Facturación electrónica acabará con la estrategia de dejar facturas en blanco al cierre del período
A partir del 2019 la Dian hará validaciones previas a cada factura electrónica antes de ser entregada a los clientes. Por tanto, ya no se podrían dejar facturas en blanco al cierre del período como es estrategia de algunos para corregir errores por ingresos que no se reconocieron oportunamente.
A partir del 2019 la Dian hará validaciones previas a cada factura electrónica antes de ser entregada a los clientes. Por tanto, ya no se podrían dejar facturas en blanco al cierre del período como es estrategia de algunos para corregir errores por ingresos que no se reconocieron oportunamente.
Desde hace mucho tiempo algunos contribuyentes obligados a llevar contabilidad y a expedir factura de venta, han mantenido la costumbre de dejar en blanco al cierre del año fiscal algunos ejemplares de sus facturas de venta, recibos de caja, comprobantes de egreso y notas de contabilidad, pues de esa forma, cuando se efectúen todos los procesos de revisión del cierre del ejercicio (algo que se hace entre febrero y marzo siguientes), podrán usar tales documentos en blanco para reconocer operaciones que eran del período anterior pero que no se habían reportado oportunamente a la contabilidad (caso por ejemplo de una venta de un activo fijo, una emisión de acciones, o el recaudo de una cuenta por cobrar, etc.).
Adicionalmente, cuando ya se hayan hecho todos los procesos del cierre del ejercicio y se vea que no fue necesario utilizar algunos de los documentos dejados en blanco, estos simplemente serán anulados y registrados como tales dentro de la contabilidad.
Facturación electrónica no permitiría esta práctica
Ahora bien, y aunque la costumbre anteriormente mencionada no tiene nada de ilegal, es importante destacar que a los contribuyentes que expidan facturas de venta en forma electrónica (como es el caso de los grandes contribuyentes los cuales deben aplicar obligatoriamente dicha forma de facturación a partir de septiembre 1 de 2018) no les será posible conservar tal práctica.
Lo anterior obedece a que de acuerdo con la norma contenida actualmente en el artículo 1.6.1.4.1.7 del DUT 1625 de octubre de 2016 (el cual recopila la norma del artículo 7 del Decreto 2242 de noviembre 24 de 2015) y la indicada en el artículo 8 de la Resolución 000019 de febrero 24 de 2016, los facturadores electrónicos deben hacer llegar a la Dian, dentro de las 48 horas siguientes a su emisión, una copia del archivo XML de todas y cada una de las facturas de venta electrónicas. Además, cuando no se cumpla con dicha entrega, la norma del parágrafo 2 del mencionado artículo 1.6.1.4.1.7 del DURT 1625 de 2016 establece lo siguiente:
“Parágrafo 2. El incumplimiento por el obligado a facturar electrónicamente de la entrega del ejemplar a la Dian y su reenvío, si fuere el caso, dentro del término y/o en las condiciones establecidas en el presente Decreto, dará lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.”
Adicionalmente, y de acuerdo con lo indicado en el artículo 616-1 del ET (luego de ser modificado con el artículo 308 de la Ley 1819 de diciembre de 2016 y para cuya reglamentación el anterior ministro de hacienda, Mauricio Cárdenas, publicó un proyecto de decreto el pasado 8 de junio de 2018), la nueva facturación electrónica que se exigirá a partir del 2019 contará con validaciones previas por parte de la Dian, antes de que pueda ser entregada a los clientes. En efecto, en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del ET se lee lo siguiente:
“Parágrafo 1. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o por un proveedor autorizado por esta.
La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente.
En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica para su validación y la entrega al adquirente una vez validada, corresponde al obligado a facturar.
Los proveedores autorizados deberán transmitir a la Administración Tributaria, las facturas electrónicas que validen; cuando las facturas electrónicas sean validadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, las mismas se entenderán transmitidas.
La validación de las facturas electrónicas de que trata este parágrafo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria.”
(Los subrayados son nuestros)
Visto todo lo anterior, es claro que los contribuyentes ya no podrán seguir dejando facturas electrónicas en blanco que luego sean reportadas extemporáneamente a la Dian pues dicha situación los haría acreedores a la sanción del artículo 651 del ET.
Además, quedaría claro que los procesos de reconocimiento oportuno de los ingresos fiscales que deben ser facturados dentro de un respectivo ejercicio tienen que empezar a tener muchos controles especiales de forma que al cierre del ejercicio ningún ingreso se haya quedado sin ser facturado oportunamente.