«Facturar electrónicamente hace eficientes los procesos de recaudo, servicio al cliente y logística»
Ismary Lara, gerente general de Stupendo, dice que implementar la facturación electrónica directamente puede ser costoso y desgastante, ya que las compañías deben dedicar un recurso humano que comprenda las instrucciones dadas por la Dian. Esta es una de las causas para contar con el apoyo de un proveedor tecnológico.
Ismary Lara, gerente general de Stupendo, dice que implementar la facturación electrónica directamente puede ser costoso y desgastante, ya que las compañías deben dedicar un recurso humano que comprenda las instrucciones dadas por la Dian. Esta es una de las causas para contar con el apoyo de un proveedor tecnológico.
Ismary Lara, gerente general de Stupendo Colombia, afirma que facturar electrónicamente aporta beneficios que van más allá de cumplir con una obligación. «Se trata de un tema de responsabilidad social y ambiental, ya que es el aporte que cada empresario hace en la búsqueda de la transparencia y no evasión», dice en entrevista con Actualícese.
¿Qué beneficios tienen las empresas que se pasan del papel a la factura electrónica?
Facturar electrónicamente aporta bastantes beneficios a las compañías, especialmente a aquellas que buscan ser más eficientes en sus procesos y en sus costos de entrega de la misma. A nivel de costos, cuando revisamos cuánto le cuesta a una empresa emitir, imprimir y entregar una factura, los estudios de mercado arrojan que cuesta alrededor de $2.500, el costo unitario de una factura electrónica en promedio en nuestro país es de $500.
Lo anterior sin tener en cuenta los costos de almacenar una factura porque hoy en día las empresas que facturan físicamente deben disponer de un espacio de almacenamiento que tiene unos costos de arrendamiento y custodia altísimos.
Cuando hablamos de entregar una factura de exportación, los beneficios son aún mayores ya que los clientes nos cuentan que emitir una factura física de exportación les cuesta hasta 50 dólares.
Los otros beneficios apuntan a reducir los costos ocultos que tiene un proceso de entrega físico de la factura. Por ejemplo, los reprocesos que conllevan no entregar una factura a tiempo, o aquella factura que se pierde en el proceso logístico de entrega.
Facturar electrónicamente hace más eficientes los procesos de recaudo de cartera, servicio al cliente y logístico. A nivel de tiempos de entrega, entregar una factura física tarda días, mientras entregar una factura electrónica solo tarda segundos.
¿Cómo la factura electrónica acelera la transformación digital de las empresas y sus respectivos negocios?
- Facturar electrónicamente obliga a actualizar nuestras bases de datos y la información de nuestros clientes.
- Sirve como una oportunidad para optimizar procesos y reducir los tiempos de los procedimientos.
- Permite el acceso a información importante en línea porque todo está en la red.
- Facilita la toma de decisiones al obtener información de calidad y de valor con la información que se procesa.
¿De qué forma se ve reflejada en las finanzas de las empresas el cambio de tipo de facturación?
- Ahorros en costos logísticos (emitir, entregar, almacenar).
- Reducción en la rotación de cartera.
- Clientes más satisfechos.
- Ayuda a la toma de decisiones estratégicas teniendo como base información clasificada asociada a la facturación.
- Las empresas que elaboran facturas de exportación, perciben el retorno de inversión con más notoriedad.
¿En qué aspectos debe invertir una empresa para asumir al 100 % este nuevo sistema? ¿Software, recursos humanos, capacitación, etc.?
Implementar la facturación electrónica haciéndolo directamente puede ser un proyecto costoso y bastante desgastante, ya que las compañías en principio deben dedicar un recurso humano que adelante un entendimiento de las fichas técnicas dadas por la Dian y el proceso en general de generar una factura. Seguido de esto deben desarrollar un software que surta pruebas exitosas ante esta entidad, certificarse en ISO 27001 y asegurar un equipo que realice el mantenimiento, soporte y actualización del software. A todo lo anterior se suma el costo del alto riesgo que representan aprender de factura electrónica y todas sus particularidades.
En cambio, implementar la factura electrónica con el apoyo de un proveedor tecnológico, implica una inversión única de implementación y un costo mensual de un servicio que está asociado al número de documentos que se emita mensualmente. En este esquema no existe el riesgo de aprendizaje sino simplemente una sensibilización acompañada por un experto.
¿En qué punto se puede volver traumático este cambio? ¿Qué se recomienda para que no sea complejo?
Muchas compañías hoy no tienen sus bases de datos actualizadas o no tienen el nivel de detalle que exige la factura electrónica con previa validación, en ese caso urge empezar cuanto antes la actualización de datos. Por lo anterior:
- Elija un proveedor tecnológico que tenga experiencia implementando proyectos de facturación electrónica. En este punto revise temas que vayan más allá del precio, evalúe la experiencia en otros países que nos llevan ventaja en este modelo, fíjese en el tipo de clientes que atiende ese proveedor, asegúrese que este garantice temas de seguridad de la información y un buen acompañamiento en el proceso de implementación que puede ser el más crítico por ser el inicio de algo nuevo.
- Empiece la implementación con tiempo. Aunque ya existen unos calendarios, gane tiempo y no deje todo para el final.
- Lleve adelante un proceso de sensibilización interna y externa. En este punto lo más importante es ser conscientes del cambio e involucrar a las áreas de mayor influencia en el proceso de factura, un error que cometen algunas compañías es responsabilizar una sola área de la compañía teniendo en cuenta que la factura es un proceso de alto impacto y de nivel crítico.
¿Qué le diría a los empresarios para que no vean este tema como una obligación sino como una oportunidad positiva?
Facturar electrónicamente aporta beneficios que van más allá de cumplir con una obligación; es un tema de responsabilidad social y ambiental porque es el aporte que cada empresario hace en la búsqueda de la transparencia y no evasión; a la vez que aprovecha la regulación para llevar a sus compañías un paso adelante en innovación y digitalización.