Facturación electrónica: habilitación de la solución gratuita de la Dian
Aquellos obligados a facturar electrónicamente podrán elegir entre implementar el mecanismo de facturación electrónica por medio de la solución de la Dian, en nombre propio o a través de un proveedor tecnológico. En cualquier caso, inicialmente deberán surtir el proceso de habilitación.
Aquellos obligados a facturar electrónicamente podrán elegir entre implementar el mecanismo de facturación electrónica por medio de la solución de la Dian, en nombre propio o a través de un proveedor tecnológico. En cualquier caso, inicialmente deberán surtir el proceso de habilitación.
Como lo habíamos mencionado en un editorial anterior, los sujetos obligados a facturar electrónicamente deberán inicialmente surtir el proceso de habilitación en el servicio informático de la Dian, teniendo la opción de elegir entre facturar a través de la solución gratuita, a nombre propio o por medio de un proveedor tecnológico. A continuación, abordaremos el proceso de habilitación de la solución gratuita para la implementación del sistema de facturación.
La solución ofrecida por la Dian consiste en un servicio gratuito de facturación electrónica de venta dispuesto para que los facturadores electrónicos efectúen la generación, trasmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica, así como de las notas débito y crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la misma.
Es necesario resaltar que, si el facturador electrónico ya se encuentra habilitado en la versión 1 de la factura electrónica, debe renovar su registro en el portal de validación previa de la factura electrónica y realizar el set de pruebas para obtener el estado de habilitación.
Al iniciar el proceso de habilitación como facturador electrónico en el software “solución gratuita Dian” se deberán cumplir los siguientes requisitos:
- Contar con el RUT actualizado (actividad económica, datos de contacto, correo electrónico, establecimiento de comercio). Además, en el caso de las personas jurídicas, se requerirá del RUT del representante legal. Lo anterior conforme a las especificaciones del artículo 658-3 del Estatuto Tributario –ET–.
- Tener certificado de firma digital vigente, emitido por una entidad certificadora acreditada por la ONAC.
- Tener acceso al correo electrónico registrado en el RUT.
- El computador a través del cual se realice el proceso debe tener habilitadas las ventanas emergentes en el navegador de internet.
Pruebas y habilitación en la solución gratuita
1. Como primer paso, para acceder al sistema de validación previa de factura electrónica, el obligado a facturar debe ingresar al portal de la Dian y autenticarse según el documento de identidad que le corresponda.
2. Previamente, el facturador electrónico debe haber realizado su proceso de registro en el portal de validación previa, siguiendo los pasos tratados en nuestro editorial ¿Cuál es el proceso de registro para facturadores electrónicos?. Al ingresar al portal de validación previa, el sistema enviará un mensaje al correo electrónico registrado en el RUT, el cual contendrá la ruta de acceso. Cabe señalar que este token tiene una vigencia de 60 minutos.
3. Posteriormente, luego de entrar al sistema, deberá seleccionar el software de factura electrónica que empleará.
4. Configurar modos de operación.
5. Una vez haya configurado los modos de operación, deberá proceder a realizar su registro en la solución gratuita. No olvide tener en cuenta que para efectuar las siete pruebas y ser habilitado como facturador electrónico requiere ingresar al módulo de “Facturador electrónico gratuito” y proceder con el set de pruebas conformado por cinco facturas electrónicas, una nota débito y una nota crédito.
En el software de solución gratuita no se requiere realizar la carga de los rangos de prueba, dado que el sistema automáticamente los anexa al módulo.
6. Validar estado de pruebas.
6.1 Para las pruebas de habilitación en el software de solución gratuita se requiere cargar el certificado digital, crear clientes y productos o servicios. Finalizado este proceso, se procederá a enviar las facturas y las notas débito y crédito electrónicas.
7. Si requiere cargar un certificado digital, deberá dar clic en el botón “adicionar”, así el sistema le mostrará un mensaje de confirmación.
8. Crear clientes.
9. Crear productos o servicios.
10. Generar facturas y notas débito y crédito.
El documento deberá contener la siguiente información:
- Datos generales: fecha de emisión, tipo de operación, tipo de negociación, tipo de entrega, fecha de vencimiento, prefijo, medio de pago y plazo.
- Datos del emisor: NIT, tipo de contribuyente, régimen contable, nombre comercial, razón social, departamento, municipio, dirección, correo y tipo de responsabilidad.
- Datos del receptor: tipo y número de documento, nombre comercial, razón social, tipo de contribuyente, régimen contable, tipo de responsabilidad, dirección, ciudad, departamento, municipio, país, correo y teléfono.
- Detalles del producto: número, descripción, cantidad, precio unitario de venta, valor de venta por ítem.
- Datos de referencia: número, tipo de documento, prefijo de referencia, número de referencia y fecha de referencia.
- Notas: descripción.
- Datos totales: subtotal, moneda, tipo de cambio, monto de descuento global, monto de recargo global, monto base, total impuesto, monto total de retenciones e importe total de venta.
11. Previsualizar, firmar y guardar la factura.
Si tras la revisión del documento encuentra que este le satisface y desea enviarlo para que sea validado por la Dian, deberá dar clic en la opción “Firmar y Guardar”, con lo cual automáticamente se descargará en su equipo un archivo ZIP que contiene el documento en dos formatos (PDF y XML). El documento generado aparecerá en el buzón de documentos emitidos por el aplicativo.
Al finalizar el proceso de pruebas exitosamente, el sistema le arrojará un mensaje de habilitando al obligado a facturar, el cual deberá salir y volver a ingresar al sistema por la opción “Facturando electrónicamente”.
Cabe señalar que el sistema automáticamente actualizará el RUT del facturador registrando la responsabilidad 52 y eliminando la 37 o 38 anotada previamente.
12. Cambio de estado.
13. Solicitud de autorización de numeración de facturación.
Después de finalizar el proceso de solicitud de autorización de los rangos de numeración se generará el formato 1876 con la marca de agua “autorizado”, por la modalidad de factura electrónica. Así pues, en la segunda hoja podrán verse los prefijos, rangos y modalidad autorizados.
Luego de generar exitosamente este formato deberá esperar una hora para que la información figure efectivamente en el portal de validación previa de factura electrónica de la Dian.
Nota: en caso de que los rangos de numeración autorizados se dupliquen, se recomienda inhabilitar la numeración y volver a realizar la solicitud.
14. Una vez el obligado a facturar electrónicamente sea habilitado, debe salir del sistema y volver a ingresar por la opción “Facturador electrónico”.
15. Asociar prefijos y rangos de factura electrónica.
16. Agregar rangos a la solución gratuita.
17. En la opción “Adicionar rangos de numeración” únicamente se cargan los rangos de los documentos que se muestran en la imagen; los rangos de la factura electrónica se cargarán automáticamente.
Para adicionar el rango de numeración, deberá seleccionar
- Tipo de documento: factura de contingencia, nota crédito, nota débito
- Prefijo.
- Número desde: número inicial del rango autorizado.
- Número hasta: último número del rango autorizado.
- Número actual: número hasta el cual actualmente se ha consumido el rango autorizado.
- Número de resolución: número de la resolución de autorización del rango de numeración (solo para contingencia).
- Fecha de resolución: fecha de expedición de la autorización de numeración.
- Activo: valor seleccionable que indica si el rango autorizado queda activado una vez se agregue.
Nota: el campo correspondiente a “Clave técnica” debe dejarse en blanco, pues el valor se ingresa de forma automática.