[ORO] Formato exógena 1008 por el año gravable 2017: reporte de cuentas por cobrar

En el formato 1008 v.7 se reportan saldos de cuentas por cobrar iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a un $1.000.000, dependiendo de lo que le corresponda informar a cada reportante). La estructura de la hoja de trabajo es una copia de la que se presentaría para el formato 1008.

Para poder organizar la información de forma que se pueda conocer qué terceros acumulan saldos por todo tipo de cuenta por cobrar iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a los $1.000.000, dependiendo de lo que le corresponda informar a cada reportante),  los pasos que sugieren efectuar son los siguientes:

1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel con los saldos fiscales a diciembre de 2017 para todas las cuentas por cobrar, incluido la provisión fiscal sobre cuentas por cobrar, y que el valor total de estos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad reportante haya llevado al renglón 35 del formulario 110 para declaración de renta 2017 (nota: si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta 2017, el cual aún no se conoce, en este caso la hoja de trabajo antes mencionada tendría que mostrar el total de las cuentas por cobrar a diciembre 31 que terminen relacionándose solamente con sus cédulas de rentas de capital y rentas no laborales (ver artículo 17 literal a) de la Resolución 000068 de 2016).
2. Luego, si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2017 como mandante en contratos de mandato, como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, en ese caso se retirarían las cuentas por cobrar que le figuran a diciembre 31 de 2017, pero que fueron originados en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato, los contratos de exploración, o los consorcios y uniones temporales, pues tales cuentas por cobrar serán reportadas únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participaron (ver parágrafo 1 del numeral 18.8, el parágrafo 2 del numeral 18.9 y el parágrafo 1 del numeral 18.10, todos en el artículo 18 de la Resolución 000068 de 2016).
3. Con las cuentas por cobrar que quedan, y sin incluir la cuenta de provisión fiscal de deudores a diciembre 31 (pues la misma se reportará detallada con sus terceros, pero sin que los saldos de ellos en esta cuenta se mezclen con los saldos que tengan en las demás cuentas), se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una “Base de datos” donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2017.
4. Luego, a dicha base de datos se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el NIT (sin importar que se mezclen NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con NIT de beneficiarios ubicados en Colombia), y como segundo criterio “el código contable de la cuenta”. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2017 están sujetos o no al régimen de precios de transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por cobrar al que correspondan, a sus beneficiarios del exterior.
5. Calcular subtotales a dicha base de datos de tal forma que se efectúe la “suma” en la columna “saldo fiscal”, por cada cambio en el NIT. Con eso se descubre cuáles terceros acumularon valores iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a $1.000.000, según como le corresponda a cada reportante) involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2017.
6. Luego, a los terceros que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque superaron el tope antes comentado), se les coloca un color de relleno cualquiera en la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2017″).
7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a diciembre de 2017” queden sin color de relleno, serían los que integrarían las “cuantías menores” con registro único 222.222.222. La forma de armar ese registro especial de las «cuantías menores» por cada concepto (las «cuantías menores de cuentas por cobrar clientes», las «cuantías menores de las cuentas por cobrar a socios y vinculados», etc.), sería realizando el ordenamiento otra vez de la base de datos, pero usando como criterio el “código contable de la cuenta”.

*Documento realizado y revisado por nuestro líder de investigación tributaria y contable, Diego Guevara M.

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