Formato 1001: algunos conceptos a utilizar para reportar los pagos y las retenciones practicadas

Para la información exógena del año gravable 2015, la DIAN solicitó a los obligados a presentarla un reporte de corte anual en donde se informen pagos o causaciones a terceros durante el 2015, y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos haciendo uso del formato 1001, y de los diferentes conceptos señalados en la Resolución 220 del 2014.

En el formato 1001 se deben reportar los datos, incluidas las direcciones de correo urbano de los beneficiarios domiciliados en Colombia como en el exterior, por costos y deducciones en que se incurrió durante el 2015, incluidas las compras netas de activos fijos, compras netas de inventarios, valores tratados como activos diferidos e incluso pagos o distribuciones de dividendos, participaciones o remanentes a los socios, accionistas, cooperados o comuneros, sin importar si son o no deducibles fiscalmente en la declaración de renta del año gravable 2015; lo anterior cuando el valor acumulado en el 2015 en cabeza de un mismo beneficiario, sumando todos los posibles conceptos diferentes por los cuales se le hayan hecho pagos o causaciones y sin incluir el IVA que pueda traer acumulado, sea igual o superior a $100.000. En caso de que el pago haya sido por salarios y demás pagos laborales o por otras rentas de trabajo a los independientes, el tope se eleva a $5.000.000 para que el tercero deba ser reportado en forma individualizada. De igual forma, es importante hacer los siguientes comentarios en cuanto a ciertos conceptos importantes que se usan dentro del formato 1001.

Concepto 5001: pagos laborales

Al momento de hacer el formato 1001, [pq]el Concepto 5001 es el único en el cual al tercero solo se le reportan valores si los mismos están efectivamente pagados y no simplemente causados[/pq], pues lo que se busca es rastrear el ingreso que el asalariado debe reconocer en el 2015 y que lo podría obligar a declarar renta. Sin embargo, como al empleador le es posible deducir los gastos laborales a pesar de que solo estén causados (con tal de que sí haya pagado efectivamente los aportes de seguridad social y parafiscales hasta antes de presentar la respectiva declaración de renta; ver el artículo 664 del ET), en el formato 1011 y con el Concepto 8207, le piden que informe el total de los costos y gastos laborales del año que se están tomando como deducibles.

Esto mismo debe tenerse en cuenta si una cooperativa o precooperativa de trabajo asociado está obligada a hacer este reporte, pues en tal caso los pagos por compensaciones hechos a sus asociados se reportarían con el mismo criterio con el que se reportarán los pagos por salarios y demás pagos laborales en una empresa normal, es decir, reportando a los asociados cuyas compensaciones hayan sido efectivamente pagadas y que sean iguales o superiores a $5.000.000. Lo anterior es así por cuanto la DIAN en los Conceptos 4592 de enero 25 del 2001, 91762 de diciembre del 2005 y 43266 de junio del 2007, ha explicado que las CTA deben depurar mensualmente los pagos por compensaciones, para efectos de la retención en la fuente, como si fueran pagos por salarios, e incluso les deben dar al final del año el mismo formulario 220 por certificados de ingresos y retenciones laborales.

Conceptos 5002, 5003 y 5004: pagos o causaciones por honorarios, comisiones o servicios

Al formato 1001 se llevan de forma individualizada los valores pagados y/o causados al tercero, si estos pagos o causaciones, junto con los demás pagos o causaciones por diferentes conceptos, le acumularon más de $100.000. Pero si el beneficiario de los pagos es una persona trabajadora independiente que acumuló pagos o causaciones por concepto de honorarios, comisiones o servicios, solo se le reporta individualmente si tales pagos o causaciones superaron $5.000.000, de acuerdo con el parágrafo 5 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014. Incluso, y según el artículo 9 de la Resolución 000004 de enero del 2016, el formulario 220 del año gravable 2015 no solo se debe expedir a los que tuvieron relación laboral con el contratante, sino también a todos aquellos trabajadores por servicios que durante el 2015 fueron tratados como pertenecientes a la categoría de empleados (ver el artículo 1 del Decreto 1070 del 2013). Por tanto, [pq]con la información que contengan el formulario 220 expedido a los empleados por servicios, se podrá facilitar también la elaboración de esta parte del formato 1001 por pagos de honorarios, comisiones, o servicios a trabajadores independientes[/pq].

Concepto 5019: amortizaciones de cargos diferidos

En esta ocasión el parágrafo 6 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014 señala:

“Parágrafo 6. Cuando se trate de erogaciones efectuadas por el informante que tengan el carácter de cargos diferidos o gastos pagados por anticipado, se debe informar el valor del pago o abono registrado en dichas cuentas, el valor de las amortizaciones se debe reportar con el NIT del informado”.

En consecuencia, cuando se estén reportando los valores debitados en el cargo diferido por los pagos o abonos en cuenta al beneficiario, se deben usar los Conceptos 5029 a 5035 mencionados en los numerales 28 a 34 del primer inciso del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014; pero cuando se vayan a reportar las amortizaciones de dichos valores, se debe utilizar el Concepto 5019 y con el mismo NIT del tercero que se utilizó al momento de reportar el débito en el cargo diferido.

Concepto 5028: devoluciones de pagos de años anteriores y sus respectivas devoluciones de retenciones de renta o del IVA

Si un contribuyente había efectuado un pago en un año anterior y ya había hecho igualmente la retención de renta en el mismo año anterior, lo que sucede cuando devuelven o anulan la operación en otro año fiscal posterior es que, para poder reversar la retención de renta practicada al sujeto pasivo, este último debe cumplir con lo indicado en el artículo 5 del Decreto 1189 de 1988 para garantizar que dicha retención de renta que le van a devolver no la usó en la declaración de renta de ese año anterior.

Si ya la había usado, el agente de retención no debe debitar el pasivo de retenciones en la fuente de renta por pagar, sino que llevaría el débito a una cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo, y así ninguno de los dos (ni el sujeto pasivo, ni el agente de retención) deben afectar sus declaraciones de retención o de renta ya presentadas o por presentar. Si la devolución o anulación origina el tener que devolver retenciones del IVA, en tal caso el sujeto pasivo debe cumplir con lo indicado en el artículo 11 del Decreto 380 de 1996 para garantizar que no se había tomado en ningún formulario del IVA ya presentado. Si ya la había usado, el agente de retención no debe debitar en el pasivo de retenciones en fuente del IVA por pagar sino que llevaría el débito a una cuenta por cobrar a ese sujeto pasivo, y así ninguno de los dos (ni el sujeto pasivo, ni el agente de retención) deben afectar sus declaraciones de retención o del IVA ya presentadas o por presentar.

Por tanto, las devoluciones de retenciones de años anteriores que se deben reportar con el Concepto 5028 son solo las que sí se pudieron debitar durante el 2015 en el respectivo pasivo de retenciones, por cuanto el sujeto pasivo certificaba que no se las habían tomado en ninguna de sus declaraciones ni de renta ni del IVA. En las devoluciones de retenciones de años anteriores se dice que “el valor base” debe quedar reportado totalmente en la columna de “pagos no deducibles”.

Conceptos 5053 y 5054: retenciones a título de timbre y devoluciones de retenciones de timbre de años anteriores

En el formato 1001 la DIAN sigue sin incluir la columna en la cual se reportarían este tipo de retenciones, pues el formato solo tiene diseñadas las columnas para las retenciones a título de renta o del IVA y por eso, en años anteriores, se concluía que este tipo de retenciones de timbre realmente no se podían llevar al formato 1001. Sin embargo, el parágrafo 12 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014 incluye un inciso en el que se lee:

“El valor de la retención de impuesto de timbre se debe reportar en la casilla retenciones en la fuente a título de renta; en los casos que no exista base se debe diligenciar la casilla pagos o abonos en cuenta en ceros”.

Como se puede observar, [pq]las retenciones de timbre se llevarán en la columna de retenciones a título de renta[/pq]. Cabe recordar que a partir de los reportes del 2013, los “valores base” para dichas retenciones de los documentos sin cuantía se reportarán con un valor de cero pesos ($0). Eso implica que la DIAN debió ajustar su prevalidador tributario para que acepte que con el Concepto 5053 podrán reportarse retenciones, pero sin que existan valores base. Además, y en relación con las devoluciones de retenciones de timbre de años anteriores, debe tenerse presente que el Decreto 2024 de octubre del 2012 modificó al artículo 6 del Decreto 1189 de 1988 y, por consiguiente, dichas devoluciones también se registran como débitos en el pasivo de retenciones de renta.

Por otra parte, las devoluciones de timbre se han venido aumentando en los últimos años a raíz del fallo del Consejo de Estado de marzo 3 del 2011 para el expediente 17443, con el cual se anuló el Concepto DIAN 064693 del 2008 y se indicó que de enero del 2010 en adelante ningún pago debía sufrir retención de timbre, pues la tarifa del 0% de retención fijada en el artículo 519 del ET (luego de ser modificado con la Ley 1111 del 2006) se debía aplicar aún a los pagos originados en contratos de cuantía indeterminada firmados antes del 2010, pero que se seguían ejecutando después de dicho año.

Concepto 5062: autorretenciones del CREE

Las autorretenciones del CREE se reportan al mismo estilo de como se reportan las autorretenciones de renta, y en ambos casos se deberá tener en cuenta lo que dice el parágrafo 13 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 220 del 2014, en donde se lee:

“Parágrafo 13. Las autorretenciones a título de impuesto sobre la renta e Impuesto sobre la Renta para la Equidad –CREE– deberán ser reportadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles”.

Lo que se lleva a la columna de “pagos no deducibles” será directamente el valor total de las autorretenciones practicadas durante el 2015 (llevadas al formulario 360), pero el valor de las “ventas o ingresos” sobre las cuales se autopracticaron tales autorretenciones no se debe llevar a ninguna columna del formato 1001.

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• [ORO] Formato 1001: información de pagos o causaciones a terceros durante el 2015 y las retenciones practicadas o asumidas sobre los mismos. Caso 2