Información exógena año gravable 2015: pautas generales

Al preparar la información exógena del año gravable 2015, es importante tener en cuenta algunas pautas para hacerlo de manera correcta. Dentro de dichas pautas se contempla que la información no requiere la firma del contador público o del revisor fiscal; únicamente es necesaria la del representante legal de la persona jurídica, o de la persona natural que informa.

Independientemente de cuántos y cuáles sean los formatos que le corresponde entregar a cada reportante para cumplir con las exigencias de la Resolución 220 del 2014, es importante considerar ciertas pautas generales que se deben tomar en cuenta a la hora de elaborar los 38 formatos mencionados en dicha resolución; a continuación se relacionan algunas de tales pautas:

1. Ningún reporte requiere ser avalado por el contador público o el revisor fiscal, pues los reportes solo deben ser firmados por el representante legar de las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o por la persona natural obligada a informar.
2. Para quienes deban utilizar los seudo-NIT mencionados, por ejemplo, en los artículos 18.1 a 18.13 de la Resolución 220 del 2014, y con los cuales se identificaría a los terceros ubicados en el exterior, lo correcto es que cuando se asigne un seudo-NIT a algún beneficiario, este se deberá identificar con ese mismo seudo-NIT en los distintos reportes.
3. Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes se deben informar en pesos, sin decimales, comas o fórmulas.
4. Para hacer la entrega virtual de los reportes, la norma dice que si la DIAN lo autoriza entonces el representante legal de la entidad reporta, o la persona natural obligada a hacer el reporte podría usar una forma digital de las que son expedidas por entidades distintas a la DIAN.
5. Al momento de hacer el reporte de la información exógena, no se aceptan excusas de daños en los equipos o de pérdida de la firma digital; en este último caso se debe pedir el cambio con mínimo 3 días hábiles de antelación a la fecha del vencimiento. En el caso de que se presenten problemas técnicos con el portal de la DIAN, el artículo 42 de la Resolución 220 del 2014 indica que se deben acercar a las sedes de la entidad con los archivos en una USB, junto con el archivo de la firma digital; si allí tampoco se pueden cargar los archivos, la DIAN informará sobre la situación y el reportante tendrá 8 días hábiles más para hacer la entrega de los reportes.
6. Si durante el 2015 se produjeron fusiones de sociedades, la obligación de reportar recae sobre la sociedad absorbente, o la nueva que surja de la fusión. 
7. En relación a las direcciones con las cuales se reportan a los terceros, es importante tener en cuenta que se debe reportar la dirección que tenía dicho tercero en la fecha en la cual se hicieron las operaciones con el mismo. 
8. Cuando se reporten NIT, el dígito de verificación es opcional reportarlo. 
9. Los ingresos brutos de 100 millones o de 500 millones que se deben examinar en el 2013, involucran tanto las rentas ordinarias como las ganancias ocasionales.

Nota: en el momento en que fue grabada esta conferencia, no se conocía aún el proyecto de resolución con el cual se pretenden modificar, entre otras cosas, los vencimientos para presentar la información exógena del año gravable 2015.