Gobierno establece nuevos requisitos más estrictos para inscripción y actualización del RUT

Con las modificaciones que el Decreto 2645 de julio 27 de 2011 le hizo al Decreto 2788 de agosto de 2004, de ahora en adelante las personas naturales y jurídicas al momento de inscribirse en el RUT o las que ya están inscritas y necesiten actualizarlo, necesitarán tener cuenta corriente en algún banco y llevar recibos de servicios públicos del domicilio que mantendrán reportado en el RUT. Estas medidas en algunos casos especiales serán imposibles de llevar a la práctica.

Infografía (haz click en la imagen para ampliar)

Luego de haberlo advertido desde mayo de 2011, el Ministerio de Hacienda finalmente expidió su Decreto 2645 de julio 27 de 2011 a través del cual se modificaron varios de los artículos contenidos en el Decreto 2788 de agosto 31 de 2004 buscando de esta forma que en los procesos de inscripción y actualización del RUT existan mayores controles con los cuales se puedan evitar casos de fraudes tributarios como los que recientemente se dieron a conocer.

En efecto, las noticias recientemente publicadas dan cuenta de que la DIAN ha estado teniendo inconvenientes con los casos de empresas ficticias que se inscriben en el RUT reportando direcciones de correo urbano ficticias y de esa forma la DIAN nunca obtenía respuestas a las solicitudes de información que les hacía a tales direcciones en especial la relacionada con los procesos de devoluciones de saldos a favor en IVA que presentaban otras empresas que supuestamente hicieron operaciones con esas empresas ficticias.

Por ejemplo, el director nacional de Aduanas, Bernardo Escobar, le dijo al diario Portafolio en junio de 2011 lo siguiente: “se nos están registrando en el RUT personas con calidad de importadoras, a las que no se les ha verificado si el domicilio es o no el que reportan, qué trayectoria comercial y financiera tienen, lo que ha dado lugar a que, como indicó recientemente el director de la DIAN, Juan Ricardo Ortega, en solo Cúcuta operaran alrededor de 500 Sociedades de Intermediación Aduanera (SIA) fantasmas.”

Cambios en el proceso de inscripción en el RUT

La nueva  versión del Artículo 9 del Decreto 2788 de 2004, luego de ser modificado con el Artículo 1 del Decreto 2645 de 2011, indica que de ahora en adelante, tanto para la inscripción de una persona jurídica como de una persona natural,  ya no se podrá enviar a un tercero que reemplazaba al que verdaderamente debía ir a firmar el RUT  y que se presentaba en la DIAN con una simple carta de autorización que tenía solamente la firma autenticada en notaría de quien no podía ir al trámite.

Por el contrario, las únicas dos formas de poder cumplir ahora con la formalización de la inscripción en el RUT será mediante la presencia física del que directamente debe firmar el RUT o en caso contrario, con un tercero que se presentará en la DIAN si primero le han dado un poder en notaría y en ese poder figurarían las firmas autenticadas de las dos personas (el que da el poder y el que lo recibe). En ambos casos, a la persona que finalmente firme el RUT se le tomarán sus huellas digitales (ver el parágrafo 4).

Además, tanto para la inscripción en el RUT de una persona jurídica como de una persona natural, la norma ahora está exigiendo dos requisitos que nunca antes se habían exigido y que obviamente servirán para garantizar que quien se inscribe en el RUT sí es alguien con operaciones reales y con domicilios físicos reales. Esos requisitos son:

a) Se debe presentar la certificación de que esa persona jurídica o la persona natural son las titulares de una cuenta corriente en algún banco de los vigilados por Superfinanciera  y que se trate de una cuenta corriente que sí esté teniendo movimientos (que esté activa). Si se trata de una persona natural, solo se exige cuenta corriente cuando vaya a figurar como responsable del régimen común, pero en los demás casos podrá utilizar una cuenta corriente o una cuenta de ahorros. La certificación que les dé el banco al respecto no debe ser superior a un (1) mes.  A los únicos que se exonera de este requisito es a las personas naturales que tengan la necesidad de inscribirse en el RUT por causa de estar haciendo importaciones de forma ocasional (la norma define expresamente a cuáles se considera importador ocasional) e igualmente se exonera a los casos de la inscripción en el RUT de una Sucesión Ilíquida.

b) Se debe adjuntar el original de alguno de los recibos de servicios públicos (energía o agua, teléfono o gas) que se pagan por el local, oficina o vivienda donde se entiende que estará el domicilio principal de la persona jurídica o natural y la dirección que figure en ese recibo de servicios públicos será la misma que se reportará en el RUT (ver lo que dice el Artículo 13 del Decreto 2788 de 2004 que no fue modificado). Al respecto, no importa si el recibo está a nombre de otra persona pues perfectamente el contribuyente que quiere inscribirse en el RUT puede estar ubicado en locales alquilados. En todo caso, el recibo que se presente no debe tener antigüedad mayor a dos (2) meses.

Los Consorcios y Uniones Temporales, adicional a los requisitos anteriormente descritos, deberán presentar copia del acta de adjudicación de la licitación o del contrato que van a ejecutar.

Imposibilidad de aplicar el primero de los nuevos requisitos

Ahora, sobre el primero de esos nuevos requisitos y  al menos en el proceso de inscripción de una persona jurídica, es claro que esa medida no se podrá llevar a la práctica pues justamente es imposible para una persona jurídica, abrir una cuenta en un banco si todavía no le han dado en la DIAN su respectivo Número de Identificación Tributaria (NIT) y sucede que ese NIT solo se lo asignan cuando ya haya cumplido con su inscripción en el RUT. Como quien dice, no se pueden poner los zapatos sin haberse puesto las medias.

Y en el caso de las personas naturales, obligarlas a tener cuenta corriente puede ser un factor que cause muchos inconvenientes pues es sabido que los bancos no dejan a todo tipo de persona natural tener una cuenta corriente en sus bancos (si acaso les dejan tener cuenta de ahorros en las cuales no existe la posibilidad de sobregirarse). Además, muchos son reacios a tener cuentas en los bancos pues no quieren tener que asumir los costos de los servicios financieros.

Incluso, para el caso de personas naturales residentes en el exterior, el parágrafo 1 de la nueva versión del Artículo 9 del Decreto 2788 de 2004 sigue diciendo lo mismo que antes, es decir, que harán su proceso de inscribirse en el RUT acudiendo a la embajada o consulado que Colombia tenga en ese país.

Pero la norma no da a entender que esos que están domiciliados en el exterior queden exonerados de los requisitos de tener cuenta corriente en un banco colombiano y de presentar recibos de servicios públicos del domicilio que reportarán en el RUT razón por la cual se entiende que hasta ese tipo de personas tendrían que cumplir con esas normas lo cual nos parece bastante difícil de llevar a la práctica.

Incluso, si se tiene presente que aún continúa vigente el Decreto 4715 de diciembre de 2008 en el cual se dispuso que la DIAN puede hacerles inscripción de oficio en el RUT a las personas naturales que estando obligadas a figurar en el RUT no lo hacen, en ese caso también se puede ver que la DIAN misma no podrá hacer esa inscripción de oficio a esas personas, pues no tendrá a la vista la prueba de que tales personas tengan cuenta corriente bancaria ni recibos de servicios públicos.

Por consiguiente, es posible esperar que la norma tenga que volver a ser modificada pues si la DIAN bloquea la inscripción en el RUT por un asunto que se sale de las manos de parte del interesado, eso les impediría poder cumplir oportunamente con sus obligaciones fiscales ya que no tendrían RUT y no podrían presentar sus declaraciones e informes y con eso vendrían injustamente las posteriores sanciones de la DIAN.

Debe tenerse presente que el Decreto 2645 de 2011 no modificó el Artículo 8 del Decreto 2788 de 2004 y por tanto los procesos de inscripción en el RUT se podrán seguir haciendo directamente en las Cámaras de Comercio cuando el contribuyente es un contribuyente que primero debe inscribirse en las Cámaras de Comercio y obtener así su certificado de existencia y representación legal. Ese es el caso de las personas jurídicas las cuales en un solo paso obtienen las dos cosas.

A los que ya tienen inscripción en el RUT, si necesitan actualizarlo, les pedirán los mismos nuevos requisitos de los que se inscriben por primera vez

Se entiende que estos nuevos requisitos solo se empezarán a exigir a las nuevas personas jurídicas y naturales que necesiten inscribirse por primera vez en el RUT. Sin embargo, a quienes ya tienen hace tiempo su inscripción en el RUT, si llegan a tener necesidad de hacerle actualizaciones a dicho RUT y sin importar cuál de las seis páginas del RUT sea la que necesiten actualizar, en ese caso la DIAN aprovechará y le pedirá esos mismos nuevos requisitos (cuenta corriente bancaria y recibo de servicios públicos).

Lo anterior se sustenta en lo que ahora dice el primer inciso del Artículo 10 del Decreto 2788 de 2004 luego de ser modificado con el Artículo 2 del Decreto 2645 de 2011. Allí se lee lo siguiente:

«Articulo 10. Actualización del Registro Único Tributario-RUT. Es el procedimiento que permite efectuar las modificaciones o adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario y se adelantará ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entidades autorizadas por ésta, acreditando los documentos exigidos para la inscripción a que se refiere el Artículo 9 del presente Decreto.”

(El subrayado es nuestro)

Además, como el proceso de actualización del RUT es algo que se puede hacer también por el portal de internet de la DIAN (sin importar si se tiene firmas digitales o si no se tienen), en ese caso el mismo Artículo 10 del Decreto 2788 advierte ahora lo siguiente:

“La actualización de la información relativa a los datos de ubicación y de las calidades de usuario aduanero en el Registro Único Tributario, se realizará en forma presencial».

En cualquier actualización presencial que se efectúe en el RUT, a quien firme los procesos de actualización le tomarán sus huellas digitales (ver parágrafo 4 del Artículo 9 del Decreto 2788)

Actualización de oficio

Con el Decreto 2645 de 2011 se adicionó un nuevo Artículo 10-1 al Decreto 2788 de 2004 para indicar que la DIAN podrá actualizar de oficio el RUT de un inscrito en la DIAN en los siguientes casos:

1. Cuando se hayan realizado envíos de correos a la dirección informada en el RUT y éstos hubieren sido objeto de devolución por causales como: dirección inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito. La actualización de la dirección se realizará a partir de la consulta de por lo menos dos (2) fuentes de información coincidentes (véase también los Artículos 17 y 18 del mismo Decreto 2788 de 2004).
2. Cuando en alguna de las áreas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se establezca que la información contenida en el Registro Único Tributario -RUT -está desactualizada o presenta inconsistencias.
3. Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o por orden de autoridad competente.
4. Por información suministrada por el interesado, a las entidades con las cuales la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, tenga convenio de intercambio de información.

De conformidad con lo previsto en el Artículo 562-1 del Estatuto Tributario, una vez efectuada la actualización de oficio, se comunicará al interesado a través de alguno de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. Comunicada la actualización al interesado, la misma tendrá plena validez legal.

Al respecto, debe recordarse, aunque la norma no lo diga expresamente, que si alguna persona natural o jurídica está obligada a actualizar sus datos del RUT y no lo hace oportunamente, en ese caso se le podrán aplicar las sanciones del Artículo 658-3 del Estatuto Tributario en cuyo numeral 3 se lee actualmente lo siguiente:

“3. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario, RUT:

Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.”

Suspensión de la inscripción en el RUT

A pesar de que en el pasado el Artículo 2 del  Decreto 4715 de diciembre de 2008 ya había establecido la figura de la suspensión de la inscripción en el RUT (diciendo que procedía si lo pedía alguna autoridad distinta a la DIAN), sucede que con el Artículo 4 del Decreto 2645 de 2011 se ha adicionado un nuevo Artículo 10-2 al Decreto 2788 de 2004 para indicar que la suspensión también aplicará si la DIAN lo decide.

La suspensión de la inscripción en el RUT a un contribuyente por parte de la DIAN, la cual durará hasta que se subsanen las causales que la originaron, le traerá las siguientes consecuencias:

1. No podrá tramitar solicitudes de devolución y/o compensación.
2. No se aceptarán los impuestos descontables, costos ni deducciones en las cuales figure como proveedor o prestador de servicios de solicitantes de devolución.
3. No podrá realizar operaciones de importación y exportación.
4. No podrá solicitar resolución de autorización y/o habilitación de facturación.

Esa suspensión le será comunicada al inscrito por cualquiera de los medios con que cuenta la entidad y se producirá si la DIAN detecta cualquiera de las siguientes situaciones:

1. Cuando los responsables del Régimen Común del IVA o los agentes de retención, estando obligados a presentar declaración, no cumplan con esta obligación formal durante el último año o los contribuyentes del impuesto sobre la renta obligados a presentar la declaración no cumplan con esta obligación durante los últimos dos (2) años.Al respecto, debe tenerse presente que los Artículos 20 y 22 de la Ley 1430 de diciembre de 2010 modificaron los Artículos 601 y 606 del Estatuto Tributario y desde esa fecha ya no se deben seguir presentando en ceros las declaraciones de IVA ni de retenciones en la fuente en los bimestres o meses en que no haya operaciones para declarar. Eso significa que si alguien va a pasar todo un año sin tener que presentar esas declaraciones porque en realidad ya no estará haciendo operaciones gravadas con IVA, en ese caso lo mejor será que actualice su RUT y remueva esa responsabilidad “11-Régimen común” en su RUT para que así la DIAN no le suspenda su RUT. Sin embargo, frente a las responsabilidades “07”, “08” y “09”, que son las que indican que son agentes de retención, el problema es que la DIAN no le deja remover esas responsabilidades a las personas jurídicas mientras estén activas y puede suceder que pasen un año sin que efectúen operaciones sujetas a retención. Por tanto, antes de que la DIAN les suspenda su RUT, consideramos que tendrá que indagar por qué no han presentando esas declaraciones de retención en la fuente.
2. Cuando las comunicaciones, citaciones o notificaciones de actos administrativos enviados a la dirección informada en el RUT, hubieren sido objeto de devolución, por causales de: dirección inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito.
3. Cuando en las visitas realizadas por los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se constate que la dirección registrada en el Registro Único Tributario es inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito.
4. Cuando mediante visitas o requerimientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se constate que el contribuyente no cuenta con la capacidad locativa o la infraestructura necesaria para el desarrollo de la actividad en que se encuentra inscrito. Esto sí será algo que generará muchas controversias pues en la práctica se sabe que muchos contribuyentes dan a entender que tienen negocios dentro de sus pequeñas casas de habitación.
5. Cuando la personería jurídica ha sido cancelada por autoridad competente.
6. Cuando las personas naturales o sucesiones ilíquidas, sean declaradas proveedores o exportadores ficticios (ver Artículo 671 del Estatuto Tributario).
7. También procederá cuando el exportador o su representante legal hayan sido sancionados judicialmente por exportaciones ficticias o de contrabando.
8. Cuando las personas jurídicas y asimiladas sean declarados proveedores o exportadores ficticios.
9. Por orden de autoridad competente.

Cancelación del RUT

El Decreto 2645 de 2011 también modificó el Artículo 11 del Decreto 2788 de 2004 indicando que también habrá lugar a la cancelación del RUT cuando se produzca la finalización del contrato por el cual un consorcio o unión temporal tuvo que inscribirse en el RUT o se produzca la finalización de cualquier otro contrato de colaboración empresarial.

Además, indica que esa cancelación se producirá de oficio cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción en el Registro Único Tributario.

Por último, es importante mencionar que el Decreto 2645 de 2011 también modificó el Artículo 14 del Decreto 2788 indicando que la prueba de inscripción en el RUT, cuando alguien la solicite, se seguirá satisfaciendo con la entrega de una copia de la primera página del RUT pero en esa primera página, cuando la inscripción se encuentre suspendida o cancelada, así se dará a conocer.  Si no está ni suspendida ni cancelada, entonces siempre aparecerá la leyenda “Certificado”.

Material relacionado:

• El fraude en la DIAN con las devoluciones de IVA se reducirá con lo aprobado en la Ley 1430 de 2010
• Tabla resumen con los códigos de responsabilidades que le pueden figurar a un contribuyente en su RUT
• Cartillas instructivas de la DIAN sobre el RUT