[ORO] Factura de venta: aspectos clave para su elaboración

Al elaborar una factura de venta es necesario tener presente los requisitos que esta debe contener, el momento en que debe expedirse y quién debe emitirla. Lo anterior se debe a que el incumplimiento de estos requerimientos podría ocasionar que el obligado a facturar incurra en sanciones.

Es necesario tener en cuenta que no se deben usar sellos de caucho ni medios mecánicos o manuales para suplir los requisitos de las facturas. Por ejemplo, no es posible colocar un sello en la factura con la expresión “factura de venta” cuando esta no se encuentre denominada como tal de manera expresa.

Cuando se expidan diversas clases de facturas o documentos equivalentes, es necesario dar cumplimiento a los requisitos de cada sistema de facturación, además de llevarse una numeración consecutiva con el propósito de evitar que se expidan documentos con numeración duplicada. Sobre el particular, es válido recordar que un obligado a facturar puede utilizar diversos sistemas, pero estos no pueden utilizarse de forma simultánea en una misma operación, pues ello se tomará como doble facturación y por tanto, será un acto sancionable. También se considera doble facturación el hecho de que una factura presente dos numeraciones distintas.

Respecto al momento de la expedición de la factura, debe tenerse en cuenta que, en la prestación de servicios, la factura debe emitirse una vez finalizada la operación, pero si se hacen entregas parciales entonces deberá expedirse la factura por cada entrega. En el caso del despacho de mercancías a título de venta, una empresa no puede realizar tal actividad mediante una remisión y simplemente elaborar la factura con cierta frecuencia, lo anterior se debe a que la obligación de facturar es sobre cada operación realizada. También deberá expedirse factura de venta o documento equivalente por la pérdida de mercancía cuando el transportador reconozca el valor de esta.

En el caso de los contratos de mandato, las facturas deberán ser expedidas por el mandatario, y cuando este adquiera bienes o servicios en pro del cumplimiento del contrato, dichas facturas deben ser emitidas a su nombre.

Por último, es preciso recordar que los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente no podrán reemplazarlos con contratos, escrituras públicas de compra venta, cuentas de cobro, órdenes de trabajo, recibos de pago o cualquier otro documento.

Si lo desea, puede adquirir el curso completo en: Actualización en facturación (factura de papel, por computador y electrónica)