplicó lo indicado por las NIA (párrafo 12 NIA 230).

Cuestiones surgidas después de la fecha del informe de auditoría

Si el auditor necesita aplicar procedimientos de auditoría adicionales después de la fecha de su informe, deberá explicar el por qué sucedió esto, en qué circunstancias y cuáles fueron los procedimientos adicionales aplicados, qué evidencias se obtuvieron de ellos, a qué conclusiones nuevas se llegó y qué efectos tuvieron sobre su informe. Deberá incluir los nombres de quienes aplicaron estos procedimientos, quién revisó esta labor y en qué fechas (párrafo 13 NIA 230).

Compilación del archivo final de auditoría

La compilación de la documentación se deberá hacer oportunamente, después de la fecha del informe de auditoría. Luego de esto, el auditor no podrá eliminar ni cambiar la documentación antes de que venza el plazo mínimo de su conservación.

Sin embargo, en circunstancias especiales y excepcionales, y con suficiente justificación, podrá modificar la documentación existente o añadir nuevos documentos después de terminada la compilación de sus archivos. No obstante, en este caso deberá dejar constancia de los motivos para ello, quiénes participaron en tal labor, quiénes la revisaron y en qué fecha (párrafo 16 NIA 230).

Aplicación de la NIA 230 a la revisoría fiscal

Para cumplir todas las funciones y responsabilidades que el Código de Comercio y otras normas legales complementarias asignadas al revisor fiscal, es apenas lógico que este deba hacer una adecuada planeación de su trabajo y que al dictaminar estados financieros, al presentar su informe a la asamblea general de accionistas o a la junta de socios, al informar oportunamente y por escrito sobre irregularidades en las operaciones de la empresa (como lo exige el numeral 2 del artículo 207 del Código de Comercio), al firmar las declaraciones tributarias y al suscribir otros informes, tenga evidencia válida y suficiente para sustentar su dictamen y sus diversos informes.

Mediante la Ley 1314 de 2009 y del Decreto 302 de 2014 (compilado y actualizado mediante el DUR 2420 de 2015) se adoptaron legalmente las Normas Internacionales de Auditoría – NIA para Colombia y se obliga a la mayoría de los revisores fiscales a cumplirlas en el ejercicio de sus funciones.

En la NIA 230, y parcialmente en otras, se habla de “documentación de auditoría”, en vez de “papeles de trabajo”, incluyendo los diversos medios para soportar el trabajo del auditor (archivos físicos en papel, archivos digitales y otros que sea posible utilizar).

Desde hace más de 40 años, al referirme en mis escritos y conferencias a los soportes que necesita tener el revisor fiscal, yo los he denominado “evidencias documentales”, “evidencias del examen” y “evidencias del trabajo”. Con la denominación que más les guste, todos son lo mismo y, por supuesto que el revisor fiscal debe tener sus archivos físicos, digitales y en otros medios, que le permitan sustentar la planeación (o planificación como la llaman las NIA) y la debida ejecución de su trabajo, además de los dictámenes de estados financieros y de los diferentes informes que presente.

No me parece malo que el revisor fiscal se adhiera al cumplimiento de esta NIA; pero como sucede con otras NIA, ampliando la oportunidad de documentar su trabajo y la extensión de sus archivos, de tal manera que pueda demostrar el cumplimiento, no solo del examen de los estados financieros (y la obligación de dictaminarlos), sino de todas las funciones de vigilancia continua, integral, preventiva e independiente que le asignan del Código de Comercio y normas legales complementarias, y que todos sus informes estén soportados en la documentación que le permita tener evidencia válida y suficiente para emitir sus juicios profesionales.

CP. Carlos Humberto Sastoque
carsastoque@yahoo.com